6 грешака у управљању временом које треба да избегавате

Ако се ваши задаци гомилају док се рок приближава, а ви се осећате преоптерећено, можда нећете ефикасно управљати својим временом.

Већина нас прави ужасне грешке у управљању временом које не само да нас коштају наших драгоцених сати већ и резултирају повећаном анксиозношћу, стресом и поремећеном равнотежом између посла и приватног живота.

Погледајмо неке од најчешћих грешака у управљању временом и како их избећи да бисмо повећали нашу продуктивност:

1. Не постављајући циљеве

Бесциљни рад без циља на уму може довести до недостатка мотивације и продуктивности. Лако се препуштате ометањима и не управљате добро својим временом.

Како то избећи?

Постављање циљева и посвећеност њима даје вам правац и мотивише вас да довршите своје задатке. Постајете фокусиранији и боље управљате својим временом и ресурсима да бисте постигли своје циљеве.

Али запамтите, нису сви циљеви једнаки. ПАМЕТНИ (специфични, мерљиви, достижни, релевантни и временски ограничени) циљеви имају бољи учинак од неспецифичних циљева. Неколико студија подржава ту тврдњу. Један такав

студија спроведена у банкарском сектору метрополе Цапе Цоаст открили да је постављање специфичних и изазовних (а ипак достижних) циљева помогло у повећању учинка запослених.

Дакле, уместо да имате за циљ „да завршим свој први роман“, користите његову ПАМЕТНУ варијанту, односно „да завршите барем једно поглавље мог првог романа сваког месеца“. Ово последње је конкретније, изазива вас и поставља временско ограничење за ваш циљ.

2. Не одређивање приоритета

Ако немате листу обавеза која би вам помогла да будете у току са задацима, затечећете се како насумично скачете на њих. На крају дана, и даље ћете имати много необављених задатака и фрустрација. Није да нема довољно времена, већ чињеница да не управљате својим временом добро.

Како то избећи?

Поседовање листе обавеза вам помаже да одредите приоритет својих задатака и добро управљате својим временом додељивањем времена на основу важности и хитности ваших задатака. Ево како да то урадите:

1. Пронађите апликацију да наведете и одредите приоритет својих задатака који одговара вашим потребама.
2. Запишите све задатке које треба да урадите у току дана или недеље на својој листи обавеза.
3. Рангирајте их на основу њихове важности и хитности користећи систем рангирања.
4. Најважније и хитне задатке рангирајте на врх, док најмање важни и хитни остају на дну.
5. Почните са најважнијим и хитним задацима и померите се надоле на листи.

3. Не прати време

Ако започнете пројекат без процене колико ће вам времена требати, могуће је да вам одузмете више времена него што је потребно. Или можете постати превише самоуверени и узети више него што можете, а да немате довољно времена да то завршите. Са мање времена на располагању, не само да нећете моћи да испоштујете рокове, већ ће и произведени посао вероватно бити лошији.

Како то избећи?

Увек процените колико времена би одређени пројекат требало да траје и настојте да завршите пројекат у том временском оквиру (постарајте се да себи дате додатно време за кратке паузе). Требао би користите апликацију за праћење времена да бисте пратили колико времена проводите на пројекту или задатак.

Када сазнате колико времена (у просеку) траје одређени задатак, можете ефикасније да планирате своје задатке. Урадите ово довољно пута и добићете детаљну евиденцију времена проведеног на различитим задацима одређеног дана/недеље/месеца.

Када то добијете, можете да сазнате који задаци који се понављају одузимају највише времена и смислите решења како бисте их ефикасније обављали или их аутоматизовали да бисте уштедели више времена. Интернет врви од бесплатне апликације за праћење времена можете користити за праћење ваших пројеката ради бољег управљања временом.

4. Одуговлачење

Одлагање је огромна препрека за рад, посебно када морате да завршите тежак или досадан задатак. Додајте томе мешавину убедљивих ометања, на пример, ваш паметни телефон, и добићете савршен рецепт за одлагање.

