Избор правог алата за управљање пројектима за вас и ваш тим може бити проблем, посебно када вам је потребно више седишта, али немате буџет. Ако још увек нисте спремни да инвестирате или сте још увек у потрази, у међувремену можете да направите функционалну таблу за управљање пројектима у Гоогле табелама. Наставите да читате да бисте сазнали како.
Мапирајте своју пројектну плочу у Гоогле табелама
Прво, прво морате да одредите које колоне ћете користити на табли. Да бисте то урадили, направите листу основних информација које ћете морати да пренесете, као што су назив задатка, рок, приоритет, статус и белешке.
Колона власника ће назначити ко ради на задатку ако сарађујете са другима. Ако више људи делегира у оквиру одбора, такође ћете желети да укључите колону која показује ко ју је доделио.
Затим размислите о свим информацијама које су јединствене за ваш ток посла. Циљ је да направите брзи преглед задатака за вас и ваше сараднике. Неки примери су ИД бројеви клијената, кодови боја, контакт информације, везе итд. Шта год да одаберете, уверите се да ћете га користити за већину својих задатака тако да колона не буде само још један корак - или још горе, неред.
Како да направите одбор за управљање пројектом у Гоогле табелама
Гоогле табеле чине прилично лаким стварање функционалног одбора за управљање пројектима. Ево корака које треба да предузмете:
1. Замрзните горњи ред
Када имате листу колона које желите да укључите, откуцајте их у своју табелу на врху и замрзните ред у Гоогле табелама тако да остане код вас док листате. Урадити тако:
- Означите цео ред.
- Иди на Поглед у горњем левом углу.
- Изаберите Фреезе.
- Изабери 1 ред.
2. Додајте обликовање у своју колону датума
Да бисте додали датуме на вашу таблу доследно, можете доделити форматирање колони рокова. Урадити тако:
- Изаберите целу колону.
- Иди на Формат у горњем менију.
- Изаберите Број.
- Изабери Датум.
Не морате ништа да радите са колоном задатка и белешки – само их задржите у текстуалном формату. За колоне приоритета, статуса и власника, падајући мени ће добро доћи – о томе можете прочитати у следећем одељку.
3. Направите колону функционалног статуса у Гоогле табелама
Са софтвером као што су ЦлицкУп и Асана, можете брзо да подесите статус задатка у неколико кликова. Да бисте то урадили у Гоогле табелама, можете да користите Валидација података да бисте направили мени за муву са више речи за одабир. Урадити тако:
- Изаберите ћелије испод вашег наслова.
- Иди на Подаци на врху екрана.
- Изаберите Валидација података из менија.
- Поред Критеријуми, изаберите Списак предмета.
- Са леве стране унесите речи које желите да укључите, одвојене зарезом.
- Хит сачувати.
Можете поновити исте кораке да бисте уметнули падајући мени у друге ћелије испод вашег наслова.
Сада ће се у ћелијама појавити падајући мени. Док су ћелије још увек изабране, можете додати условно форматирање у кодирање боја ваших статуса. Урадити тако:
- Иди на Формат на врху екрана.
- Изаберите Могуће форматирање, и појавиће се бочни мени.
- Двапут проверите да ли су означене ћелије изабране у Примени на опсег кутија.
- Испод Правила формата, кликните на падајући мени испод Форматирајте ћелије ако… и бирај Текст садржи.
- Унесите статус у поље које се појављује испод.
- Испод Стил форматирања, промените боју позадине или текста.
- Хит Готово.
- Поновите са преосталим статусима.
Када свакој опцији додате кодирање бојама, кликните на њих да бисте били сигурни да раде пре него што копирате и налепите падајући мени у целу колону. Да бисте налепили, изаберите колону користећи њено слово на врху и поништите избор ћелије наслова тако што ћете кликнути на њу док држите ЦМД или ЦТРЛ пре него што га убаците.
4. Додајте белешке на своју пројектну таблу у Гоогле табеле
Користећи овакву пројектну таблу, све можете држати на једном месту, укључујући белешке о задацима. То значи да можете да избегнете прегледавање комуникација, докумената и папира на свом столу за детаље. Поред тога, можете елиминисати потребу да својим колегама шаљете белешке о задацима е-поштом.
Уз то, пожелећете да своје белешке држите уреднима како бисте спречили да постану ометајуће или контрапродуктивне. Ево неколико савета који ће вам помоћи да их форматирате:
- Двапут кликните на ћелију да бисте уредили текст у њој.
- Додајте прелом реда користећи Оптион + Ентер на Мац-у или Цтрл + Ентер на Виндовс-у.
- Додајте тачку испред текста притиском на Опција + 8 на Мац-у или Алт + 0149 на Виндовс-у.
- Копирајте и налепите тачке за набрајање ако желите да их поново користите. Гоогле табеле не подржавају стварне.
- Цртице такође функционишу као тачке да би ствари биле лакше.
- Поставите своје Прелом текста до Цлип, тако да неће изаћи ван границе ћелије.
- Клип ће такође спречити да ћелије буду предугачке.
- Двапут кликните на ћелију са исеченим текстом да бисте видели њен садржај.
Остале ствари које треба имати на уму када правите пројектну плочу у Гоогле табелама
Ево још неких ствари које вам могу помоћи да управљате својом пројектном плочом:
- Означите своје колеге било где, укључујући колону власника, користећи симбол @ иза којег следи њихово име или имејл.
- Користите коментаре да бисте држали комуникацију унутар своје табле одвојено од информација о задатку—само додајте један у тачну ћелију о којој имате питање.
- Да бисте архивирали завршене задатке, додајте нови лист кликом на симбол за додавање у доњем левом углу екрана, а затим копирајте и налепите своје задатке.
- Архивирање или брисање претходних задатака ће вам обезбедити да имате најважније и најновије информације испред себе – плус, моћи ћете да пронађете ствари брже.
- Ако ви или ваш колега случајно избришете или препишете нешто, можете користите историју верзија налази у горњој средини Гоогле табела да бисте се вратили и проверили или вратили на претходно чување.
Организујте своје пројекте помоћу Гоогле табела
Прављење пројектне табле у Гоогле табелама је једноставно решење које је повољно за буџет за оне који желе да прате задатке или да сарађују са тимом. Уз мало почетног планирања и мало рада, можете направити онај који вам омогућава да додате информације у само неколико кликова.
Додатна предност је што поред прављења шаблона, постоји мање криве учења за вас и ваше колеге да га одржавате ако сте већ користили софтвер за табеларне прорачуне. Осим тога, можете додати онолико или мање функција колико желите.