Како изразити уобичајене жалбе на радном месту у професионалним имејловима

Ако сте икада радили у канцеларији, знате који су изазови у раду са много различитих људи. Чест проблем је страх да се суочите са проблематичним сарадницима и зауставите њихово понашање, али можете се професионално изразити, било да сте запослени или менаџер.

Једна од најједноставнијих метода је да своје мисли ставите у е-пошту. Разлажемо ствар кроз примере уобичајених притужби на радном месту. Научите најконструктивније начине да их изговорите и додатне трикове е-поште који вам могу помоћи.

1. Још увек чекам да завршиш тај задатак

Не раде сви истим темпом, али је проблем када једна особа одуговлачи тимски пројекат. Ако ваш задатак зависи од тога да тај сарадник пошаље своје, можете их подстаћи на акцију са неколико речи у е-поруци.

Ево неколико професионалних начина да приступите и изразите ову притужбу, које можете прилагодити својим околностима:

• Морамо да побољшамо ток посла како не бисмо каснили. Да ли је (датум и време) добар рок за вас? Тада могу да испоштујем свој рок (датум и време).
instagram viewer
• Да ли вам је потребна помоћ за овај задатак? Морамо да завршимо пројекат на време, тако да је (име сарадника) понудио помоћ у вези са свим проблемима на вашој страни.

Циљ није да вређате свог колегу, већ да поставите циљеве и решења, уз јасно стављање до знања да сте обоје део тима са активним интересовањем да се ствари ураде.

Обавезно окупите што више савети за поштовање рокова и завршетак задатака као што можете. Биће лакше саветовати људе по потреби.

2. Крајњи рок је сутра

Ево још једне уобичајене притужбе коју можда имате изнутра. Ако је ваш колега превише близу, упркос неколико подсетника, можете га мотивисати у е-поруци без губљења живаца.

Разлог због којег их контактирате је хитан, тако да решења која нудите захтевају извесну директност, чак и да бисте натерали свог сарадника да схвати ствари озбиљно.

Пробајте ове алтернативе:

• Пројекат треба да се реализује сутра, али још увек има неколико лабавих крајева. Одржимо видео конференцију са тимом данас поподне да разговарамо о решењима.
• Управа очекује пројекат сутра. Ако је мало вероватно да ћете испоштовати рок, да ли бисте могли да објасните зашто у извештају, који можемо да поднесемо са свим осталим?

Иако су е-поруке лакши начин за изражавање тешких мисли, оне немају исти утицај као лично разговарање о проблемима. Дакле, када покушавате да промените нечије лоше навике у току рада, ваша е-пошта мора да буде јасна и паметна да бисте привукли њихову пажњу.

3. Престани да одуговлачиш

Исти конструктивни приступ је најбољи за све ваше притужбе на радном месту, изречене мирним и неутралним језиком. На крају крајева, колега који одуговлачи може да оптерећује ток посла, али то не чини увек јер је лењ.

Погледајте да ли има превише ометања или су преоптерећени задацима. Пронађите проблем и прилагодите своју е-пошту решењима и подстицајима. Узмите инспирацију из ових примера:

• Канцеларија може да омета. Ако вам отежава фокусирање на посао, хајде да разговарамо о променама и циљевима које можемо да поставимо за вас.
• На крају недеље, хајде да прегледамо свачије завршене и преостале задатке, како бисмо следећу недељу могли да искористимо продуктивније.

4. Немам времена да радим све ове задатке

Ваша стратегија писања е-поште требало би мало да се промени када покушавате да се заштитите од сагоревања. Поента је да покажете да знате своје обавезе, како да их одредите по приоритетима и за шта нисте одговорни.

Љубазно поставите границе, користећи изразе попут ових у вашим имејловима:

• Радо бих помогао у том задатку. Да ли бисте могли да сачекате док не завршим своје тренутне задатке? Доспевају раније.
• Нажалост, ако прихватим још неке задатке, биће ми потребан прековремени рад. Можете ли да га прођете (име извршног директора) и разговарате о томе како би то функционисало?

Ако ваше радно место користи софтвер за управљање тимом, може бити лакше да делите свој пуни распоред. Можете такође организујте своје задатке у Асани, на пример, да би се важни послови учинили јасним, укључујући њихове рокове и сараднике.

5. Не радим за тебе

Доминантни сарадници могу да одведу своје понашање предалеко, очекујући да скочите када их позову или прихватите додатне послове од њих. Ово је још једна ситуација којој су очајнички потребне границе.

