Одбаците своју листу обавеза: како да живите у свом календару за управљање задацима

Сви су чули за листу обавеза, а већина људи је користи да би пратила изванредан посао који треба да заврши. Међутим, као и са било којим другим стварима, листе обавеза могу брзо да измакну контроли и заправо могу да се супротставе вашој продуктивности.

Уместо тога, живети у свом календару значи избацити листу и заказати своје задатке на чекању у календар. Ако вам обавезе стварају више проблема него што бисте желели, ово би могло бити ваше решење.

Листа обавеза вс. Живите у вашем календару

Нема ништа лоше у листама обавеза саме по себи, али оне захтевају доста дисциплине да би биле ефикасне. Обавезе су невероватно отворене, а на вама је да их натерате да правилно функционишу. Ово су само неке од ствари које могу наштетити њиховој корисности:

• Ако су предугачке, могу постати неодољиве.
• Они не пружају контекст за одређивање приоритета.
• Могу се састојати од многих непотребних задатака.
• Већа је вероватноћа да ћете радити мање, пријатније задатке и занемарити друге.
• Потребне су вам додатне апликације да бисте своју листу обавеза учинили мобилном.

С друге стране, живот у вашем календару решава већину ових проблема због начина на који функционише. Када имате део посла који треба да завршите, погледате свој календар и закажете тај посао као састанак међу својим другим обавезама. Ово вас аутоматски чини да дате приоритет задатку у контексту ваших других послова.

Повезан: Начини да Гоогле календар постане ваш Виндовс десктоп календар

Поред тога, већа је вероватноћа да ћете радити теже и сложеније задатке јер су већ заказани, што спречава одлагање. Ово је све могуће без дугих, одвратних листа јер је ваш календар радно средиште информација које све то обједињује.

Већина радних места већ користи апликацију за дигитални календар као што је Оутлоок или Гоогле календар. То значи да га можете понети са собом у покрету користећи веб везу или апликацију на било ком дигиталном уређају који вам је потребан.

Постоји само неколико једноставних правила за живот у вашем календару која ће оптимизовати ваше управљање њиме, а која су далеко мање компликована од правила листе обавеза.

Блокирање времена је ваш пријатељ

Ово је нешто од чега једноставно не можете да побегнете, без обзира на медиј који користите за праћење задатака. Блокирање времена значи да одвојите мало времена на почетку недеље или дана да напишете све послове које треба да обавите.

То је иницијатива за уштеду времена која значајно повећава ваш радни учинак. Радећи ово, већ знате шта треба да решите унапред и остатак радне недеље можете да проведете бавећи се својим обавезама.

Повезан: Савети за блокирање времена за побољшање фокуса

Пре него што пређете на посао, одвојите 15-20 минута да попуните свој календар. Имајући на уму рокове, пронађите време између састанака, пројеката и посла са клијентима да бисте заказали састанак за свој задатак.

Ако један од ваших обавеза укључује одржавање састанка са колегом, креирајте састанак у свом календару и позовите га. Обавезно укључите везу за састанак из апликације за дигиталне конференције коју користите ако желите да се састанете виртуелно.

Користите теме за управљање задацима

Кодирање бојом термина у календару у категорије у великој мери помаже у разликовању задатака, састанака, рада на пројекту и других обавеза. На брз поглед, моћи ћете да кажете шта чини вашу недељу и да планирате у складу са тим.

Да бисте то урадили у Оутлоок-у, кликните на било коју обавезу и кликните на траку Категоризуј > Све категорије. Изаберите Нова, откуцајте назив своје теме, одаберите боју, а затим кликните У реду.

Поновите за онолико тема колико желите. Затим можете доделити категорију сваком састанку који креирате. У Гоогле календару кликните десним тастером миша на било коју обавезу и изаберите неку од боја које ће се појавити.

Повезан: Алатке за синхронизацију Мицрософт Оутлоок-а са Гоогле календаром

Обавезно наведите категорије према врсти посла и одаберите боје на које добро одговарате. Примери неких категорија могу бити:

• Пројектни рад
• Администратор и задаци
• Клијенти
• Састанци
• обука

Поделите свој календар са колегама

Иако можете да користите апликацију за листу обавеза као што је Тодолист да бисте поделили свој напредак са другим особљем, ако не користе исти софтвер, неће моћи лако да га виде. Ово је место где живот у подразумеваном календару ваше канцеларије има додатну предност.

Дељењем вашег календара, ваше колеге ће моћи да виде ваш напредак само гледајући га. Ово спречава да ваше пријемно сандуче буде закрчено е-поштом са питањем о вашем напретку, а нећете ни морати да их означавате у њему. Међутим, обавезно их обавестите да је то начин на који радите.

Повезан: Оутлоок вс. Гмаил: Која је услуга е-поште боља?

Да бисте делили свој Оутлоок календар:

1. Кликните на траку Делите календар и изаберите ону коју желите да објавите.
2. Кликните Додати да унесете имејл адресе вашег тима, а затим У РЕДУ.
3. Под дозволе, изаберите било који Може да види наслове и локације или Може видети све детаље.
4. Кликните Применити и У РЕДУ.

Како да направите дељени календар на Гоогле-у, можете да погледате овај званични видео са Гоогле Воркспаце-а:

Будите реални у свом распореду

Иако живот у вашем календару заобилази многа питања одређивања приоритета на листи обавеза и управљања временом, ипак морате бити реални и паметни у погледу планирања задатака. Срећом, постоје неки испробани и тестирани савети за ефикасно управљање:

• Ако немате времена да завршите велики задатак, закажите га као неколико мањих задатака.
• Дајте себи више времена него што мислите да ће вам требати.
• Избегавајте обављање задатака непосредно пре састанка; дајте себи размак од 30 минута између њих.
• Ако је задатак хитан, одлучите да ли да преуредите друге ствари у календару.

Вероватноћа је да ћете завршити своје послове и имати слободног времена, што значи да ћете надокнадити мејлове и друге ситнице које се појављују током дана.

Повезан: Побољшајте управљање временом помоћу Оутлоок-ове функције одлагања испоруке

Живите у свом календару да бисте побољшали продуктивност

Ваш календар је згодан алат који већ има све ресурсе који су вам потребни да пратите свој рад. Живот у вашем календару пружа интегрисани приступ управљању вашим послом и све држи на једном месту.

Користећи горе наведена правила, бићете на добром путу да уштедите време, побољшате своју продуктивност и бићете ефикаснији док то радите. Пробајте и можда ћете се запитати зашто сте уопште користили листу обавеза.

Како учинити Оутлоок мање ометајућим помоћу ових брзих савета

Ако сте икада помислили да Оутлоок омета, ево неколико једноставних подешавања која би вам могла бити корисна.

Реад Нект

О аутору