Опустићете се, препустити се ометањима и губити време док се не приближи рок. Одлагачима увек недостаје времена, иза својих рокова и имају мало или нимало баланса између посла и приватног живота.

Како то избећи?

Одличан начин да се избегне одуговлачење је да се велики пројекат разбије на мање задатке којима се лакше управља. На пример, ако треба да напишете чланак од 2000 речи, уместо да се плашите писања целог чланка, поделите га на подзадатке: нацрт, увод, поднаслов 1, поднаслов 2, поднаслов 3 и закључак.

Сада себи одредите временске термине за сваки од ових мањих задатака и посветите им се. Осећаћете се више мотивисаним да завршите ове мање задатке и мање је вероватно да ћете одлагати. Још један сјајан метод за превазилажење одлагања је употреба Помодоро технике. Техника Помодоро прати сличан концепт.

Ево како можете користите Помодоро технику:

1. Поделите пројекат на мање задатке
2. Узмите тајмер и подесите га на 25 минута
3. Дајте себи 25 минута и радите на једном подзадатку
4. Направите паузу од 5 минута, када тајмер зазвони (после 25 минута)
5. Завршите четири циклуса од 25 минута, а затим направите паузу од пола сата

5. Заказивање неефикасно

Да ли сте приметили да неки дани нису продуктивни као други? То је зато што наши нивои енергије варирају током недеље. И не само то, различити људи имају различите нивое енергије током дана.

Ако током заказивања не узимате у обзир своје највеће продуктивне сате, постоји шанса да ћете се наћи са најважнијим задацима на чекању, са мало времена и енергије.

Како то избећи?

Да ли сте ноћна сова или рана птица? Процените како радите и сазнајте своје највеће продуктивне сате. Када сазнате у које сате сте најпродуктивнији, планирајте своје пројекте у складу са тим.

Додијелите своје најпродуктивније сате најважнијим (и интензивним) задацима док задржите мање важне (или мање интензивне) задатке, на пример, одговарање на имејлове или постављање састанака, за преостале радно време. Постоји неколико календарских апликација које вам могу помоћи да ефикасно планирате; пронађите онај који најбоље одговара вашим потребама.

6. Препуштање дистракцијама

А Статиста анкета из јуна 2020 открили су да 53,7 одсто људи који раде од куће мисли да је њихов паметни телефон највећи узрок ометања. Колико често сте се затекли да радите и одједном вам телефон почне да зуји? Постајете ометени и сада сте приморани да проверите свој телефон.

Било да се ради о е-пошти од клијента, поруци вашег колеге или насумичном обавештењу са Фејсбука, Твитера или Инстаграма; ометања вас могу коштати добар део вашег радног времена.

Како то избећи?

Све се своди на ефикасно заказивање. Одредите временске термине за посао, проверу е-поште, слободно време итд. Када дође време за посао, оставите телефон на страну (у режиму рада у авиону), најбоље у другој просторији, и крените на посао.

Пошто је највећи извор ометања сада ван пута, постаје много вероватније и лакше да се фокусирате на свој посао. Пошто сав свој фокус и пажњу усмеравате на један задатак, мања је вероватноћа да ћете правити грешке и већа је вероватноћа да ћете задатак ефикасно обавити.

Шта ако вам стављање телефона у режим рада у авиону није успело? Шта ако вам ум одлута ка друштвеним медијима, а ви сте приморани да подигнете телефон да бисте проверили е-пошту или скроловали кроз Фацебоок феед директно на лаптопу? Ако сте то ви, покушајте користећи апликацију Фреедом да бисте се ослободили ометања, превазићи одуговлачење и постићи више.

Ослободите свој пуни потенцијал

Док се фокусирате на то како боље управљати својим временом, лако је изгубити појам зашто уопште управљате својим временом, односно да бисте обавили више посла.

Кретање кроз мноштво апликација за продуктивност сваког дана без обављања више посла је бесмислено. Сазнајте шта вам одговара и држите се тога, не губећи из вида ширу слику. Али да бисте сазнали шта вам одговара, важно је да разумете своје потребе за управљањем временом.