10 најбољих савета како да се ваши извештаји о пројекту истакну

Ових дана немогуће је замислити пројекат без извештаја. У ствари, за неке пројекте је потребно да направите више извештаја током њиховог животног циклуса. Ваши пројекти и клијенти ће можда требати да генеришете различите врсте извештаја, али сви извештаји треба да буду концизни и лако разумљиви.

У овом чланку ћете научити како да направите ефикасан извештај за готов или пројекат који је у току.

1. Јасни и сажети распореди

Ваши пројектни извештаји треба да имају временске таблице. Мора бити концизан, али такође треба да садржи све потребне информације како би га примаоци могли лако разумети на први поглед.

Боље је да направите недељни распоред, а ако је потребно, можете га направити двонедељно или месечно. Временски листови треба да садрже назив ресурса, назив задатка, датум, дан у недељи, време пријаве, време одјављивања и укупно радно време.

Уместо да ручно уносите сваки податак у табелу, можете користите било коју апликацију временског распореда као што је Тимели. Овде можете унети своје радно време, називе задатака итд. Затим ће алатка аутоматски генерисати извештаје о временском распореду.

2. Детаљан извештај о трошковима

Комплетан извештај о трошковима није само важан за клијента. Такође је корисно за ваш тим да прати буџет и стварне трошкове током животног циклуса пројекта.

Извештај о трошковима треба да садржи ставку или услугу, њену количину, вредност ставке, процењени буџет, трошкове и стање. Ако било који члан тима жели да купи било коју услугу или производ за пројекат, замолите га да пошаље сличан извештај о трошковима.

Уверите се да купе ту ставку тек након вашег одобрења и да вам предају рачун. На тај начин можете додати податке у свој завршни извештај о трошковима и спречити да трошкови премаше буџет.

3. Свеобухватни статуси пројекта

Док правите извештај о пројекту, он би требало експлицитно да пренесе статус пројекта. Статус пројекта не значи тренутно стање напретка рада. Такође треба да садржи и друге податке као што су разлика између планираног и стварног распореда, варијације између процењених и стварних трошкова, преосталих задатака, одложеног рока (ако постоји), могућих ризика и проблема, и ускоро.

Требало би да направите свеобухватан извештај који садржи статус из свих могућих углова. Асанино универзално извештавање функција може помоћи у изради извештаја о статусу пројекта у различитим обимима и угловима.

4. Дистрибуција ресурса

Док припремате извештај о додели задатака, уверите се да помаже другима да провере доступност ресурса и делегирају задатке када је то потребно. У таквим извештајима наведите колико сати ће сваки ресурс потрошити на сваки задатак.

То ће помоћи менаџерима и колегама да знају који је члан тима заузет, а ко има слободног времена. Можете лако саставити податке и користити их у извештају за будуће планирање помоћу алата за планирање ресурса као што су Силвербуцкет.

Повезан: Најбољи алати и савети за ефикасно делегирање задатака

5. Визуализујте искоришћеност капацитета

Вероватно ћете укључити извештај о коришћењу ресурса пројекта. Морате одвојити наплативо коришћење од укупног коришћења ресурса. Стога је од виталног значаја да креирате засебне колоне за сваки податак.

Такође можете укључити назив ресурса и индивидуално коришћење, заједно са тимским коришћењем. Слично томе, можете одвојити неко време да наградите и препознате успех најбољих извођача у погледу коришћења ресурса.

6. Очекивани и стварни ризици

Процена ризика је неодвојиви део управљања пројектом. Због тога би требало прецизно да визуализујете податке о процени ризика. Можда сте размишљали о неким ризицима током планирања пројекта. Међутим, како пројекат напредује, процена ризика се мења. Наведите све уочене и стварне ризике приликом креирања извештаја о пројекту.

Ваше извештавање о ризику треба да се састоји од прегледа очекиваних ризика, праћених свим ризицима које је пројекат искусио до датума извештавања. Такође је императив да споменете све промене профила ризика које сте ви или ваш тим идентификовали током напредовања пројекта.

7. Анализа портфолија пројекта

Ако управљате више од једног пројекта у било ком тренутку и морате да направите извештај да бисте анализирали свој портфељ, морате бити опрезни. Пре свега, идите на контролну таблу на којој ћете навести све називе пројеката подебљаним за лаку визуелизацију.

Контролна табла такође треба да садржи резиме пројеката, као што су прекретнице, рок, тренутни напредак, буџет наспрам. трошкови и алокација ресурса. Такође можете користити различите графиконе за визуелизацију података на једном месту. Касније можете креирати засебне одељке за сваки пројекат и анализирати их појединачно.

Постоје неке робусни алати за управљање портфолиом пројеката доступно на тржишту. Можете одабрати било који од оних најбољих алата за креирање професионалних и свеобухватних извештаја.

8. Конвенција о подацима и обележавању

Ваши пројектни извештаји треба да садрже стандардну конвенцију за податке и ознаке. Ако желите да направите извештај за своју организацију, следите организациону конвенцију. Ако га креирате за клијента, можда бисте желели да разговарате са њим о томе како би желео информације представљене у извештају.

Такође, користите кратке и прецизне ознаке у свом извештају како би свако могао да разуме без икаквих потешкоћа. Штавише, покушајте да пратите локалне стандарде за време и датум. Ако радите за организацију са седиштем у САД из Уједињеног Краљевства, коришћење америчких датумских конвенција би било идеално.

9. Интерактивни графикони и графикони

Без обзира на врсту извештаја који намеравате да направите, публика ће сматрати да су интерактивни графикони кориснији. Редови и колоне пуни бројчаних података могу учинити људе незаинтересованим. Уместо тога, направите графиконе и графиконе који приказују додатне податке када неко пређе курсором миша преко графикона.

Постоје различити графикони и графикони које можете користити у својим извештајима. Међу њима, кружни графикони, линијски графикони и тракасти графикони су најчешћи. У зависности од типа података, потребно је да изаберете графикон или дијаграм за лаку визуелизацију.

10. Одељак за повратне информације

Сваки извештај о пројекту ће изазвати позитивне или негативне повратне информације. Сви извештаји о пројекту треба да садрже део где клијенти или менаџери могу да дају своје повратне информације. Након што прође кроз извештаје, публика може дати своје повратне информације и сугестије у том одељку.

Дакле, не морате посебно тражити повратне информације. Такође ће показати да сте вољни да знате своја ограничења и да побољшате. Касније можете да примените предлоге у току свог пројекта.

Почните да креирате извештај о пројекту

Успешна презентација зависи од тога како креирате извештај за публику. Током припреме извештаја, имајте на уму горе наведене тачке да бисте направили ефикасне извештаје о пројекту.

Можда ћете желети да користите и робустан алат за визуелизацију података да бисте професионално представили извештаје уз дозу креативности.

8 најбољих карактеристика Гоогле Дата Студио-а за анализу и визуелизацију података

Желите да импресионирате своју публику практичним увидима у податке и убедљивим визуелизацијама? Погледајте ове функције Гоогле Дата Студио-а.

Реад Нект

О аутору