Пре него што предузмете озбиљније мере, покушајте да резонујете са својим колегом путем добро осмишљене е-поште. Требало би да буде учтив, али чврст јер успоставља вашу равноправну позицију на радном месту. Ево неколико формулација које треба испробати:

• Жао ми је што чујем да је ваш посао огроман. Нећу моћи да вам помогнем због својих обавеза, али ако се обратите свом менаџеру, могли бисте да израдите одрживији план.
• Хвала вам што мислите на мене за овај посао, али боље одговара другом одељењу. Ако имају времена, можда ће сарађивати са вама.

6. Престаните да причате о људима

Конкуренција на радном месту је неизбежна. Нажалост, због тога колеге настоје да се истакну, чак и ако то значи да се упадају у разговоре како би изнели своје мишљење. Неки људи такође несвесно прекидају и не схватају да је то досадно.

Постоје дипломатски начини да их охрабримо да престану са таквим понашањем. Пошто они то можда раде због пажње, апелујте на ту њихову страну у својој е-пошти, истовремено подстичући размишљање тимског играча.

Покушајте нешто попут ових израза:

• Често дајете вредне идеје. Ваш проактиван приступ проналажењу решења је забележен. Сваки члан особља је подједнако важан за компанију и волимо да чујемо свачији глас на радном месту.
• За овај пројекат је потребан тимски рад, као и јасна комуникација. Да би се обезбедила неометана сарадња, свако ко доприноси дискусији мора имати једнаку шансу да говори.

Ако покушавате да управљате тимским пројектом са људима који имају тенденцију да разговарају једни преко других, можете поставити основна правила у групној е-поруци. Финд савете који побољшавају писмену комуникацију и користите их за стварање пријатељског, али продуктивног окружења.

7. Престаните да ми шаљете поруке ван посла

Да ли вас колега или шеф контактира у слободно време? Ово је уобичајен проблем који обично укључује слање порука. Посебно је непријатно када нисте толико упознати или желе да разговарају док се ви морате опустити.

Ако игнорисање ових људи не функционише или оду предалеко, ваше најбоље решење је да им пошаљете е-пошту са објашњењем вашег става. Порука треба да истакне важност професионалних граница и, посебно, вашег слободног времена.

Погледајте ове опције и видите како можете да их прилагодите својим потребама:

• Имајте на уму да можда нећу бити доступан за разговор након радног времена због личних послова. Радо разговарам о пословима у вези са послом када се вратим у канцеларију.
• Колико год ми је мој посао важан, пати ако не искористим у потпуности своје слободно време. Стога се надам да можете да цените моју потребу да резервишем комуникацију у вези са послом за радно време.

8. Не говори тако

Сарадници често забораве да су у професионалном окружењу и могу да кажу погрешну ствар или да уђу у неприкладне разговоре. Ово понашање може врло брзо учинити радни простор веома непријатним.

Морате се позабавити таквим проблемима пре него што изазову трење и ескалацију. Ако не можете да одведете своје колеге на страну на лицу места, брза е-порука може учинити трик.

Узмите идеје из следећих израза:

• Иако веома ценимо пријатељску сарадњу, постоје теме разговора које треба да остану ван радног места. Помозите нам да одржимо мирно окружење и избегавамо дискусију (осетљиве теме).
• Раније данас дошло је до интеракције због које је особље било непријатно. Молимо да дате све од себе да задржите професионалан став и промовишете пријатељски тимски рад.

Може бити корисно да прецизирате шта је речено, тако да ваш сарадник тачно зна шта треба да избегава у будућности. Такође, размислите о састављању веб странице или документа са детаљима о нежељеним темама и понашањима, које затим можете приложити или повезати у својој е-поруци.

Општи савети за писање е-порука за решавање проблема на радном месту

Имејлови могу бити ваш најбољи пријатељ када је у питању решавање тешких ситуација у канцеларији без суочавања са запосленима лицем у лице.

Ево неколико додатних савета које треба имати на уму који могу учинити процес ефикаснијим.

• Уравнотежите негативност е-поште са позитивним тачкама да бисте подстакли побољшање.
• Уверите се да ваш формални језик не прикрива оно што покушавате да кажете.
• Будите јасни и концизни — непроцењиви када писање дугих мејлова.
• Чувајте имејлове у архиви за будућу употребу у случају да се ствари не поправе.

Будите спремни да се ухватите у коштац са различитим изазовима на радном месту

Тимови се стално суочавају са проблемима, посебно када су под стресом. Било да се ради о физичком или дигиталном окружењу, било да сте шеф или члан особља, вреди знати најбоље начине да промените навике на боље.

Дипломатија путем е-поште је добра стратегија све док притужбе изражавате јасно и професионално. Али немојте занемарити друге ресурсе попут дигиталних алата дизајнираних да олакшају тимски рад.

5 алата за превазилажење изазова у комуникацији на даљину

Реад Нект

О аутору