Реклама
Иако постоји много ствари које ми се не свиђају у вези са Мицрософт Ворд-ом, постоји још много тога што волим у вези с тим. Посебно ми се свиђа колико су флексибилни алати за цртање, укључене предлошке за ствари попут писма и животописи, а највише од свега волим способност аутоматизације многих задатака које обављате често. Један од тих задатака је слање извештаја или е-маилова.
Већина нас је суочена са послом где морате послати извештај целом тиму људи. Оно што понекад погоршава ситуацију јесте што морате да пошаљете индивидуално прилагођене е-поруке свакој особи са одређеним информацијама које се односе на њих. Можда је 80 до 90% вербиагеа исто, али да је 10 или 20% специфично за особу јединствено - тако нађете да проводите сате пишући е-пошту после е-поште.
Слање аутоматизоване е-поште
У прошлости, Писао сам о томе Како навести Гоогле Аналитицс да ради за вас са извештајима путем е-поште Опширније могли бисте да аутоматизујете Гоогле аналитику да шаље заказане извештаје које касније можете да проследите шефу или клијенту. Али облик аутоматизације који ћу вам данас показати је мало другачији. Уместо да произведе податке за вас, Ворд ће аутоматски попунити детаље о особи на којој се ради своју листу контаката, истовремено вам омогућава да брзо попуните податке или информације које желите да им пошаљете особа. То чини да се е-пошта осећа лично и директно, али истовремено не трошите сате пишући десетине или стотине личних, директних е-порука.
За почетак, у програму Ворд (у мојим примерима то је Ворд 2007) кликните на „Е-пошта“, А затим кликните„Покрените Спајање поште.”
Чаробњак није потребан, али је лепо јер вам помаже да запамтите све што треба да урадите. Прво изаберите предложак који желите да користите за свој генерички извештај.
Ворд има пуно добрих стилова и изгледа. Једном када одаберете свој предложак, само кликните ОК. Сада је целокупан извештај написан за вас, све што морате да урадите је да попуните текст. Када је у питању датум, обавезно одаберите "данас" тако да документ увек користи данашњи датум сваки пут када га касније поново креирате.
Када одаберете листу прималаца за примање ових порука е-поште, можете користити свој тренутни Оутлоок контаката, тренутне листе контаката које сте извезли однекуд или створите нову листу контакти.
У свом примеру изабрао сам примаоце из мојих тренутних Оутлоок контаката.
Сад кад сте одабрали примаоце, рећи ћете документу које ћете податке извући из података о контактима и аутоматски ћете уградити у извештај. То радите кликом на „Уметните поље спајања“Дугме.
На пример, креирам извештај о одређеној веб локацији за клијента, па сам то веб локацију дефинисао у њиховим контактним подацима, и овде кажем Ворд-у да користи тај УРЛ у извештају.
Ако користите Оутлоок, не заборавите да Оутлоок контакти нуде корисничка поља у која можете убацити све податке које желите тој особи.
Ово је корисно када се информације које желите уградити за ту особу не налазе у пољима листе контаката.
Најбоља ствар у вези са Мицрософт Ворд Маилинг-ом је да у основи креирате поља за „попуњавање“ за делове извештаја који су јединствени за сваку особу.
Дакле, док пишете генеричку поруку и стижете до места где морате да напишете нешто што би имало одређене податке релевантне за ту особу, само кликните на „Правила"И изаберите"Попунити“. Ово вам омогућава да дефинишете брзо питање и подразумевани одговор. Оно што ће се догодити је када уложите аутоматски документ, од вас ће се затражити да попуните свако поједино поље за попуњавање за сваког примаоца.
Када завршите са креирањем аутоматизоване поште, ваш документ ће се састојати од неких поља која се аутоматски попуните на основу података о контактима примаоца, а друга поља попуњавате на основу онога што сте навели информације.
За сваки документ можете брзо да пошаљете извештај е-поште из Ворда кликом на дугме Оутлоок у горњем десном делу екрана и одаберете „Шаљи имејл”(Или пошаљите као ПДФ прилог) и готови сте!
Помоћу ове технике смањит ћете посао за дописивање најмање 50% или више. Испред ће вам требати неко време да савршено поставите документ, али сваке недеље или месеца када морате да издате извештај, бићете веома срећни што уложите труд.
Помозите Мицрософт Ворд Маилингс и јавите нам како је то прошло. Да ли вам је уштедило време? Поделите своја искуства са њим у одељку за коментаре испод!
Кредитна слика: цлик на скц.ху
Риан је дипломирао електротехнику. Радио је 13 година у инжењерству аутоматизације, 5 година у ИТ-у, а сада је Аппс инжењер. Бивши главни уредник МакеУсеОф-а, говорио је на националним конференцијама о визуализацији података и био је приказан на националној телевизији и радију.
