Како једноставно планирати пројекат помоћу Дропбок папира

Планирање пројекта може бити заморно и неодољиво, посебно када захтева да цео ваш тим сарађује на одвојеним задацима, сесијама размишљања и још много тога.

Срећом, постоје технолошки алати који могу поједноставити процес планирања пројекта. И најбоље од свега, неки од њих су бесплатни. Дропбок Папер је бесплатан алат за креирање и уређивање докумената који се нуди преко Дропбок-а. Све што вам треба је Дропбок налог.

Планирање пројеката помоћу Дропбок папира

Дропбок папир садржи све алате који су вам потребни за лако и брзо планирање пројеката. На пример, можете да користите алатку за временску линију за постављање датума за задатке и до визуализујте цео свој пројекат.

Такође можете креирати листе обавеза и означити одређене чланове тима који су одговорни за сваки задатак. Најбољи део? Све ово можете да урадите у једном документу, што олакшава праћење свих детаља.

Дропбок папир је погодан за размишљање

Пре него што се удубимо, желимо да поделимо ово: Не морате да схватите цео пројекат пре употребе ових алата. Такође, можда ћете желети сазнајте више о томе шта је заправо Дропбок Папер.

Лако је сарађивати са својим тимом да бисте размишљали о пројектима док их планирате. Сви чланови вашег тима могу истовремено да прегледају и уређују Дропбок Папер документе.

Израда временских рокова помоћу временске линије пројекта

Прво, направимо основну временску линију пројекта. Отворите нови документ Дропбок Папер и назовите га према свом пројекту. Затим следите ове кораке:

1. На дну документа видећете траку са алаткама Дропбок Папер. Изаберите икону временске линије, која изгледа као минијатурни календар.
2. Ваша временска линија ће се појавити. Затим изаберите стрелицу поред 2 недеље да изаберете дужину вашег пројекта.

Постављање прекретница

Следећи корак је да поставите прекретнице пројекта које желите да ваш тим заврши током пројекта. Урадити тако:

1. Пређите курсором преко датума и а Икона заставе Појавиће. Изаберите га.
2. Именујте своју прекретницу.

Ако погрешно унесете прекретницу или једноставно желите да је уклоните, кликните на прекретницу на временској линији и изаберите икону корпе за отпатке.

Додавање у задатке

Када сте унели све своје прекретнице, сада ћете желети да прођете и додате одређене задатке до датума рока. Ово су задаци које треба да испуните да бисте достигли сваку прекретницу.

1. Пређите курсором преко празног простора испод сваког датума да би се појавила сива област. Изаберите га да бисте отворили Прозор нове ставке.
2. Унесите назив задатка и додајте опис задатка ако је потребно.
3. Доделите задатак тако што ћете изабрати Додели икона (тело са кругом око њега).

Ако желите да скренете пажњу на одређене задатке, можете их означити бојом тако што ћете изабрати Икона палете у горњем десном углу прозора. На пример, задатке високог приоритета можете да обојите црвеном бојом.

Организовање задатака помоћу листе обавеза

Ако желите да се одрекнете временске линије, можете користити алатку Листа обавеза. Или, можете да користите листу обавеза са алатком Тимелине за даље организовање пројектних задатака.

На пример, можете поставити кључне прекретнице у временску линију и своје задатке са датумима унутар листе обавеза. Када се задаци заврше, једноставно означите поље поред задатка.

Да бисте подесили листу обавеза:

1. Изаберите Икона листе обавеза (који изгледа као квачица) на траци са алаткама на дну екрана.
2. Унесите назив свог задатка.
3. Изаберите датум и унесите датум.
4. Ако желите да доделите задатак некоме у свом тиму, изаберите Додели икона и унесите њихово име или адресу е-поште.

То је то! Ако желите да дате коментаре о одређеним задацима, то можете учинити тако што ћете изабрати Икона коментара (који личи на говорни облачић) поред задатка.

Додатне функције за планирање пројекта

Након што попуните временску линију пројекта и листу обавеза, на добром сте путу да планирате савршен пројекат. Ако желите да планирате свој пројекат још даље, ево неколико додатних функција које би могле бити од помоћи.

Означавање докумената

Да ли имате више докумената за сваки пројекат на којем радите? Ово може брзо постати збуњујуће и фрустрирајуће за ваш тим. Најједноставнији начин да организујете документе пројекта је означавање.

Означавање (#) вам омогућава да поставите ознаку на своје документе и датотеке, тако да их лако можете пронаћи у претрази. Да бисте означили своје документе:

1. Пронађите документ или датотеку коју желите да означите у Дропбок-у и изаберите је.
2. У прозору са десне стране додајте ознаку у Додајте ознаку кутија.
3. Користите ознаке које су описне за ваш пројекат. На пример, #Марцх2022МаркетингЦампаигн би функционисала у овом примеру.

Када желите да пронађете документе са својим ознакама, унесите ознаку у Дропбок траку за претрагу.

Шаблон за планирање пројекта

Не желите да морате да креирате пројекат у Дропбок-у од нуле? Дропбок то олакшава са шаблоном за планирање пројекта који можете пронаћи овде.

Једноставно изаберите Користите шаблон, а шаблон ће се отворити унутар вашег Дропбок Папер налога. Овај шаблон укључује и листу обавеза и временску линију, као и друге информације као што су информације о пројекту.

Унесите своје податке и бићете спремни. Такође се може у потпуности уређивати, тако да можете да уносите измене у складу са вашим специфичним потребама.

Још један одличан начин да своје пројектне датотеке држите заједно је да повежете те датотеке са главним пројектним документом.

Да бисте користили ову функцију, отворите документ планирања пројекта. Затим следите ове кораке:

1. На траци са алаткама изаберите Убаците икону Дропбок датотеке, који изгледа као отворена кутија.
2. Помоћу траке за претрагу пронађите датотеку коју желите да убаците у свој документ. Ово може бити било шта, од уговора до презентација. Такође можете да отпремите документе тако што ћете изабрати Додај фајлове.
3. Означите документ и изаберите Изабери.
4. Датотека, документ или слика биће уметнути у ваш документ. Такође можете кликнути на датотеку да бисте је даље отворили и видели на целом екрану.

Шта још можете да урадите са својим Дропбок налогом?

Дропбок Папер је одличан алат за све, од планирања пројеката до креирања докумената заједно са визуелним елементима. Дакле, шта још можете да урадите са својим Дропбок налогом? Небо је граница.

3 јединствене и креативне употребе Дропбок налога

Дропбок налози имају низ јединствених употреба у којима можете уживати помоћу алата за дељење и алата трећих страна. Ево неколико за пробати...

Реад Нект

О аутору