4 потцењене употребе функције СУБСТИТУТЕ Екцел-а

Приликом обраде великих серија података, неколико Екцел функција је тако свестрано као функција ЗАМЈЕНА. Нажалост, често се трагично занемарује у корист далеко компликованијих решења за оно што су често једноставни проблеми.

Функција СУБСТИТУТЕ је брз и чист начин за дезинфекцију података, додавање детаља извештајима и креирање једноставне комуникације са обрасцима. Савладавање ове функције и разумевање њене употребе чини је незаменљивим алатом који је једноставан за коришћење за анализу великих скупова података.

1. Креирање комуникације обрасца са Екцел-овом функцијом СУБСТИТУТЕ

Екцел-ова функција СУБСТИТУТЕ олакшава брзу и лаку замену унапред одређених маркера на комаду унапред форматираног текста. Ово омогућава корисницима да лако креирају комуникацију са обрасцима, замењујући информације које се мењају са сваком итерацијом.

Можете поставити шаблон у ћелију у табели, а затим унети листу прималаца у другу табелу. Затим повежите функције СУБСТИТУТЕ на другу ћелију да бисте додали детаље за сваког примаоца.

Имајте на уму да можете угнездити више од једне ЗАМЕНЕ један у други:

=ЗАМЕНА(ЗАМЕНА(ЗАМЕНА(ЗАМЕЊА(ЗАМЕЊА(ЗАМЕЊА)(Шаблон!)$А$1, „{ цардластфоур }“, Ф2), „{ биллингтотал }“, Е2), "{ Тип картице }", Д2), "{ крајњи датум }", ТЕКСТ(Ц2, "ммм дд, гггг")), "{ лнаме}", Б2), „{ фнаме }“, А2)

Ако имате превише поља која се мењају, можете да разбијете цело писмо на пасусе и мењате их једно по једно. У последњој ћелији реда спојите све ове пасусе у једно слово.

Аутоматски генерисане поруке е-поште су фантастичан начин да брзо и лако дођете до листе купаца, креирате персонализовану маркетиншку кореспонденцију или генеришете прилагођена пропратна писма.

Можете да разбијете дуже поруке у пасусе или појединачне реченице да бисте избегли претерано сложене ЗАМЕНЕ формуле. Можете чак да користите и условне за додатно прилагођавање, као што је замена различитих листа вештина на пропратном писму на основу врсте посла за који се пријављујете.

2. Коришћење Екцел-ове функције СУБСТИТУТЕ за генерисање извештаја

Не само да је функција СУБСТИТУТЕ згодна за уметање основних информација у унапред форматирана поља, већ такође може да унесе сложене прорачуне у унапред направљене извештаје. Убризгавање прорачуна вам омогућава да користите Екцел да направите контролну таблу који пружа визуелне информације и даје прилагођена запажања на основу података.

Комбиновање СУБСТИТУТЕ-а за претходно генерисање блокова текста и услова као што је функција ИФ омогућава вам да креирате детаљније извештаје.

У горњем примеру можете видети да се два одвојена параграфа креирају коришћењем неких информација из извештаја. Условна функција тада може одредити који од два параграфа је прикладан за приказ читаоцима извештаја.

Први пасус је направљен помоћу ове формуле:

=ИФ(А2>Б2, СУБСТИТУТЕ(Шаблони!$А$3, „{проценат раста}“, (РОУНД(Б2 / А2, 2) * 100) - 100 & "%"), СУБСТИТУТЕ(Шаблони!$А$4, „{ смањење процента }“, 100 - (РОУНД(А2 / Б2, 2)) * 100 & "%"))

Упаривање вишеструких уланчаних функција СУБСТИТУТЕ са кондиционалима може вам помоћи да дизајнирате проницљивије контролне табле и извештаје. Прорачуни се чак могу извршити директно у СУБСТИТУТЕ функцијама како би се осигурало да својим читаоцима представите само најрелевантније информације.

