Борите се да ефикасно управљате својим задацима? Погледајте ове савете за управљање задацима који ће вам помоћи да повећате своју продуктивност и урадите више.
Ваши дневни задаци су основа вашег успеха, представљају корак по корак радње које су потребне за постизање ваших личних и професионалних циљева. Другим речима, ваша наизглед бескрајна листа обавеза је ваш путоказ за победу, тако да је ефикасно управљање овим задацима од виталног значаја.
Иако можете пожурити да користите најбољу апликацију за продуктивност да бисте организовали своје дневне задатке, што није лош потез, усавршавање ваших вештина управљања задацима је одрживије и ефикасније на дуге стазе. Овај чланак ће покрити неке савете за управљање задацима за побољшање ваше продуктивности.
1. Упознајте свој хронотип
Да ли сте ноћна сова или рана птица? Да ли вам је лакше да се фокусирате ујутру или касно увече? Сви имамо природну склоност да заспимо и будемо будни током одређених периода дана и ноћи. И иако популарна култура често слави ранораниоце као продуктивније, реалност је да једна величина не одговара свима.
Зато познавање вашег хронотипа може повећати вашу продуктивност, јер вам омогућава да закажете своје задатке када сте најпродуктивнији. дакле, креирање персонализованог распореда рада на основу вашег хронотипа ће вам бити лакше да останете на врху својих задатака и постигнете врхунске перформансе.
На пример, ако сте ноћна сова, требало би да планирате да се ухватите у коштац са својим најизазовнијим задацима у вече када су ваши нивои енергије највиши, што вас ставља у најбољу позицију да завршите своје задатке време.
2. Направите своју листу приоритета
Сада када знате када сте најпродуктивнији, време је да дајте приоритет задацима на вашим листама обавеза користећи Ајзенхауерову матрицу. Овај систем управљања временом вам помаже да одредите приоритете задатака тако што ћете их категоризовати у четири квадранта: хитно и важно, није хитно него важно, хитно али неважно, а не хитно и неважно задатака.
Организовање ваших листа обавеза на основу ових категорија олакшава идентификацију који задаци треба да имају приоритет, а који се могу делегирати или одложити. На овај начин можете заказати своје најважније и хитне задатке када сте најпродуктивнији, што вам даје најбоље шансе да их завршите на време.
На пример, као програмер, можете да закажете своје задатке кодирања када сте најбуднији и да одговарате на е-поруке када вам је ниво енергије низак.
3. "Једи ту жабу!"
Еатинг Тхат Фрог је следећи савет за управљање задацима који ће вам помоћи да повећате продуктивност! И, не, не говоримо о буквалним жабама! Брајан Трејси је популаризовао ову фразу у својој истоименој књизи, а ова живописна метафора описује решавање вашег најизазовнијег задатка ујутру.
Ово је један од најбољих начина да победите одуговлачење, јер се често можете осећати под стресом или преоптерећени када се суочите са својим најизазовнијим задатком. Ако прво поједете ту највећу жабу, тај осећај страха ће се претворити у осећај постигнућа, подижући ваше самопоуздање и дајући вам мотивацију и замах да се снађете кроз остатак вашег задатака.
Можете користити Еат Тхат Фрог метод користећи Тодоист. Међутим, иако се саветује да се најизазовнијим задацима бавите ујутру, ваше најбоље време може бити другачије у зависности од вашег хронотипа, као што смо већ разговарали. Ипак, још увек можете да користите ову методу тако што ћете заказати своје најизазовније задатке када сте најактивнији и продуктивнији.
4. Користите Паркинсонов закон у своју корист
Одлагање је један од најчешћих убица продуктивности са којим се већина људи бори у неком тренутку. Један од главних разлога због којих често одлажете задатке до последњег тренутка је тај што нема осећаја хитности или рока. То је зато што се ови задаци могу проширити да попуне време које имате на располагању – Паркинсонов закон.
Добра вест је да можете постану продуктивнији коришћењем Паркинсоновог закона у своју корист. Како? Прво, увек раздвојите велике или сложене пројекте на мање задатке, чинећи их мање тешким и лакшим за решавање.
Затим поставите строги рок за сваки задатак. Ово ствара осећај хитности, мотивишући вас да завршите задатак пре рока и смањујући одлагање. Овај хак ће вам помоћи да ефикасније управљате задацима и обезбедиће да не заостајете на својим листама обавеза.
5. Вежбајте рад са једним задатком
Мултитаскинг, или тачније, промена контекста, једна је од оних навика које делују ефикасно, али су у ствари веома исцрпљујуће и непродуктивне. Иако огроман број задатака на вашој листи обавеза може учинити примамљивим да покушате да урадите више задатака истовремено, имате само толико фокуса и енергије које можете искористити на датом задатку.
Ово повећава вашу вероватноћу да направите грешке, што доводи до губитка времена и труда. С друге стране, савладавање рада са једним задатком побољшаће вашу продуктивност, што вам омогућава да посветите пуну пажњу задатку до завршетка. Ово минимизира ометања, помаже вам да останете фокусирани и оснажујете да радите најбоље што можете.
Један од најбољих начина да вежбате обављање једног задатка је да поставите фиксно временско ограничење за фокусирање на задатак, а затим направите паузу. Ова техника управљања временом се зове Помодоро метода и представља ефикасан начин да максимално искористите своје време.
6. Аутоматизација свакодневних задатака
Дакле, шта се дешава са оним задацима мале вредности који нису доспели на врх ваше листе приоритета? Размислите о задацима као што су заказивање састанака или узимање минута током конференцијских позива — кладимо се да их и даље морате обавити, зар не?
Најбољи начин за управљање овим задацима је да их аутоматизујете. Срећом, има их неколико апликације које можете да користите за аутоматизацију свакодневних задатака, као што су ИФТТТ или Запиер. Ово ће ослободити време и енергију за вредније и временски осетљиве задатке и помоћи вам да постанете продуктивнији.
7. Користите прави софтвер за управљање задацима
Све је у реду и добро је искористити све горе наведене савете за управљање задацима, али можда ћете и даље имати проблема да останете продуктивни без правог софтвера који би вам помогао да управљате задацима. Узимајући у обзир мноштво алата за управљање задацима који обећавају да ће вас преко ноћи претворити у електрану продуктивности, одабир праве опције може бити застрашујући.
Па, како можеш изаберите прави алат за управљање задацима на мрежи? Прво што треба да урадите је да процените своје потребе. Ово зависи од ваше професије, стила рада и преференција, величине тима и још много тога. Процена ваших потреба чини много лакшим упоређивање различитих алата за управљање задацима како бисте пронашли најбољу опцију за вас.
Урадите више за мање времена уз ове савете
Побољшање ваших вештина управљања задацима је кључ за подизање ваше продуктивности на следећи ниво. Било да сте менаџер пројекта или студент, коришћење правих техника управљања задацима помоћи ће вам да постигнете више за мање времена. Укључујући ове савете за управљање задацима у своју дневну рутину, можете осигурати да означите све ставке на вашој листи обавеза.
