Вођење дистрибуираног тима може бити изазовно. Како обезбеђујете сарадњу када имате чланове тима који се налазе у различитим временским зонама? И да ли сви имају ресурсе који су им потребни да раде продуктивно и постигну циљеве вашег тима?
Иако постоји много тога о чему треба размишљати када управљате удаљеном радном снагом, многи изазови се могу ублажити када користите систем за управљање пројектима мондаи.цом да бисте остали повезани. Али пошто је ово платформа са безброј опција, помаже вам да знате неколико најбољих пракси, тако да ће ваш удаљени тим напредовати где год да се налази. Ево осам најбољих.
1. Управљање распоредом тима
Удаљени запослени могу бити смештени у различитим временским зонама, што отежава праћење ко је онлајн и у које време. Чак и за оне који се налазе локално, лепота рада на даљину значи да ће чланови вашег тима можда радије да се пријаве када се осећају најпродуктивније. Неки могу бити ноћне сове, док други могу рано устати и почети да раде пре него што сунце изађе.
Уместо да се ослањате на калкулаторе временске зоне или покушавате да пратите свачије распореде у својој глави, користите Понедељак да све то мапира црно-бело. Користите одељак за ажурирање свог недељног распореда да бисте забележили одсуства или затражили промене у сменама.
2. Користите именик предузећа
У зависности од величине ваше организације, можда имате стотине или чак хиљаде запослених који раде на различитим локацијама. Поставите именик компаније да бисте сви остали у контакту и сарађивати на мондаи.цом.
Додаћете чланове тима према њиховој улози, а затим додати колону за приказ њихове слике профила, контакт информација и локалне временске зоне. Још боље, кликните на приказ мапе да видите њихову глобалну локацију.
3. Организовање састанака
Удаљени видео састанци може бити од суштинског значаја за надокнађивање тимова, али може бити тешко координирати их када су чланови тима у различитим временским зонама. Такође је важно да ове интеракције лицем у лице не ометају продуктивност.
Користите мондаи.цом да направите таблу за састанке, са ставкама за описивање теме састанка. Да би ствари текле глатко, унапред отпремите дневни ред састанка и доделите радње одређеним члановима тима. На овај начин сви знају о чему треба разговарати и могу унапред припремити сопствене речи и документацију.
Додајте резиме најважнијих ствари са састанка након што се састанак заврши, тако да сви буду у току са оним о чему се разговарало, укључујући тачке акције по потреби. А ако неко није успео да успе? Мондаи.цом се интегрише са Зоом, тако да можете додати снимак састанка за ваш тим да га касније надокнадите.
4. Постављање библиотеке тимских ресурса
Удаљеним запосленима је потребан приступ заједничким ресурсима, као што су смернице за брендирање компаније, шаблони и документи за укључивање запослених. Али прегледавање дељеног диска или фасцикли по фасциклама е-поште да бисте пронашли прави документ може бити дуготрајно.
Уместо тога, поставите библиотеку ресурса на Мондаи.цом и додајте све релевантне датотеке и везе на једно централно место. Такође можете додати коментаре сваком документу, тако да чланови тима могу постављати питања или давати повратне информације без потребе да траже праву особу за контакт.
5. Пратите тимске циљеве
Одржавање транспарентности је кључ за вођење успешног удаљеног тима. Када сви могу да виде како тим ради и шта још треба да се постигне, могу да остану фокусирани и мотивисани.
Користите функцију праћења циљева мондаи.цом да бисте поставили циљеве и кључне резултате (ОКР) за свој тим. Користите виџете као што су екран батерије или графикони, тако да сви могу да виде колико сте близу да погодите своје циљеве.
6. Коришћење аутоматизације
Мондаи.цом нуди низ функција за аутоматизацију задатака и одржавање вашег тима у вези, чак и када нисте у канцеларији. Аутоматизација олакшава максимизирање ефикасности без ометања вашег радног тока. Могу се подесити да раде ствари као што су слање подсетника, ажурирање статуса и додељивање задатака.
На пример, можете да креирате аутоматизацију која шаље поруку члану тима када им је додељен задатак. Или, можете подесити аутоматизацију да ажурира статус задатка када га неко коментарише. Максимално искористите могућност платформе да прилагоди аутоматизацију, тако да можете да извршите радње као што су премештање ставки у посебан ток посла или покретање специјалног упозорења за ваш тим са само једним клик.
Да бисте подесили аутоматизацију мондаи.цом, изаберите окидач као што је промена статуса или особа која се додељује ставци. Вашим окидачима ће бити потребан услов да им се додели, а затим ћете изабрати тачку акције, као што је обавештавање Слацк канала или слање е-поште.
7. Коришћење тимских шаблона
Поједноставите начин на који чланови вашег тима раде тако што ћете креирати низ тимских шаблона за задатке које редовно обављају. На пример, ако ваш тим одржава недељне статусне састанке, можете да креирате шаблон састанка са дневним редом и форматом састанка. На овај начин, чланови тима могу само да попуне релевантне детаље сваке недеље, без потребе да почињу од нуле.
Такође можете креирати шаблоне за укључивање нових чланова тима, планове пројеката и маркетиншке кампање.
8. Функције брзог претраживања
Продуктивност је све у раду на даљину. Лако се преоптеретити самим алатима за комуникацију и сарадњу који су имали за циљ да поједноставе наше улоге. Да бисте уштедели много времена сваког дана, навикните се да користите следеће функције:
- Брза претрага: употреба ЦТРЛ/ЦМД + К да бисте приступили брзој претрази и одмах заронили у недавно приступљене табле.
- Батцх Селецт: одавде зграбите више ставки помоћу функције Батцх Селецт на вашој табли. Кликните на поље са радњом лево од било које ставке, а затим задржите СМЕНА да кликнете на други оквир на посебној ставци.
Користећи предности функција понедељка као што су шаблони, аутоматизација и брза претрага, можете да поједноставите радни ток свог тима и повећате продуктивност.
Ако нисте продани да користите понедељак, вреди погледати и друге алате за управљање пројектима као што су Асана и Трелло. Најважније је пронаћи алат који ради за вас и ваш тим. Са правим системом на месту, можете успешно да управљате својим удаљеним тимом, без обзира где се они налазе у свету.
