10 грешака које чине вашу е-пошту ван канцеларије непрофесионалном

Наћи ћете да радите против времена пре него што одете на одсуство. Као и већина запослених, морате делегирати задатке, завршити испоруке на чекању и организовати састанке. Све ове обавезе могле би да потрају читаву недељу.

Узимајући у обзир ваш ужурбани распоред, можда ћете превидети наизглед мање, али критичне задатке као што је постављање е-поште ван канцеларије (ООО). Да, журите, али немојте копирати и налепити шаблоне. Одржавајте професионалан и угледан имиџ чак и на паузи избегавањем ових 10 грешака у е-поруци ван канцеларије.

1. Скраћеница од Оут-оф-Оффице као ООО

Умерено користите скраћеницу ООО. Иако већина људи зна шта то значи, куцање „ван канцеларије“ изгледа професионалније. Одржава формални тон. Конзервативни појединци можда чак сматрају да је прекомерна употреба скраћеница неприкладна у пословној комуникацији.

Исто правило важи и за друге акрониме. Увек наведите њихово прво помињање — користите жаргон само након што их експлицитно дефинишете. Олакшајте разумевање ваших е-порука што је више могуће.

Можете користити ООО у свом наслов е-поште ако је цела фраза предугачка. У идеалном случају, останите испод 60 знакова.

2. Прекомерно коришћење шала и каламбура

Многи запослени се шале у својим имејловима ван канцеларије. Честе су духовите примедбе о неодговарању јер пијуцкају маргарите или пливају са делфинима. Можда сте чак и добили неке раније.

Док хумор подиже морал и подстиче другарство, морате га пажљиво испоручити. Постоји време и место за шале на радном месту. А масовно слање каламбура кроз поруке ван канцеларије може изазвати неспоразуме, посебно међу онима које једва познајете.

Уздржите се од употребе шала у имејловима ван канцеларије. Можете их послати блиским колегама, али избегавајте увредљиве досјетке о свом послодавцу и колегама. Користите вицеве ​​о безбедности на послу или их уопште не користите.

3. Не означава када ћете се вратити у канцеларију

Иако неуобичајено, неки људи забораве да наведу датум повратка у имејловима који нису у канцеларији. Они или користе генеричке шаблоне или се фокусирају на непотребне информације. То је непрофесионална и скупа грешка. Ваше колеге би чак могле помислити да сте непоуздани јер превиђате тако важне детаље.

Да бисте били јаснији, разврстајте своју доступност. Наведите датуме одласка и повратка, а затим одредите периоде у којима ћете бити на мрежи да бисте одговорили на пословне поруке. Детаљни распореди минимизирају ризик од нежељених или погрешно усмерених е-порука.

4. Пропуст да се наведе шта представља хитну ситуацију

Експлицитно дефинишите шта представља хитан случај ако приложите алтернативне бројеве за контакт у е-поруку ван канцеларије. Рекавши: „Пошаљите текст у хитним случајевима!“ је нејасан. Неки примаоци могу прекорачити границе и бомбардовати вас захтевима у вези са послом, прекидајући вашу паузу.

Ради јасноће, наведите примере инцидената који ће се вероватно десити. Наведите одговарајуће канале за нехитне проблеме и протоколе када вам директно шаљете поруке. И не оклевајте да игноришете колеге који игноришу ова упутства.

5. Реците свима о свом броју за хитне случајеве

Престаните да прилажете своје контакт бројеве свим имејловима ван канцеларије. Неки људи ће и даље прекорачити границе чак и ако поставите јасне протоколе и упутства. Нажалост, не поштују сви паузе својих колега.

Уместо да се свађате са овим особама, ограничите своју интеракцију са њима у потпуности. Не дајте им своје контакт податке. Поверите свој број неколицини одабраних појединаца са којима се слажете у канцеларији и ван ње.