3. Санитизација Екцел података за складиштење коришћењем Екцел функције СУБСТИТУТЕ

Када је реч о дугорочном складиштењу података, неколико разматрања је толико пресудно као дезинфекција. Спречавање да подаци о смећу загаде или оштете скуп података је од суштинског значаја за спречавање будућих грешака које не можете да разумете.

Ово може значити било шта, од брисања недозвољених знакова из скупа података до осигуравања да се резервисане кључне речи третирају као текст, а не као команде. Без обзира шта треба да урадите да бисте заштитили своје базе података претње попут СКЛ ињекције и ваши подаци употребљиви, Екцел-ова функција ЗАМЕЊА може помоћи.

На пример, можемо припремити листу одговора корисника на анкету за уметање у СКЛ базу података. Непотврђени подаци могу садржати разне недозвољене знакове који могу узроковати проблеме даље у наставку ако се не уклоне:

=ЗАМЕЊА(А2:А4, "'", '\'")

Горња функција представља једноставан, али неопходан корак у припреми података за складиштење. Ова функција испитује сваки одговор у колони Б за један наводник. Ако постоји, карактер има обрнуту косу црту додану пре. Додавање обрнуте косе црте помаже да се осигура да резервисани знакови неће ометати упит који се користи за уметање података у ДБ.

Ако знак или стринг који тражите треба потпуно уклонити, функција СУБСТИТУТЕ је и даље корисна:

=ЗАМЕЊА(Б2:Б20, "$", "")

Коришћење празног стринга за трећи аргумент ће у потпуности уклонити наведене знакове из ћелије. Помоћу функције СУБСТИТУТЕ можете уклонити одређени текст да бисте у потпуности избрисали потенцијално штетне знакове из података.

4. Обезбеђивање правилног форматирања података помоћу функције СУБСТИТУТЕ програма Екцел

Један од потенцијалних проблема приликом прикупљања података је могућност примања погрешно обликованих информација. Када корисници унесу информације у образац за слободан одговор, то може довести до нетачних информација у извештају. Нетачни подаци могу бити једноставни као уобичајена правописна грешка или сложени као једначина у погрешном формату.

Екцел-ова функција СУБСТИТУТЕ је савршен начин да спречите једноставне грешке да проузрокују нетачно извештавање о подацима. Када анализирате резултате које је произвео одређени извор, уклањање познатих нетачности може помоћи у добијању прецизнијих резултата:

=ЗАМЕЊА(А2, „ЦомпаниНаме Инц.“, „Назив компаније Инц.“)

Горњи пример показује како функција СУБСТИТУТЕ може уклонити једноставну грешку у куцању са листе рецензија производа. Замена уобичајеног погрешног писања може осигурати да помињање бренда или компаније не буде занемарено приликом каснијег прегледа података.

Коришћење функције СУБСТИТУТЕ за замену познатих потенцијалних грешака тачним информацијама може да се ухвати проблеме у вашем скупу података пре него што постану проблеми, помажући вам да избегнете грешке ако желите да користите своје табела за профилисање података убудуће.

Замена функција Екцел-а: једноставна, а функционална

Иако функција СУБСТИТУТЕ може бити релативно једноставна, то је изузетно корисна формула. Замена текста у унапред форматираним блоковима, помоћ у генерисању извештаја, дезинфекција података и уклањање информација о потенцијалним проблемима из скупа података само загребе површину.

Коришћење прорачуна у оквиру СУБСТИТУТЕ-а и њихово упаривање са условним формулама помаже у проширењу његових могућности. Може да прошири контролне табле и извештаје од представљања визуелних података до пружања сложених аутоматски генерисаних анализа.

Комбиновањем ове функције са другим формулама и техникама може се створити контролна табла која би била конкурентна наменским алатима базе података. Дакле, познавање и разумевање Екцел-ове функције СУБСТИТУТЕ је императив ако сте аналитичар података, инжењер или радите са огромним скуповима података.