Размена тренутних порука на удаљеним радним местима је толико интегрисана у ткиво комуникације да је често тешко сетити се какав је живот био без њих. Алати као што је Слацк постали су подразумеване комуникационе платформе које подржавају сарадњу и тимску продуктивност у данашњим удаљеним радним окружењима.
Међутим, иако би то могло бити згодно, ипак морате да усвојите неке најбоље праксе како бисте избегли ометање тока посла. Овај чланак ће покрити нека основна правила за размену тренутних порука за ефикасну комуникацију на вашем удаљеном радном месту.
1. Дефинишите очекивања
Размена тренутних порука обично вам омогућава да шаљете поруке људима у реалном времену док очекујете тренутни одговор. Иако постоје тренуци када је то прикладно, па чак и неопходно, то такође може бити значајан извор ометања.
То је зато што можете да користите свој алат за размену тренутних порука у различите сврхе као што су активности виртуелног хладњака за воду, најаве, дељење датотека или постављање брзих питања. Све ово може брзо да измакне контроли ако људи прекидају једни друге по цео дан захтевима или обавештењима.
Због тога је од виталног значаја да обезбедите да имате смернице које помажу у управљању очекивањима користећи алатку за размену тренутних порука. На пример, можете да креирате канале (групе) за хлађење воде како бисте држали мале разговоре подаље од других канала везаних за посао. Можете да охрабрите своје удаљене колеге да поставе своје статусе како би указали на њихову доступност и били отворени у вези са хитношћу својих захтева.
Ово ће вероватно бити стални процес који ћете морати поново да посетите како ваш тим и компанија буду расли. Кључно је имати систем, као интерни вики, који ће га доставити тренутним запосленима и представите га новим запосленима.
2. Уреди пре слања
Непосредна природа тренутних порука и чињеница да сте навикли да користите скраћенице, акрониме и емоџије када шаљете поруке пријатељи и породица могу да вас натерају да превидите потенцијал за неспоразуме и значај професионализма на радном месту комуникације.
Пошто сте већ стекли навику да читате и уређујете своје е-поруке пре него што их пошаљете, требало би да одвојите време и да урадите исто са својим тренутним порукама. Прегледајте своју граматику, правопис и тон пре него што притиснете сенд. Запамтите да ваша порука може да поремети радни ток вашег колеге, па се уверите да је јасна и концизна. Не желите да троше додатно време да схвате шта сте мислили.
Уз то, избегавајте прекомерну употребу скраћеница или акронима у комуникацији на радном месту. Ако морате да их користите, користите оне које су добро познате и повезане са вашом индустријом.
3. Водите рачуна о временским зонама
Вероватно имате удаљене колеге који раде у различитим деловима света и временским зонама, што значи да вам се радно време не поклапа. Дакле, добро је имати навику да узмете у обзир временске зоне својих саиграча пре него што пошаљете тренутну поруку.
То је зато што тренутне поруке стварају осећај хитности, што може да изврши притисак на ваше удаљене колеге да реагују током свог личног времена, промовишући стално укључену културу која може брзо да доведе до сагорети. Штавише, пингови и обавештења могу да их ометају током радног времена.
Речено је да продуктивно радите са својим удаљеним тимовима у више временских зона, морате бити више пажљиви када шаљете поруке. Да бисте то постигли, можете се одупрети жељи да шаљете тренутне поруке осим ако нису хитне, закажите своје Слацк поруке унапред, и искористите асинхрону комуникацију како бисте избегли ометање својих колега.
4. Размотрите друге алтернативе
Размена тренутних порука је одлична за брзу и кратку размену, али не успева када треба да имате детаљније разговоре. Дакле, ако нађете да имате опсежну размену или потешкоће да нешто објасните, можда је време да престанете да шаљете поруке и пређете на други начин комуникације.
У зависности од контекста и природе вашег разговора, можда бисте желели да размотрите алтернативе као што су аудио или видео конференције, јер вам омогућавају да боље пренесете своју поруку. Алтернативно, ако нисте доступни истовремено, можете користити комуникационе алате као што су Твист или асинхрона видео решења као Воодле да снимите и пошаљете вашу поруку без очекивања тренутног одговора.
Е-пошта такође може бити боља опција за одређене разговоре, јер пружа писани запис на који можете касније да се позовете. Осим тога, ваше колеге могу да прочитају и одговоре на вашу поруку у време које им одговара.
5. Избегавајте неповезане поруке
Узимајући у обзир да свака порука коју пошаљете одговара новом обавештењу и потенцијалном ометању, требало би да избегавате слање неповезаних порука да бисте ограничили број обавештења вашим колегама примити.
Уместо тога, пошаљите консолидовану поруку која садржи све информације које су вам потребне за комуникацију. На овај начин, ваше колеге могу брзо да скенирају поруку и неће бити прекидане више пута. На пример, можете користити следећи формат:
Здраво, тражим информације о пројекту КСИЗ. Имате ли ажурирања? Хвала.
Уместо да сваку информацију раздвајате у посебну поруку.
6. Смањите разговоре на минимум
Разговори о хладњаку воде имају своје место на удаљеним радним местима. У ствари, они могу помоћи у изградњи односа и подстицати осећај припадности међу запосленима.
Међутим, требало би да постоји специфични канали за необавезне разговоре и дружење како не бисте ометали своје колеге када покушавате да се фокусирате на њихов посао. На овај начин могу да изаберу да се придруже разговору када желе и неће имати осећај да морају одмах да одговоре.
Дакле, када шаљете директне поруке својим удаљеним колегама, посебно током радног времена, покушајте да сведете мале разговоре на минимум да бисте поштовали њихово време и фокус.
7. Потврдите пријем порука
Када примите поруку, добра је пракса да обавестите пошиљаоца да сте видели његову поруку, чак и ако не можете одмах да одговорите. На овај начин се неће осећати као да их игноришете и могу се фокусирати на друге задатке док чекају одговор. Поред тога, штеди вас од потенцијално ометајућих накнадних порука.
Ако сте заузети када примите поруку на коју треба одговор, можете рећи пошиљаоцу тако што ћете рећи нешто попут: „Хвала што сте ме обавестили. Ја ћу вам се јавити." Ако на поруку није потребан одговор, можете да откуцате „Хвала“ или реагујете емоџијем.
Усвојите ове савете за продуктивнију комуникацију на послу
Улагање напора у развој бољих комуникацијских навика је од суштинског значаја за сваки удаљени тим. Усвајање горњих савета може подстаћи продуктивнију и ефикаснију сарадњу са вашим колегама, без обзира на локацију.
