Како повећати продуктивност на радном месту разменом знања

Живимо у времену у којем је приступ информацијама и знању лакши него икад и на томе можемо захвалити технологији.

Међутим, размена знања није увек стандардна пракса на радном месту због нејасне интерне комуникације, гомилања знања и недостатка практичних дигиталних алата.

У овом чланку ћемо разговарати о томе зашто морате побољшати размену знања и како то можете постићи на свом радном месту.

Шта је размена знања на радном месту?

Размена знања је размена информација између људи, тимова или одељења ради побољшања сарадње и постизања циљева организације. Велике су шансе да запошљавате одређене запосленике из велике групе људи због њиховог знања у одређеној области и начина на који ће то користити у вашој организацији.

Замислите колико би то знање могло бити корисно када ти појединци почну дијелити своју стручност и радити као јединица. Размена знања помаже у стварању ангажованије радне снаге повећавајући креативност, иновативност, сарадњу и продуктивност.

Због тога је од виталног значаја успостављање ефикасног система за управљање, размену и употребу знања у вашој организацији. Ево неколико савета и алата који ће вам помоћи да то постигнете:

1. Направите интерни Вики компаније

У општем смислу, технологија је значајно повећала доступност информација и знања на радном месту. Међутим, запослени и даље проводе доста времена покушавајући да пронађу одређене информације.

Зашто? То је делом зато што се информације о компанијама шире на различите начине алати интерне комуникације попут е -поште, што отежава проналажење и ажурирање информација, ефикасно укључивање нових запослених или одговарање на уобичајена питања једном заувек.

Можете избећи овај губитак времена и продуктивности и повећати размену знања централизовањем информација на интерној вики.

Интерна вики је централизована енциклопедија компаније коју запослени могу користити за креирање, организовање и размену знања како би помогли свима да продуктивно обављају свој посао. Интерна вики ваша компанија може укључивати записнике са састанака, смернице компаније, вести о компанији, стандардне оперативне процедуре, упутства о софтверу компаније и још много тога.

Иако ово може звучати као компликован подухват, можете користити интерне алате прилагођене викијима, попут Гуру да бисте створили базу знања којој је лако приступити, уређивати је и навигирати. Гуру вам омогућава да интегришете друге алате за управљање знањем и комуникацију како бисте имали све релевантне информације на једном месту.

Преузимање: Гуру за Андроид | иОС (Бесплатна пробна верзија, доступна је премиум верзија)

2. Смањите комуникацијске баријере

Побољшање размене знања у вашој организацији значи и стварање комуникационих мостова између запослених у различитим одељењима, удаљених тимова и руководства. Од виталног је значаја смањити баријере комуникације што је више могуће како се чланови тима не би осећали одвојеним једни од других.

То можете постићи коришћењем софтвера за комуникацију на радном месту у реалном времену, попут Слацк. Овај алат ефикасно омогућава комуникацију један на један и међуфункционалну сарадњу између различитих одељења путем Слацк канала како би се олакшало размена знања.

Слацк вам то омогућава сачувајте поруке и датотеке, и брзо их пронађите претраживањем. Такође можете користити ове напредне савете за Слацк претрагу да бисте уштедели више времена.

Даље, можете увести а виртуелни хладњак воде канал за интеракцију колега током паузе или након посла, размену идеја, упознавање нових запосленика итд., за стварање културе лаке комуникације и отворености.

Преузимање: Слацк фор Андроид | иОС (Доступна је бесплатна, премиум верзија)

3. Искористите тихе састанке

Један од главних разлога зашто тихи састанци могу помоћи повећати сарадњу и продуктивност ваших тимова то је зато што промовишу ефикасну размену знања.

То је могуће јер чланови тима већину додељеног времена користе за размену идеја писањем, чиме превазилазе колеге притисак или ризици да отворенији људи засене своје интровертиране колеге током конвенционалног (вербалног) састанци.

Тихи састанци могу бити посебно корисни за стварање идеја, јер сви учесници имају једнако време за ефикасно размишљање и размену знања.

4. Процените свој процес укључивања

Рад у новом окружењу може бити застрашујуће искуство за већину људи. Новим запосленима често треба времена да се прилагоде новом окружењу, аклиматизују се на нове улоге, одговорности и тимове.

Срећом, додељивање нових запослења ментору или ефикасан процес укључивања ради олакшавања протока информација може помоћи у превазилажењу ових изазова.

Због тога је од виталног значаја да преиспитате свој процес укључивања кроз објектив размене знања, јер вам пружа савршену прилику да укорените његове вредности у вашој организацији. То ће помоћи новим запосленима да знају да су њихови увиди вредни и да ће им бити лакше да их деле од првог дана.

С тим у вези, процените свој процес укључивања да бисте утврдили како можете додати више могућности за размену знања. На пример, можете да креирате водич за обуку на својој интерној вики за нова запошљавања, укључујући релевантне информације као што су упутства, смернице компаније и очекивања, изјаве о мисијама итд.

Осим тога, можете користити алате попут Крофна на Слацку како бисте упарили новозапослене са менторима или пријатељима који им се придружују и пружили им срдачну добродошлицу, разменили лежерне разговоре како бисте помогли да се унесе осећај припадности и створе смислене везе.

Имати кохезивне тимове који беспрекорно раде заједно на различитим пројектима од виталног је значаја за сваку успешну организацију. То можете постићи стварањем културе сарадње која оснажује чланове тима да размењују идеје, знања и вештине за постизање заједничког циља.

Алати за управљање пројектима помажу у јачању сарадње доводећи различите људе да раде на пројекту, прате њихов напредак, додају релевантне информације и комуницирају.

Можете користити алате за управљање пројектима попут Асана да би сви чланови вашег тима били у току како бисте били сигурни да раде у синергији. Асана свима олакшава приступ, проналажење и размену информација на једном месту. Овај алат може побољшати продуктивност вашег тима помажући вам да организујете све своје пројекте и знајући на чему сви раде како бисте избегли дуплирање напора.

Преузимање: Асана за Андроид | иОС (Доступна је бесплатна, премиум верзија)

Побољшајте продуктивност свог радног места разменом знања

Размена знања један је од стубова сваке продуктивне организације.

Горе наведене савете и алате можете користити за стално повећање ангажмана и продуктивности вашег тима подстицање постојећих запослених на размену знања и уношење ове вредности код нових запосленика из почетак.

Како побољшати мотивацију и ангажовање вашег тима

Борите се да ваш тим допринесе? Погледајмо како повећати њихову мотивацију и ангажовање.

Прочитајте следеће

О аутору