Административни стручњак мора да се носи са великим оптерећењима и захтевним распоредима. Међутим, праве апликације могу им помоћи да аутоматизују задатке и учине процесе беспрекорним.
Ако користите Гоогле Воркспаце у својој организацији, можете да користите његове алате за обављање заједничких обавеза. Читајте даље да бисте сазнали како руководиоци администратора могу да користе Гоогле Воркспаце.
1. Планирајте и организујте тимске догађаје
Пре него што организујете путовања за колеге, можда ћете желети да знате њихове преференције за хотеле и летове. Користите Гоогле формуларе да направите анкету о избору летова и хотела пре доношења коначне одлуке.
Повезан: Гоогле Формс вс. Мицрософт обрасци: који би требало да користите?
Док управљају догађајима на путовањима за тим, администратори могу да креирају групну мејлинг листу у Гмаил-у тако што ће укључити све који учествују у том догађају. То ће их спасити од слања појединачних е-порука сваком учеснику. Пошаљите једну е-пошту групи и сви чланови ће добијати важне новости.
Многи руководиоци администратора морају да раде као помоћници менаџера. Било да треба да носите овај шешир ограничено или неограничено време, требало би да то урадите са потпуном посвећеношћу.
Уз помоћ Гоогле Воркспаце алата као што су Гмаил, Контакти и Календар, можете неприметно да се дописујете у њихово име. Све што треба да урадите је да имате приступ њиховом Гоогле Воркспаце налогу на свом рачунару. Или, можете повезати њихов налог е-поште са својим Гмаил-ом користећи ИМАП.
3. Организујте преписку помоћу филтрираног пријемног сандучета
Добијање стотина е-порука у пријемно сандуче сваког дана може бити стресно. Али, организовањем свог пријемног сандучета, ствари можете средити. Када имате Гмаил као део Гоогле Воркспаце, не морате да користите ниједан други клијент е-поште.
Гмаил вам омогућава да креирате ознаке за различите пошиљаоце, тако да долазне е-поруке иду у одвојене фасцикле. Такође можете да подесите Гмаил да аутоматски означите звездицом, проследи или избрише било коју одређену е-пошту како бисте сачували пријемно сандуче без непотребних е-порука.
4. Управљајте е-поштом без напора помоћу шаблона и потписа
Непрекидно куцање истих порука е-поште може бити досадно и иритантно. Можете да креирате шаблоне за најчешће коришћене поруке у Гмаил-у. Омогућава вам да креирате до 50 шаблона за сваки налог, тако да можете уштедети драгоцено време.
Такође можете да користите ову функцију шаблона да бисте сачували више потписа. Када саставите е-поруку, изаберите одговарајући шаблон са одговарајућим потписом према томе кога представљате.
5. Комуницирајте одмах са Гоогле ћаскањем
Без обзира да ли треба да ступите у контакт са шефом без да га узнемиравате телефонским позивима или желите да накратко разговарате са запосленим, инстант ћаскање је најбоља опција. Помоћу Гоогле ћаскања можете да их питате било шта, а они могу да вам одмах одговоре.
Иако људи можда неће увек моћи да преузму телефонски позив, могу да погледају питања која сте поставили у ћаскању. Ако су заузети, могу вам се јавити када им одговара.
6. Направите листу обавеза и добијајте обавештења
Прављење листе обавеза за ваше важне задатке је обавезно ако не желите да их заборавите. Уз Гоогле Воркспаце, нема потребе да користите посебну апликацију за листу обавеза. Користећи Гоогле Кееп, можете да направите листу задатака које желе да ураде. Они могу да користе ову онлајн алатку током састанака за вођење белешки.
Повезан: Како да организујете своје листе обавеза помоћу радњи
Касније, администратори такође могу да деле Кееп документ са другим релевантним странама. Они могу да користе Гоогле календар и додају задатке као догађаје да би добили подсетнике за задатке. Штавише, ова апликација вам омогућава да прилагодите време за подсетнике за сваки задатак или догађај.
7. Захтеви за координацију
Као администратору канцеларије, често је тешко пратити све захтеве за објекте које запослени упућују. Помоћу Гоогле образаца можете прикупити све захтеве на једном месту. Направите образац за захтеве за услуге као што су одржавање и кетеринг.
Поделите га са свим запосленима, а када га неко попуни, брзо ћете добити обавештење е-поштом и адресу. Можете да омогућите приступ подацима Обрасца другом административном особљу тако да више људи може да прегледа захтеве када им одговара.
Администратори могу да управљају захтевима и да прате довршене захтеве и захтеве на чекању помоћу Гоогле табела.
8. Приступ датотеци 24/7 са било ког места
Као канцеларијски администратор, ваша дужност не може бити ограничена на одређено радно време. Ваша организација ће можда желети да одмах приступите одређеној датотеци или да је делите, чак и ван радног времена. Дакле, не можете се ослонити на личне рачунаре за чување кључних канцеларијских докумената.
Користите Гоогле диск за складиштење датотека и докумената, тако да можете да им приступите било када и било где. Такође вам омогућава да делите документе са својим колегама.
Без обзира да ли касните у канцеларију или морате да координирате са администраторима који раде у другој смени, коришћење дељеног диска за саиграче ће обезбедити безбедан приступ без напора.
9. Тренутно дељење датотека и сарадња
Да ли желите да делите документе одмах? Направите документ и табелу на Гоогле Воркспаце-у и делите их одмах са онолико људи колико желите. Можете да доделите улоге док делите да бисте осигурали безбедност и интегритет датотеке.
Апликације као што су Гоогле документи и Гоогле табеле такође вам омогућава да комуницирате директно из документа. Ако желите да више администратора ради на датотеци у реалном времену, ништа не може бити боље од апликација Документи, Табеле и Презентације у Гоогле Воркспаце-у.
Ове апликације подржавају колаборативни рад и показују који је члан тима направио измене у документу.
10. Доступност координата за састанке и обуку
Координација доступности запослених за тренинге и састанке више не би требало да представља проблем. Календар алатке Гоогле Воркспаце вам омогућава да сазнате када су сви доступни и да закажете састанке.
Администратори могу чак да креирају засебне календаре за догађаје, састанке, тренинге, одморе за тимове. Тако и запослени могу прилагодити своје личне распореде према догађајима наведеним у календару.
Гоогле Воркспаце за Оффице администраторе
Одговорност администратора канцеларије је да координира и надгледа све што се дешава у организацији. Иако оптерећење често може узети данак, коришћење правих апликација може олакшати задатке администраторима.
Компанијама које већ користе Гоогле Воркспаце нису потребни додатни алати за обављање већине административних задатака. Сада када знате како да користите Гоогле Воркспаце алате, можете да управљате тимовима, чак и ако раде са удаљених локација.
Да ли вам је тешко управљати тимом који ради на даљину? Испробајте ове најбоље савете за организовано даљинско управљање тимом.
Реад Нект
- Продуктивност
- Гоогле Аппс
- Радни простор
- Алати за сарадњу
Тамал је слободни писац у МакеУсеОф-у. Након стицања значајног искуства у технологији, финансијама и пословању процеса на претходном послу у ИТ консултантској кући, пре 3 године је усвојио писање као стално занимање. Иако не пише о продуктивности и најновијим технолошким вестима, воли да игра Сплинтер Целл и да гледа Нетфлик/ Приме Видео.
Претплатите се на наш билтен
Придружите се нашем билтену за техничке савете, рецензије, бесплатне е-књиге и ексклузивне понуде!
Кликните овде да бисте се претплатили