У већини радних окружења, ваши процеси тока посла су обично већ успостављени и можете их пратити. Међутим, као слободњак, ово је нешто што ћете морати сами да развијете и примените. Ово у почетку може бити застрашујуће — али након неког експериментисања, флексибилност да изаберете сопствену документацију о току посла може бити оснажена.
Зашто се трудити да документујете свој процес рада?
Чекајте—ако вас нико не тера да документујете свој ток посла, зашто се мучити? Није ли то оно што значи „бити сам свој шеф“?
Истина је: као слободњак, можете одлучити да ништа не документујете ако не желите. Али документовање ваш процес тока посла може вам помоћи да буџетирате време, одржите боље односе са клијентима и наплатите рачун за свој рад.
Можда ћете неко време покушати да радите без документовања. Али како се ваша каријера слободњака наставља, вероватно ћете све више документовати. Ово може бити дуг и болан процес. Одвојите мало времена за постављање ваше документације је дефинитивно лакши и мекши начин.
Замишљање вашег процеса рада
Документовање вашег процеса тока посла може изгледати прилично апстрактно и неуредно ако нисте навикли на то. Даље, може изгледати прилично другачије у зависности од врсте посла који обављате. Можда бисте размотрили да пратите овај чланак користећи пројекат који сте већ завршили. То вам може помоћи да разумете како се пројекат квари.
1. Раздвојите свој задатак
Први корак је разбијање вашег задатка на делове. Као писац или уредник, ово може бити нацрт књиге или чланка. Ако сте уметник, то могу бити различите равни или компоненте завршног дела. Шта год да радите, задатак би обично требало да се разбије на мерљиве кораке који иду заједно да би се креирао коначни пројекат.
Растављање вашег задатка на делове важно је из више разлога. Прво, то ће формирати основне покретне делове ваше документације тока посла. Даље, може вам помоћи психолошки. Чак и ако нисте велики у документовању, разбијање задатка на делове може помоћи да се велики пројекат осећа лакше за управљање.
2. Направите контролну листу и визуелни дијаграм тока
Када рашчланите свој задатак, претворите сваки од делова у ставку на контролној листи. Као и разбијање вашег задатка на првом месту, креирање контролне листе има две сврхе: помаже вам да пратите сопствени напредак и помаже вам да комуницирате свој напредак са клијентима. Можда ће вам такође бити од помоћи да своју контролну листу претворите у визуелни дијаграм тока.
Ово је посебно згодно ако ваш пројекат има више корака. На пример, ако уређујете књигу, свако поглавље ће можда морати да буде скицирано, састављено, цитирано и уређено. Детаљно описати нешто попут овога на папирној контролној листи било би неуредно, посебно ако радите са више задатака одједном, или задаци могу да се крећу напред-назад кроз кораке.
Решење које користите за ову врсту подешавања може зависити од тога колико сте аутономни. Ако радите мање-више у вакууму (као што раде неки слободњаци), ваш визуелни дијаграм тока могу бити лепљиве белешке на белој табли. Ако блиско сарађујете са својим клијентом или са другим извођачима, могли бисте користите платформу за радни ток за дељење као што је Трелло.
3. Дефинишите циљеве и циљеве
Овај корак може изгледати мало непотребан. Зашто су вам потребни циљеви и циљеви ако већ имате контролну листу?
Чак и са контролном листом, не можете да урадите цео пројекат одједном. Још увек морате да одлучите колико свог пројекта желите да завршите за дан или недељу, или само између пријављивања са својим клијентима.
Да се вратимо на пример књиге, да ли желите да опишете сва поглавља пре него што се било које од поглавља изради? Да ли желите да почнете да правите једно поглавље када претходно поглавље тек треба да буде уређено? Ово су питања на која само ви можете одговорити. Међутим, ако унапред одговорите на њих, може вам помоћи да останете организовани.
Још једном, постојање јасних циљева и задатака може вас одржати на врху вашег пројекта, али вам такође може помоћи комуницирајте са својим клијентом о томе како се пројекат одвија - и како очекујете да ће доћи уз.
4. Буџет и време праћења
Када сте одредили своје циљеве и циљеве, време је да почнете да планирате своје време.
Колико времена имате да завршите цео пројекат? Колико времена имате да посветите овом пројекту у том временском оквиру? Колико ће тог времена бити потребно издвојити за сваки циљ? Имате ли сво време овог света, или вам је потребно дати приоритет и можда проћи без неких додатака да испоштујемо рокове?
Ако будете плаћени по сату, природно ћете пратити своје време. Само запамтите да забележите колико је тог времена утрошено на сваки корак пројекта. На тај начин ћете имати бољу представу о томе колико времена ће вам требати, како за напредовање на овом пројекту, тако и за планирање времена за будуће пројекте.
Ако сте плаћени по пројекту или испоруци, као што то раде неки слободњаци, може бити примамљиво да уопште не пратите време. Међутим, опет, разумевање како користите своје време може вам помоћи да постанете бољи и ефикаснији слободњак. Дакле, размислите о праћењу и буџетирању свог времена - чак и када вас нико не тера.
Прегледајте, надгледајте и оптимизујте
Током појединачних пројеката и након сваког пројекта, одвојите време да размислите о документацији процеса тока посла. Да ли је било ствари које су вам се даље квариле док сте напредовали? Да ли су вам неки задаци одузели више или мање времена него што сте очекивали? Да ли су ваши циљеви били превелики да би били реални или премали да би били од помоћи?
Обављање ове врсте посла током пројекта може вам помоћи да радите што ефикасније током остатка пројекта. Обављање ове врсте посла између пројеката може вам помоћи да дате прецизније понуде будућим клијентима, заједно са буџетирањем свог времена на управљив и ефикасан начин.
Ви сте вредни посла
Већина клијената не захтева експлицитно документацију о току посла. Може бити лако добити „визију тунела слободњака“, што је принуда да се не ради ништа више од онога што клијент изричито захтева. Али обављање додатног посла на фином подешавању вашег распореда може вам помоћи да постанете ефикаснији слободњак. И то је добро за све.