Већ годинама, предузећа и корпорације широм света користе Екцел као алат за управљање залихама. Али пошто је уведен велики број наменских софтвера за управљање залихама, доведена је у питање одрживост Екцел-а за овај задатак.
Иако је Екцел веома користан програм, да ли је довољан за управљање залихама? Да бисмо одговорили на ово питање, упоредимо Екцел управљање залихама са софтвером за управљање залихама.
Зашто многа предузећа користе Екцел за управљање залихама
Екцел је у основи програм за табеларне прорачуне који користи мреже ћелија да би помогао у брзој консолидацији, организовању и израчунавању података. Међутим, то иде даље од основне аритметике -Екцел има шаблоне и функције за управљање пројектима, рачуноводство, прогнозирање и друге стручне послове. Због тога је то такође апликација за управљање залихама многих предузећа.
Екцел има ниску баријеру за улазак јер је економичан. Само треба да купите лиценцу за Мицрософт Оффице и спремни сте. Због тога ћете наћи да га користе сви, од стартапа до корпорација.
Штавише, Екцел је веома разноврстан. Можете га прилагодити својим јединственим захтевима и додати макрое, формуле и шаблоне. Уз Екцел, нисте ограничени само на досадне бројеве. Можете креирајте моћне графиконе и графиконе у Екцел-у да визуелно представи и анализира податке на први поглед.
6 Недостаци управљања залихама у Екцел-у
Нема сумње да Екцел нуди импресивне функције које стартапови и мала предузећа користе за управљање својим залихама. Међутим, како предузећа расту, настају проблеми због ограничења програма Екцел као алата за управљање залихама. Ево неких његових ограничења.
1. Процес који одузима много времена и недостатак аутоматизације
Већа предузећа се баве обимнијим залихама, који се морају ручно документовати у Екцел-у. Од уноса и ажурирања података до организовања и прегледа, Екцел управљање залихама кошта компанију много ручног рада и времена.
У идеалном свету, желели бисте да вас Екцел обавести када ваше залихе падну на одређени ниво како бисте могли да промените редослед. Нажалост, то није случај због недостатка аутоматизације у Екцел-у.
2. Повећана могућност људских грешака
Други проблем са ручним уносом података је могућност људских грешака. Иако се такве грешке често могу избећи у мањем обиму, људске грешке су скоро неизбежне када се ради о огромном приливу података из више извора.
На пример, нетачна формула може да утиче на више ћелија, ако не и на целу табелу, што доводи до погрешних извештаја. Наизглед безопасне, такве грешке често могу довести до погрешних резултата који компанију коштају милионе долара.
Проналажење и исправљање ових грешака је потпуно нова игра лоптом. Како пронаћи зарез или децимални зарез који недостаје у хиљадама ћелија са подацима? Чак и ако пронађете проблем, он се често мора исправити у више ћелија, што може потрајати неколико сати.
3. Недостатак ажурирања у реалном времену
Ефикасно управљање залихама захтева податке у реалном времену за брзо и тачно доношење одлука. Међутим, то је немогуће са Екцел-ом јер морате ручно да ажурирате табелу након сваке испоруке или продатог производа. Чак и са најпосвећенијим особљем које је заинтересовано за доступне залихе и залихе, ваши Екцел подаци ће често бити корак иза.
Због недостатка ажурирања у реалном времену, предузећа често морају да доносе одлуке на основу застарелих података. То може довести до неколико проблема, као што су преоптерећење или недовољно залиха.
4. Ограничена сарадња
Ефикасна сарадња је неопходна за управљање залихама јер се бави подацима из више извора. У Екцел-у постоји неколико функција за сарадњу осим дељења радне свеске, коментарисања и додатака трећих страна. Међутим, истовремено ажурирање података о инвентару представља гњаважу у Екцел-у.
5. Недостатак безбедности и историје података
У сваком послу, више заинтересованих страна треба да приступи одређеним деловима података о инвентару. Ово постаје проблематично када радите са Екцел-ом јер не нуди приступ заснован на улози. Особа која има приступ табели инвентара може јој приступити у потпуности или уопште не приступити, што отежава заштиту осетљивих информација компаније.
Иако можете да пратите промене у Екцел-у, то није довољно за компаније са већим и сложенијим скуповима података о залихама. Тешко је пратити ко је извршио измене у подацима о инвентару, које промене су унете и када су направљене.
Овако ограничени ревизијски траг олакшава свакоме да промени податке о залихама како би сакрио лажне активности, стављајући на коцку интегритет података о инвентару.
Зашто прећи на софтвер за управљање залихама?
Ако се суочавате са проблемима док управљате својим инвентаром помоћу програма Екцел, време је да пређете на софтвер за управљање залихама. За разлику од Екцел-а, овај софтвер је посебно дизајниран за управљање залихама и неприметно комбинује све аспекте управљања залихама, као што су канали продаје, обнављање залиха и складиштење.
