Како да правите белешке током Зоом састанака као професионалац

Било да је у питању тимски састанак или позив клијента, Зоом састанци су постали суштински део живота сваког удаљеног радника. Међутим, већина људи заборавља дискусију након завршетка састанка. Ако се не сећате најважнијих тренутака састанка, то вас може учинити неефикасним, што може довести до непродуктивности. Дакле, како да останете у току са свим својим састанцима на мрежи?

Унесите белешке са састанка. Иако ово није нов концепт, многи људи немају одговарајући систем вођења белешки који би им помогао да буду у току са својим позивима. Али како да правите белешке током Зоом састанака? Хајде да сазнамо.

Белешке са састанка вс. Записници: у чему је разлика?

Већину времена људи користе белешке са састанака и записнике са састанка наизменично. Међутим, то нису исте ствари, а разумевање њихових разлика може помоћи да повећате вашу ефикасност.

Белешке и записник су радње које бележе битне тачке о којима се разговарало на састанку, али су усмерене на различите ствари. Белешке са састанка су стенографске информације о идејама, плановима, циљевима, акцијама, роковима поменутим на састанку. Можете мењати садржај у зависности од ваше сврхе и намере.

Са друге стране, записници са састанка су формални детаљи који могу послужити као правна документација састанка, коју ревизори и судови могу да виде. У суштини, записници обухватају информације као што су присутни и одсутни са састанка, теме о којима се разговара, време почетка и завршетка састанка, донете одлуке и још много тога. Записници прате одређену структуру, за разлику од белешки које се могу мењати.

Повезан:Најбољи предлошци записника са састанка за професионалце

Како правити белешке на Зоом састанку

Поред личне употребе, белешке са састанка могу послужити и као ресурс за ваше колеге, посебно ако сте вољни да поделите своје. Пошто имају све важне информације о којима се разговара на састанку, то може помоћи у повећању продуктивности вашег тима.

Међутим, ваше белешке са састанка треба да имају структуру. У супротном, нико их неће разумети. Ево како можете да правите белешке са састанка као професионалац:

1. Упознајте се са основама вођења белешки

Када правите белешке, постоји неколико тема које треба да покријете. Испод су ствари које треба да укључите:

ПРЕД САСТАНАК: Пре него што састанак почне, запишите детаље који су вам већ доступни како не бисте губили време. Ево их:

• Датум и време: Ово ће вам помоћи да добро организујете и сортирате своје белешке.
• Учесници и врста састанка: Да ли је то позив клијента или састанак тима? Ко је присуствовао?
• Дневни ред: Резиме о чему се ради на састанку.
• идеје: Да ли имате нешто што бисте желели да поделите током састанка? Запишите их, да их не заборавите.

ТОКОМ САСТАНКА: Када састанак почне, можете да фокусирате своје белешке на важне ствари поменуте током састанка, као што су:

• Ставке акције: Ако постоје планови о којима се разговара током састанка, запишите их. Наведите наведене детаље, као што су укључени људи, задатак и одговорности, временски оквир и рок.
• Чињенице: Све важне чињенице изнете током састанка.
• Питање и одговор: Забележите питања постављена на састанку и њихове одговоре, тако да их можете упутити ако је потребно.

Повезан: Савети за боље вођење белешки уз Мицрософт ОнеНоте

2. Не снимајте све што чујете

Прављење белешки се не односи на снимање свега што је поменуто током Зоом састанак. Записивање целог састанка је приступ старе школе; професионалци то више не раде. Ако испробате стари метод, вероватно нећете успети. То је зато што је цео процес дуготрајан и поништава главну сврху вођења белешки. Такође ће збунити вас или било кога ко ће га прочитати, јер ће садржати сувишне информације које су непотребне.

Уместо тога, бележите само кључне речи и ставке радњи. У суштини, ви зграбите кључне речи и креирате резиме тачке и свега што треба да се уради са тим. Можете погледати основе вођења белешки да би белешке биле сажете и лаке за разумевање.

3. Направите шаблон

Да бисте убрзали цео процес писања белешки, потребно је да направите шаблон. Ово вам штеди време на размишљање о томе који детаљ где иде. У исто време, не морате да трошите више времена на уређивање након састанка пошто је већ форматиран.

Можете креирати шаблон који одговара вашим потребама или такође можете пратити различите стратегије вођења белешки. На пример, можете испробати метод квадраната и своје белешке поделити на четири одељка: питања, обавезе, додељене и белешке. Ако сте визуелна особа, мапа ума може бити идеалан шаблон.

Осим стратегија, можете користити и апликације за прављење белешки да би вам било лакше све организовати. Неке апликације већ имају шаблон спреман за употребу, тако да не морате размишљати о креирању или проналажењу.

Повезан: Чисте и једноставне апликације за прављење белешки које раде ван мреже

4. Дефинишите свој циљ

Ако желите да будете успешни у писању Зоом белешки са састанка, најважнија ствар коју треба да узмете у обзир је ваш циљ. Запитајте се: Зашто пишете белешке? Да ли желите да ово искористите да бисте били ефикасни и унапредили своју каријеру? Да ли пишете белешке као део свог посла? Да ли желите да их поделите? Да ли то радите да бисте били организованији? Шта желите да добијете од тога?

Дефинисање вашег циља вођења белешки омогућава вам да будете мотивисани да то урадите боље. Ако знате шта желите да постигнете, писање белешки са састанка постаје шетња парком, јер ћете јасније разумети шта је ваш жељени исход. Запамтите, белешке са састанка треба да вам помогну да постанете бољи у каријери. Ово није само нешто што радите; може вам значајно помоћи да напредујете и постанете много ефикаснији на послу.

Да ли је практично увек правити белешке током Зоом састанака?

Не морате увек да правите белешке током састанака. Међутим, морате научити да процените важност сваког позива који обавите. На пример, ако је то само позив за поравнање и нема поменутих важних детаља, можете прескочити белешке и фокусирати се на сам позив.

Ипак, вођење белешки је суштинска вештина коју треба да научите да бисте унапредили своју каријеру. Осим што помаже ефикасности, може довести до бољег задржавања, што може побољшати вашу дугорочну меморију. Такође гради одговорност и побољшава учинак ваших саиграча, омогућавајући им да постану свеснији шта треба да раде. На крају, даје правац, тако да знате где да усмерите пажњу.

Дигитал вс. Напомене на папиру: које бисте требали користити?

Ваше навике вођења белешки могу бити срце ваше продуктивности. Да ли волите да идете у стару школу са папирним белешкама или више волите дигиталне апликације за бележење?

Реад Нект

О аутору