8 уобичајених грешака у комуникацији које треба избегавати у виртуелним тимовима (и шта да се ради уместо тога)

Пошто сте променили начин на који ваша организација функционише, од виталног је значаја да одвојите време да негујете добру културу комуникације у свом виртуелном радном простору. То је зато што начин на који сте комуницирали са колегама у традиционалном канцеларијском окружењу не мора нужно да се преводи у виртуелни свет.

Према томе, преписивање ваше комуникационе књиге кључно је за успех у виртуелном тиму, а један од начина да то постигнете је да знате шта не треба да радите.

1. Коришћење е-поште као примарног начина комуникације

Иако е-пошта још увек има улогу на данашњем удаљеном радном месту, она не би требало да буде ваш примарни начин комуникације. Можете брзо да изгубите траг о порукама када су закопане у пријемном сандучету, што доводи до смањења продуктивности.

И даље можете да користите е-пошту за комуникацију са клијентима и циљање потенцијалних клијената. Међутим, постоје и други практични алати за комуникацију који су погоднији за размену порука и сарадњу са вашим удаљеним колегама.

Алати за тренутну размену порука као што су Слацк су добри за брзе разговоре напред-назад и креирање канала за одређене теме или пројекте. Такође можете користити апликације за размену порука као што су Твист да комуницирају асинхроно, док алати за управљање пројектима попут Трелло или Асана омогућавају вам да креирате, додељујете и пратите задатке.

2. Неуспешно планирање разлика у временским зонама

У традиционалном канцеларијском окружењу људи обично раде у истом простору и током истог радног времена. Међутим, када имате виртуелне чланове тима у различитим временским зонама, ствари могу постати компликованије осим ако то не планирате.

Морате бити свесни временских разлика и пронаћи сате које се преклапају да бисте заказали састанке. Међутим, не морате да памтите временске зоне или локације својих колега да бисте то постигли. Можете користити претвараче временских зона као што су Тимезоне.ио или апликације за дељени календар као што су Цалендли за помоћ у заказивању и управљању временом састанака. Ово вам омогућава да блокирате време које је погодно за све.

3. Прекомерно ослањање на текстуалну комуникацију

Комуникација само путем текста је лишена невербалних знакова као што су говор тела, контакт очима и изрази лица, што лако може довести до погрешних тумачења и сукоба. У виртуелном окружењу, од суштинског је значаја да користите различите комуникационе медије да бисте пренели своју поенту, укључујући алате за видео конференције као што су Гоогле Меет или Зоом.

С обзиром на то да можда нећете моћи да се састанете физички, ови алати нуде следећу најбољу ствар јер вам омогућавају да видите и чујете своје колеге. Осим што стварају више личних веза, видео позиви такође боље објашњавају сложене задатке.

Међутим, не можете увек да пређете на видео позив, посебно када радите са људима у другим временским зонама. У том случају можете користити асинхрони видео алат као што је Воодле за снимање и слање видео порука.

4. Очекујем да ће сви бити доступни све време

Као резултат свих комуникационих алата на дохват руке и усвајања политике рада на даљину, границе између посла и личног живота су све нејасније. Ово је довело до „увек укључена” култура рада: нереална очекивања да људи треба да буду доступни да одговоре на поруке у вези са послом или да одговоре на захтеве посла у сваком тренутку.

Да бисте то избегли, морате поставити неке границе. Ово укључује креирање прилагођеног распореда рада на даљину, постављање ваше доступности у комуникационим алатима на радном месту и искључивање обавештења за поруке које нису хитне ван радног времена.

5. Не водећи рачуна о културним/верским разликама

Због чињенице да вам рад на даљину омогућава да регрутујете таленте из разних делова света, то је потребно бити свестан културних и верских разлика које могу негативно утицати на комуникацију и тим динамике.

На пример, људи из различитих култура и религија могу да поштују одређене празнике и могу бити недоступни за посао или имати другачије радно време у то време. Дакле, можда ћете морати да пратите ове дане и у складу са тим прилагодите рокове или планове комуникације.

6. Не стварамо простор за необавезне разговоре

У окружењу рада од куће, може бити лако превидети потребу за друштвеном интеракцијом између колега. Међутим, рад на даљину усамљеност је озбиљна брига која може смањити продуктивност и задовољство послом.

Да бисте се борили против овога, морате пронаћи начине да подстакнете необавезне разговоре. То можете постићи стварањем виртуелних могућности за хлађење воде. На пример, креирање посебне групе за необавезне разговоре у алату за ћаскање на радном месту. Овде разговарате о темама које се не односе на посао, као што су планови за викенд, омиљена емисија или хобији.

Овим можете додатно повећати ангажман унутар свог тима идеје за паузу за кафу.

7. Имати превише састанака

Иако је важно да имате редовне пријаве са својим тимом, не желите да претерујете са састанцима. Реалност је да неки састанци нису вредни вашег времена, па чак могу бити штетни по вашу продуктивност.

Дакле, пре него што закажете још један састанак, запитајте се да ли је то заиста неопходно и да ли нема других начина да пренесете своју поруку. Када одлучите да имате састанак, покушајте да будете што продуктивнији тако што ћете креирати дневни ред и унапред га поделити, држећи га кратким и присуством само потребним људима.

Поред тога, доделите некоме да правилно документује записнике састанка и сачува их на централној локацији где сви могу да им приступе. Ово ће помоћи да се смањи потреба за будућим састанцима на којима би се разговарало о ономе што се догодило на претходним сесијама.

8. Непрепознавање прекретница и прослављање успеха

Препознавање и прослављање успеха вашег тима је од суштинског значаја за подизање морала и ангажовања. Рад од куће није разлог да занемарите ову виталну активност изградње тима.

Можете се ослонити на алате за препознавање запослених као што су Бонусли да прославите успехе вашег тима и препознате појединачна достигнућа. Такође можете да га интегришете у свој Слацк радни простор, тако да чланови тима могу лакше да дају и примају похвале.

Избегавајте ове грешке да бисте побољшали тимску комуникацију на даљину

Иако радно окружење на даљину има своје изазове, оно такође нуди многе могућности за раст и успех. Углавном још увек учимо како да се најбоље сналазимо у овом новом начину рада.

Познавање ових уобичајених замки може вам помоћи да их избегнете и створите успешно радно окружење на даљину за вас и ваш тим.

5 алата за превазилажење изазова у комуникацији на даљину

Реад Нект

О аутору