Доделите привремену особу за контакт уместо да масовно шаљете своје личне контакт информације. Замолите их да обрађују ваше поруке током вашег одсуства. Требало би да организују задатке на чекању тако да можете брзо да почнете да радите по повратку у канцеларију.

У оваквим случајевима, ангажовање персоналног асистента је згодно. Ако не можете да је добијете, питајте своје колеге да ли би могли привремено да одговоре на ваше пословне поруке. Само се уверите да пратите правилан процес. Пребацивање свог посла на насумичне подређене је увредљиво и неправедно.

7. Делите превише детаља о томе зашто сте на одсуству

Транспарентност на радном месту је вредна дивљења, али прекомерно дељење у имејловима ван канцеларије чини да изгледате непрофесионално. Чувајте свој лични живот приватним. Највећи део ваше поруке треба да садржи датум повратка и привремену тачку контакта, а не разлог за одсуство.

Штавише, не дугујете својим вршњацима објашњење. Чувајте разлог због којег идете на паузу у тајности осим ако то не утиче на пословање. Рецимо да је ваш партнер на операцији. Само реците да имате неке личне ствари које треба да решите уместо да свима говорите о хитној медицинској помоћи.

8. Кажете да ћете повремено проверавати пријемно сандуче

Избегавајте да кажете да ћете проверити своје поруке. Нуђење сталне доступности из обзира поништава сврху слања е-порука ван канцеларије. Примаоци можда неће ни поштовати ваше одсуство. Они ће мислити да је у реду да вас зову и шаљу поруке као и редовно.

Држите се наведеног датума повратка. Наравно, можете да проверите пријемно сандуче, одговорите на критичне поруке и управљате задацима, али никада не гарантујете своју доступност. Ваши сарадници немају контролу над вашим личним пословима.

9. Рециклирање истих генеричких шаблона за одсутност

Заузети радници имају тенденцију да рециклирају своје имејлове ван канцеларије. Они ће само копирати и уређивати своје старе поруке, штедећи их од писања од нуле. Иако згодно, делује као лењ. Неки примаоци можда чак осећају да сте им послали поруку као накнадну мисао.

Уместо тога, покажите професионализам састављањем нових ООО мејлова кад год идете на одсуство. Писање није дуготрајно колико бисте се плашили. Можете чак добити инспирацију из онлајн шаблона или ЦхатГПТ када пишете тешке е-поруке— само их не копирај-пејстај.

10. Само слање е-порука о одсутности преко једне комуникационе платформе

Подесите поруке ван канцеларије на свим вашим радним платформама. Са модерним компанијама које максимизирају дигиталне алате, данас је уобичајено да канцеларијски радници жонглирају са више канала комуникације. Користе различите апликације за е-пошту, тренутне поруке и видео позиве. Покријте све ове платформе да ефикасно комуницирате о свом одсуству; у супротном, неки можда неће добити вашу белешку.

Такође, мењајте своје поруке ван канцеларије. Е-поруке захтевају формално изражавање, али можете да следите лежеран приступ у апликацијама за размену тренутних порука. Рецимо да ваша канцеларија користи Слацк. Уместо да лепите исту е-пошту за одсуствовање, саставите кратку, опуштену поруку и ажурирајте статус профила на „Одсутан“.

Управљање вишеструким радним апликацијама је неефикасно. Већина радници губе сате пребацујући се између платформи— поједноставите свој систем управљања задацима.

Никада не шаљите још једну непрофесионалну е-пошту о одсуству из канцеларије

Тежите персонализованој е-поруци ван канцеларије. Требало би да одговори на питања која би ваши претпостављени, партнери и колеге могли поставити. На тај начин ваше одсуство неће утицати на пословање.

И покушајте да користите нове завршне редове како бисте своје имејлове ван канцеларије учинили још професионалнијим. Рекавши: „Радујем се што ћу чути од вас!“ звучи удаљено. Ваши примаоци е-поште ће ценити персонализовани излаз који је прикладан за посао.