4 најбоља савета за смањење преоптерећења е-поште

Углавном, трошење сати вашег радног дана на комуникацију није најпродуктивнија употреба вашег времена. У идеалном случају, комуникациони алати као што је е-пошта би требало да вас оснаже да урадите свој најбољи посао, а не супротно.

Нажалост, е-пошта је постала свеобухватан облик комуникације који вам лако може усисати дан, одузимајући вам време и продуктивност.

У овом чланку ћемо представити неке практичне стратегије и алате за борбу против преоптерећења е-поште.

Шта је преоптерећење е-поште и како то утиче на вашу продуктивност?

Преоптерећење е-поште је немогућност да будете у току са бројем е-порука које примате или шаљете. То се дешава када имате више порука у пријемном сандучету него што можете разумно да решите.

Дакле, који су знаци да се борите са преоптерећењем е-поште?

• Осећате се као да стално заостајете са својом е-поштом и никада не можете да сустигнете.
• Под стресом сте сваки пут када проверите своју е-пошту јер имате много порука са којима треба да се бавите.
• Добијате превише накнадних е-порука јер се борите да будете у току са својим порукама.
instagram viewer
• Имате јаку потребу да стално проверавате своју е-пошту, чак и када сте заузети другим задацима или чак и када покушавате да се опустите код куће.

Нисте сами ако имате неке од ових симптома. Преоптерећење е-поште је уобичајен проблем са којим се суочавају многи људи, али како смо доспели овде? Постоји много разлога зашто је преоптерећеност е-поштом постала толика забринутост, а пре свега широко усвајање е-поште као примарног средства унутрашња комуникација на радном месту.

Ово је постало горе са ширењем радне снаге на даљину, пошто су се личне интеракције претвориле у комуникацију путем е-поште. На крају, али не и најмање важно, култура рада у реалном времену и стално укључена значи да се од људи очекује да увек буду доступни да одговоре на е-пошту, чак и ван радног времена.

Сви ови фактори су довели до ситуације у којој људи проводе све више времена на имејлу, што је довело до неколико негативних последица, укључујући:

• Повећан ниво стреса
• Потешкоће да останете фокусирани
• Потешкоће у испуњавању рокова
• Појачани осећај преплављености
• Смањена продуктивност услед промене контекста.

Ове последице нису ограничене само на појединце, јер могу имати таласан ефекат на тим или компанију. Дакле, како се можете борити против преоптерећења е-поште и повратити контролу над својим временом и продуктивношћу?

Најбољи савети за решавање преоптерећења е-поште

1. Групна активност е-поште

Батцхинг задатака је ефикасна техника продуктивности што укључује груписање сличних задатака и њихово довршавање у одређено време. Овај приступ можете применити на е-пошту тако што ћете групирати све активности везане за е-пошту у одређене временске интервале.

Пошто читање или одговарање на е-пошту није нужно ментално захтеван задатак, можете подесити време ван ваших продуктивних сати да то урадите, на пример, рано ујутру или касно поподне, у зависности од вашег хронотипа. Ова стратегија вам може помоћи да избегнете искушење да стално проверавате своју е-пошту и будете увучени у вртлог е-поште.

Можете користити апликације за мешање времена као Гоогле календар да блокирате време за активности везане за е-пошту. Такође можете да прилагодите обавештења путем е-поште тако да долазе само током временских интервала активности е-поште.

2. Откажите претплату на непотребне поруке е-поште

Сви они досадни билтени и промотивни мејлови на које сте се претплатили пре много година, али никада нисте прочитали, могу бити значајан извор преоптерећења е-поште. Отказивање претплате на ове е-поруке може да уништи ваше пријемно сандуче.

Постоји много начина да откажете претплату на е-пошту, али најчешћи је проналажење везе „одјава“ на дну е-поште. Међутим, ако сте се претплатили на стотине е-порука, отказивање једне по једне може бити застрашујући задатак. Ако је то случај, има их много алати који вам могу помоћи да организујете своје имејлове, укључујући Унролл.ме, што вам омогућава да се масовно одјавите са е-поште са само неколико кликова.

На крају, такође можете подесити посебан налог е-поште за промотивне поруке да бисте очистили своје примарно пријемно сандуче. На овај начин ограничавате приступ својој примарној/пословној имејл адреси само на важне поруке.

3. Подесите филтере е-поште

Филтери ефикасно управљају вашом е-поштом тако што аутоматски сортирају ваше поруке у одређене фасцикле на основу одређених критеријума. На пример, можете да подесите филтер да аутоматски брише е-пошту одређеног пошиљаоца пре него што стигне у пријемно сандуче.

Филтери вам могу помоћи да ефикасније управљате имејлом на следећи начин:

• Помаже вам да останете организовани.
• Спречавање да нерелевантне е-поруке затрпају ваше пријемно сандуче.
• Омогућава вам да брзо пронађете е-пошту на основу одређених критеријума.

Можете подесити филтере у свом клијенту е-поште; на пример, можете их искористити паметни Гмаил филтери или користите услугу филтрирања е-поште као што је СанеБок.

У идеалном случају, е-пошта не би требало да буде једино средство комуникације на вашем радном месту. Можете да користите е-пошту за одређене сврхе, на пример, да ажурирате клијента о пројекту или да испоручите садржај дугог формата.

У многим случајевима можете користити друге интерне комуникационе алате, као што су:

• Слацк је апликација за размену радних порука која вам омогућава да комуницирате са колегама и тимовима. Можете га користити у различите сврхе, као што су дељење датотека, групни разговори и креирање канала за одређене пројекте.
• Твист је асинхрони комуникациони алат који омогућава колегама да размењују поруке без притиска или очекивања тренутног одговора. Идеалан је за тимове који желе да превазиђу сталне прекиде у обавештењима и имају већу контролу над својим временом.
• Асана је алатка за управљање пројектима која вам омогућава да пратите напредак на задацима, делите датотеке и комуницирате са члановима тима. То је одличан алат за рад заснован на пројектима или тимове који треба да сарађују на задацима.
• Спике је све-у-једном решење за е-пошту које вам може помоћи превазиђите преоптерећење е-поште и повећајте продуктивност. Можете да користите Спике да интегришете све своје постојеће налоге е-поште, организујете пријемно сандуче, сарађујете са колегама и још много тога.

Повратите контролу над пријемним сандучетом е-поште да бисте повећали своју продуктивност

Преоптерећење е-поште може бити главни убица продуктивности. Међутим, користећи стратегије и алате наведене у овом чланку, можете смањити неред у ваше пријемно сандуче и повратите контролу над вашом комуникацијом путем е-поште, повећавајући вашу продуктивност у том процесу.

Како спречити да ваша е-пошта оде у нежељену пошту: 6 савета

Ваше имејлове можда неће редовно стизати у пријемно сандуче ваших прималаца ако их филтери за нежељену пошту блокирају. Ево како то можете спречити.

Реад Нект

О аутору