Како направити таблу за захтеве пројекта у ЦлицкУп-у

Делегирање задатака или тражење помоћи понекад може оставити људе да се осећају непријатно. Било да се ради о анксиозности постављања питања на погрешан начин или бризи о томе шта неко други може мислити, то је уобичајен изазов на радном месту.

Чак и они који су добро обучени у подели задатака могли би имати користи од трошења мање времена на саопштавање детаља. Може бити исцрпљујуће пратити све о чему сте разговарали у имејловима, порукама и састанцима - посебно када изгубите траг о прилогу, детаљу или питању.

У овом чланку ћемо вас провести кроз како да направите таблу са захтевима за пројекат у ЦлицкУп-у која чини делегирање брзим и безболним.

Које колоне ћете укључити у свој одбор за захтеве пројекта?

Када креирате таблу са захтевима пројекта у ЦлицкУп-у, циљ је да се уштеди време. Требало би да буде јасно коме додељујете пројекат, када желите да га обави, и ниво приоритета, као и ко поставља захтев. То можете брзо да урадите додавањем колона повереник, рок предаје, приоритет, и створио свом одбору.

Ако се питате зашто створио колона је важна, то је из два разлога. То помаже вашим саиграчима да знају кога да питају ако наиђу на питање. Такође им омогућава да знају коме подносе извештаје ако имате више људи који додељују пројекте.

Не можете променити ко се појављује у створио колону, тако да ако креирате задатак у име неког другог, можете то забележити у опису.

Поред тога, можда ћете приметити повереник колона подразумевано садржи једно име. Ако желите да ставите више од једне особе на задатак, можете укључити више особа. Да бисте то урадили, кликните на икону свог профила у доњем левом углу, идите на Подешавања, изаберите ЦлицкАппс, и укључите Вишеструки носиоци ин опцијама.

Ако желите да доведете неког другог у пројекат ко не ради активно на њему, можете га додати као посматрач, или ако желите да ваши саиграчи сами преузимају задатке, можете једноставно оставити колону празну.

Повезан: ЦлицкУп вс. Асана: Шта је боље за управљање пројектима?

Поред четири горе поменуте колоне, ЦлицкУп нуди многе друге које ће вам помоћи да саопштите специфичности пројекта. На пример, ако су ваши задаци временски осетљиви, можете користити датум креирања колона да покаже колико дуго стоји. Такође можете користити процена времена колону да својим саиграчима дате информације о томе колико дуго пројекат може да траје.

Да бисте схватили које колоне желите да користите, одвојите мало времена да размислите о начину на који ваш тим већ дели задатке, изаберите шта функционише и прилагодите таблу тако да одговара вашим потребама.

Како поставити таблу за захтеве пројекта у ЦлицкУп-у

Први корак у прављењу табле са захтевима пројекта је креирање нове листе у вашем радном простору. Да бисте то урадили, пређите курсором преко имена вашег радног простора на бочној траци и кликните на дугме за додавање. Именујте своју листу у складу са тим.

Затим уметните колоне које желите да користите ако већ нису тамо. Пронаћи ћете њихову дугачку листу када изаберете опцију додавања у горњем десном углу листе. Имајте на уму, мање је више. Ако додате превише информација у свој одбор, то може на крају збунити ваше сараднике - посебно оне који су нови у софтверу за управљање пројектима.

Такође ћете желети да заузмете минималан приступ статусима. Да бисте изменили своје статусе, пређите курсором преко Урадити или било коју картицу статуса на вашој табли, кликните на три тачке на десној страни и идите на Управљајте статусима. Изаберите обичај и креирајте оне које желите да користите за комуникацију са својим тимом.

Пример користи урадити, у току, и комплетан, али можете постати креативнији ако желите. Ако користите плочу за полагање права на пројекте, можда ћете желети да је користите отворен уместо обавеза и имати додељен статус да себи и другима дате до знања да је неко други на томе, чак и ако још нису почели да раде.

Такође можете користити опције као што су заглавити за комуникацију саиграчу је потребна помоћ, или на чекању да брзо поделите да пројекат није ни у току ни завршен.

Како радити у оквиру одбора за захтеве пројекта

Идеја иза табле са захтевима пројекта је да се ограничи комуникација приликом делегирања задатака. Није да нећете делити детаље или одговарати на питања, али све то радите на једном месту, тако да ви и ваш тим знате где да пронађете информације.

Детаљи у колонама дају примаоцу брзи преглед очекивања пројекта. Поред тога, можете ставити детаљне белешке у задатак тако што ћете кликнути на његово име.

Овде ћете пронаћи место где можете да опишете задатак свом саиграчу, приложите датотеке и комуницирате напред-назад у коментарима.

Такође можете додати посматрача у пројекат кликом на симбол ока у горњем десном углу. Ово је слично као да некоме пошаљете копију у е-поруци.

Када ваш саиграч почне да ради на задатку, мења статус у у току да покаже да је у току и комплетан када заврше. ЦлицкУп аутоматски сакрива завршене задатке, али можете их погледати у било ком тренутку кликом емисија затворена у горњем десном углу.

Имајте на уму да свако може да додели пројекте у ЦлицкУп-у, тако да ће ваша табла за захтеве пројекта радити у оба смера. На тај начин, ако имате колегу коме је потребна ваша помоћ у нечему, он може да вам креира и задатак.

Повезан: Шта је ЦлицкУп? Најбоље карактеристике управљања пројектима

Ако радите са великим тимом и сматрате да је ваша табла за захтеве пројекта презаузета, можда ћете желети да направите засебне за свако одељење. Такође можете креирати плоче са захтевима за пројекте за појединачне људе ако ваша компанија има много задатака или некоме треба додатни део фокуса један на један.

Поред тога, ако откријете да имате неке визуелне људе у свом тиму, можда ћете желети додајте поглед на таблу који користи систем картица уместо листе.

Усредсредите се на одбор за захтеве пројекта

Прављење табле са захтевом за пројекат је брз пројекат који могу да преузму и почетници и искусни ЦлицкУп корисници. Коришћење једног неће само помоћи да се ограничи прескакање између е-порука и порука приликом делегирања задатака, већ може и смањити количину времена које проводите на састанцима, заказаним или не.

Само будите сигурни да објасните свом тиму како то функционише и дајте им до знања да и они могу затражити помоћ од вас или једни од других када им је потребна.

ЦлицкУп вс. Појам: Шта је боље за пројектну сарадњу?

ЦлицкУп и Нотион су два најбоља алата за сарадњу на пројекту. Сазнајте шта је боље за вас.

Реад Нект

О аутору