Док управљате пројектом, важно је да се уверите да је ваш тим на истој страни и да ради ефикасно. Међутим, то је лакше рећи него учинити. Подстицање продуктивности у тиму може бити помало застрашујуће. На срећу, апликације попут Мицрософтових листа могу учинити овај задатак лакшим за управљање.
Мицрософт листе су део Мицрософт 365 екосистема. Иако на површини звучи као једноставна апликација за листу обавеза, омогућава вам да урадите много више од тога захваљујући својим флексибилним шаблонима. Погледаћемо шта је могуће са овом апликацијом и како можете да је користите да повећате своју продуктивност.
1. Планирање садржаја
Мицрософт листе вам омогућавају да брзо и лако управљате објављивањем садржаја на више платформи. Планер садржаја је један од многих шаблона доступних у апликацији. Можете заказати објаве за друштвене медије, блогове или веб локације, па чак и пратити учинак ових постова.
Слично је са креирање планера садржаја у Гоогле календару, али овде добијате готов шаблон који је лако подесити. Овај шаблон вам омогућава да се фокусирате на креирање висококвалитетног садржаја и поједноставите процес креирања/дистрибуције тако што ћете поделити календар са својим тимом. Листа вам такође омогућава да доделите пројекте различитим члановима тима и омогућава вам да са лакоћом пратите рокове.
2. Праћење напретка рада
Тхе Праћење напретка рада шаблон ће вам помоћи у организовању и управљању вашим радом и пројектима. Омогућава вам да видите све своје задатке и пројекте на једном месту, омогућавајући вам да одредите приоритете и останете у току са оним што треба да се уради.
Можете да доделите задатке члановима свог тима и проверите њихов напредак у реалном времену. Ово је такође корисно да процените колико дуго одређени задатак обично траје, тако да то можете узети у обзир за будуће планирање. Апликација такође олакшава категоризацију задатака, постављање приоритета и постављање датума почетка/рока.
Неке од ових карактеристика су сличне најбоље апликације за управљање задацима, а то је велика похвала за оно што је у суштини једноставна апликација налик на табеларни приказ на површини.
3. Проблеми са праћењем
Било да радите сами или са тимом, проблеми и проблеми ће се појавити на пројектима. Ово може укључивати софтверске грешке, техничке проблеме, ревизије дизајна итд. На срећу, можете користити Иссуе Трацкер шаблон у оквиру Мицрософт листа за управљање свим проблемима који се појаве током пројекта.
Шаблон укључује детаље о сваком проблему, као што су његов приоритет, статус и ко је одговоран за његово решавање. Можете да користите ове информације да бисте осигурали да се важна питања решавају брзо, помажући тимовима да остану организовани и да буду на врху свог посла. Чак вам говори када је проблем пријављен, тако да му се можете вратити за будућу употребу.
4. Праћење нових регрута
Ако ваш део посла подразумева запошљавање, интервјуисање и пријем нових регрута, добро сте свесни колико цела та мука може бити исцрпљујућа. Тхе Рецруитмент Трацкер шаблон у оквиру Мицрософт листа олакшава управљање процесом запошљавања нових регрута.
Можете пратити специфичности сваког кандидата, као што су назив посла, време интервјуа, регрут и још много тога. Овај шаблон вам чак омогућава да видите ЛинкедИн профил сваког кандидата и наставите директно из апликације. Такође олакшава праћење напретка сваког кандидата током целог процеса запошљавања
5. Унапређење радних процеса
Мицрософт листе такође помажу у изградњи ефикасног радног процеса за продуктивне радне токове. Ово олакшава управљање вашим послом. Овај алат вам помаже да идентификујете уска грла и неефикасности у вашем тренутном процесу и пронађете начине да их поправите.
Иако за ово није посебно подешен шаблон, комбинација предложака напретка рада, планера садржаја и итинерера догађаја је згодна. Лако можете да схватите који задаци трају дуже, тако да можете да смислите начине да поједноставите процес током фазе планирања.
Свака листа вам такође омогућава да видите којим члановима тима треба више времена да заврше одређени задатак, што вам омогућава да брзо решите проблеме са продуктивношћу/ефикасношћу са тимом.
6. Праћење трошкова
Управљање новчаним токовима је кључно за финансијски успех, а праћење ваших трошкова је важно за сваки посао. На срећу, постоји шаблон за ово који се зове Екпенсе Трацкер у Мицрософт листама. Омогућава вам да пратите и контролишете сваки трошак вашег предузећа.
Можете да унесете појединачне трошкове уносом износа, датума и категорије куповине или трошка. Категоризација прилично поједностављује овај шаблон, омогућавајући вам да брзо сортирате и управљате различитим категоријама.
Омогућава вам чак и да додате признанице да бисте израчунали свој новчани ток месечно или годишње. Ово функционише слично као Нотионов буџет за праћење и помаже у управљању пројектним буџетима.
7. Управљање имовином
Тхе Ассет Манагер шаблон у апликацији вам омогућава да пратите све уређаје у вашој организацији. Користећи овај шаблон, можете лако да откријете када се уређаји чекирају и враћају. Можете доделити ознаку средства сваком производу и лако видети статус, модел, серијски број и тренутног власника сваког уређаја.
Штавише, можете брзо да додате фотографију, датум куповине, куповну цену и број поруџбине за сваки уређај који је одјављен или пријављен у систему. Можете чак додати белешке које вам говоре о стању уређаја за свако средство.
Мицрософт листе: веома потцењен софтвер за управљање вашим послом
Можда ћете бити изненађени оним што се нуди са Мицрософт листама. Ако сте већ претплаћени на Мицрософт 365, онда би коришћење листа требало да вам буде лако. Такође се добро пореди са другим апликацијама за продуктивност, с обзиром да су шаблони у рангу са неким од најбољих Нотион шаблона.
Једина ствар која недостаје Мицрософт листама је прављење белешки. Иако можете да креирате белешке у апликацији, одговарајући шаблон за то ће ово претворити у једну од најбољих апликација за продуктивност. Чак и тада, количина ствари које можете да урадите са овом апликацијом је невероватна.