Осим што нуди решење на једном месту, софтвер за управљање залихама као што је Цин7 и Зохо инвентар аутоматизовати процес са обавештењима и упозорењима. Они пружају специјализоване функције извештавања које помажу у предвиђању продајних трендова и доношењу одлука подржаних подацима о залихама у реалном времену.
5 предности софтвера за управљање залихама у односу на Екцел
Најновији софтвер за управљање залихама нуди огромне предности у односу на Екцел. Ово чини да проблеми аутоматизације и скалабилности са којима се корисници Екцел-а суочавају постају сувишни са софтвером за управљање залихама.
Хајде да погледамо предности апликација за управљање залихама да видимо како надмашује Екцел.
1. Аутоматизација штеди време и ресурсе компаније
Софтвер за управљање залихама аутоматизује управљање залихама користећи РФИД технологију или бар код скенере. Такође аутоматизује преуређивање. Када нивои залиха дођу до одређеног прага, наруџбенице се аутоматски генеришу, спречавајући превелике или недостатке залиха.
Аутоматизација процеса чини ствари управљивим, штедећи време и ресурсе компаније. То је корак напред у односу на Екцел, што знатно олакшава повећање вашег пословања стратешким додељивањем уштеђеног времена и ресурса напорима који генеришу профит.
2. Поузданији подаци
Аутоматизујући већину аспеката управљања залихама, софтвер за управљање залихама минимизира шансе за људске грешке. Не само да чини добијене податке поузданијим, већ и смањује време и ресурсе који се иначе троше на ревизију и исправљање грешака.
Поуздани подаци преводе се у тачне прогнозе кључне за раст сваког предузећа. Прецизна анализа података може помоћи компанијама да донесу одлуке са добрим информацијама у вези са преуређивањем и алокацијом ресурса, побољшавајући профитабилност и омогућавајући скалабилност.
3. Интеграција система постаје лака
Софтвер за управљање залихама може да се интегрише са другим одељењима вашег пословања, као што су набавка, продаја, рачуни итд. Таква беспрекорна интеграција штеди компаније од ручног прикупљања података из различитих одељења и консолидовања у Екцел радну свеску.
Скалирање често укључује истовремено пословање на више продајних места. Уз Екцел, морали бисте да креирате и управљате бројним радним свескама залиха за различите продајне канале и трудите се да их одржите поузданим и ажурним.
Софтвер за управљање залихама олакшава процес интеграцијом свих канала. Нећете морати да пролазите кроз муке око управљања тако великим подацима помоћу софтвера за управљање залихама, јер ће он аутоматски прикупљати податке и обезбедити праћење залиха у реалном времену.
4. Лакше предвиђање и планирање
Управљање залихама у Екцел-у заостаје за оним што се дешава због своје природе ручног уноса. Овај јаз између вашег инвентара у табели и залиха складишта постаје значајна препрека у ефикасном предвиђању, планирању и доношењу одлука. На крају крајева, предузећа се боре да задовоље све веће захтеве тржишта и не успевају да се такмиче са компанијама које користе аутоматизована решења.
Коришћење софтвера за управљање залихама уклања овај јаз са подацима о инвентару у реалном времену. У сваком тренутку, свесни сте нивоа залиха на више локација, наруџбине и још много тога. Предвиђање и планирање постају лакши и прецизнији уз помоћ доступних података у реалном времену.
5. Повећана безбедност података уз приступ заснован на улогама
За разлику од Екцел-а, софтвер за управљање залихама пружа приступ заснован на улогама. Администратори могу да додељују улоге са различитим дозволама и нивоима приступачности.
Менаџер складишта, на пример, може имати потпуни приступ софтверу са дозволом за приступ доступним подацима, генерисање извештаја, наручивање и још много тога. У исто време, службеник за унос података може приступити само екранима за унос података.
Приступ заснован на улози помаже у стварању и одржавању хијерархије компаније и побољшава безбедност осетљивих информација компаније. Штавише, помаже у проналажењу промена које су направљене у систему, ко их је направио и када. Ово повећава одговорност и минимизира шансе за кршење приватности и преваре.
Апликације за управљање залихама помажу да повећате своје пословање
Екцел је обично довољан за мала предузећа, посебно ако нема готовине да потроши на специјализоване апликације и услуге. Међутим, ово је препрека скалабилности када ваше пословање расте. Дакле, доћи ће време када ће се појавити приметни проблеми. Када дође то време, специјализовани софтвер за управљање залихама је део решења.
Са софтвером за управљање залихама, предузећа могу боље да управљају својим залихама аутоматизацијом процеса, уклањањем људских грешака и побољшањем сарадње. Аутоматизација, међутим, не би требало да буде ограничена на управљање залихама. Компаније увек треба да теже побољшању ефикасности и профитабилности аутоматизацијом различитих аспеката пословања.
