Сарадња са вашим колегама би требало да буде лака, са толико начина да до њих дођете. Али, понекад коришћење више комуникационих алата може постати неодољиво, а коришћење погрешног може стати на пут разговору.
Дакле, када је најефикасније написати е-пошту, послати поруку или користити софтвер за управљање пројектима? Читајте даље да бисте сазнали који је комуникацијски алат идеалан за вашу дискусију.
Када послати е-поруку
Ако имате много информација које треба сажети и детаља које треба укључити у своју поруку, слање е-поште је идеална опција. То је такође најбољи пут за захтеве.
Пошто је разговор путем е-поште обично спорији од разговора који се одржава у апликацији за размену порука, он даје вашем примаоцу више времена да размотри информације. Они могу да седе са тим ако треба и дају промишљен одговор када буду спремни.
Иако је уобичајено мислити да ваши сарадници неће ценити дугачке е-поруке, постоје на много начина на које можете да форматирате дугачке е-поруке тако да се важни подаци истичу. Ни у ком случају не желите да пишете роман, али е-пошта вам омогућава да представите све информације одједном, у медију који се чини мање хитним.
Само размислите о својим преференцијама. Да ли бисте радије добили једну дугачку, али прецизну е-пошту за коју сматрате да имате времена да размислите, или да примите дугачку Слацк поруку док покушавате да се фокусирате на друге пројекте?
Поред тога што се осећате мање журно, е-поруке се брже проналазе и позивају на њих касније, лако их је проследити неком другом и лако је укључити друге ван свог радног места. Такође даје вашој поруци више формалности у односу на Слацк или сличну апликацију. Неке ситуације у којима је е-пошта вероватно идеална су:
- Резимирање догађаја, извештаја, пројекта или повратних информација.
- Направити захтев.
- Слање било чега формалног.
- Укључујући некога изван вашег радног места.
- Било шта дуготрајно или важно - посебно ако ће прималац морати да се позове на то касније.
Када послати поруку
Алати за размену порука као што је Слацк ће вам вероватно дати бржи одговор од е-поште. То је одлично место за постављање једноставних питања, брзу пријаву са колегама и дељење идеја.
Иако су брзи одговори понекад оно што вам треба, важно је имати на уму да ћете морати да поставите једноставна питања да би се то догодило. Због брзих одговора типичних за апликацију, примаоцима је лако да превиде детаље или читаве поруке, посебно у бучном каналу или радном простору.
Ово може довести до тога да разговори који су дужи него што је потребно, или важна ажурирања остану непримећена — посебно ако је канал толико заузет да су га ваши колеге искључили.
Коришћење спомињања у Слацку може мало помоћи у усмеравању разговора у групама или каналима, али је најбоље да ваше поруке буду кратке и јасне. Ако не можете, а Слацк је омиљено место вашег тима, покушајте да користите тачке за набрајање да сумирате. Такође желите да размислите да ли имате времена за разговор када шаљете поруку. Ваш колега може брзо да одговори, тражећи појашњење или постављајући своја питања.
Ако се икада разговор у Слацк-у одуговлачи јер ствари нису јасне, можда ће бити брже да позовете свог колегу телефоном или користите Слацк-ов алат за ћаскање само за глас разјаснити. Слацк свакако није једина доступна алатка за размену порука, али ако желите да ствари буду поједностављене, најбоље је да изаберете једну апликацију коју ће користити сви у вашој организацији.
Поред тога, ако желите да ствари буду професионалне, избегавајте коришћење личних апликација попут Фацебоок Мессенгер-а или слања порука. Неке ситуације у којима је апликација за размену порука идеална су:
- Постављање брзих питања.
- Дељење идеја и сарадња.
- Слање брзих ажурирања.
- Прављење најава—на одговарајућем каналу.
Када користити софтвер за управљање пројектима
Понекад је идеално користити комуникационе алате у оквиру софтвера за управљање пројектима као што је ЦлицкУп. Највећа корист од тога је да ви и ваши сарадници ће проводити мање времена у комуникацији, као и у потрази за деловима информација у вашим сандучићима, порукама и било где другде о чему разговарате рад.
Користећи ЦлицкУп, можете држати било шта у вези са задатком или пројектом на једном месту.
Одељак за коментаре у оквиру картице задатка у ЦлицкУп-у вам омогућава да пошаљете питања или појашњења својим колегама. Овде можете означити друге, доделити коментаре и приложити пратеће документе.
Такође можете да делите задатак или пројекат тако што ћете попунити одговарајуће информације и доделити неког другог самом пројекту или као посматрача. Само обавезно користите одељак за опис да бисте додали више детаља—слично као е-порука.
Поред тога, можете креирајте таблу са захтевима пројекта у оквиру ЦлицкУп-а као начин да ви и ваш тим брзо доделите једни другима задатке и затражите помоћ. Неке ситуације у којима је комуникација са софтвером за управљање пројектима идеална:
- Да поставите питање специфично за пројекат.
- Да поделите коментар, идеју или предлог специфичан за пројекат.
- Имате задатак да делегирате неком другом.
- Имате пратећу документацију која ће вам помоћи у пројекту.
Други савети за ефикасну комуникацију
Без обзира који медиј одаберете, ево листе још савета који ће вам помоћи да ефикасно комуницирате:
- Пошаљите све одједном—ако имате вести, повратне информације, ажурирање или заиста било шта да кажете, пошаљите их одједном, а не део по део. Одржавање свега на окупу помаже у ограничавању обавештења — и ометања или ишчекивања које долази након што неко пошаље поруку „хеј“.
- Користите теме и канале— не само да ће вам одржавање тема и канала релевантно помоћи да добијете одговоре које тражите, већ ћете и ви и ваши сарадници касније моћи да пронађете информације.
- Држите се једне методе—ако примите е-пошту, одговорите е-поштом. Ако је у питању порука, одговорите у истој апликацији. Ако останете доследни, ваши разговори ће бити доступни и организовани.
Побољшајте комуникацију и повећајте своју продуктивност
Иако вам толико комуникационих алата на дохват руке чини разговор са колегама практичним, понекад коришћење погрешног може постати препрека. Ако имате много тога да кажете, е-пошта је ваш најбољи избор. Ако желите да будете брзи и прецизни, користите месинџер као што је Слацк.
На крају, ако се ваша мисао или идеја односи на задатак, учините себи и својим колегама услугу тако што ћете је поделити у софтверу за управљање пројектима у оквиру одговарајућег задатка. Док водите разговор, требало би да размислите и о томе како ћете га ви и ваши сарадници пронаћи касније, ако је потребно.