10 ствари за које нисте знали да можете да урадите са Мицрософт СхареПоинт-ом

За многе, СхареПоинт је платформа са ограниченим функцијама. Али то није случај. На овој платформи можете радити многе ствари, од којих су вам неке до сада биле непознате.

У овом чланку ћемо вам открити такве карактеристике СхареПоинт-а које ће сигурно задивити ваше колеге.

1. Обрада фактура

Ако ваша организација ради са клијентима треће стране, генерисање и обрада рачуна су кључни делови вашег радног процеса. Већина организација зависи од екстерних алата за управљање фактурама. Међутим, СхареПоинт корисници могу да изврше већину корака са своје матичне платформе.

Можете да користите Мицрософт Формс да бисте прикупили податке о фактури и увезли их у СхареПоинт. Креирање фактуре и извођење њене анализе прихода такође је могуће истовремено на СхареПоинт-у.

Повезан: Гоогле Формс вс. Мицрософт обрасци: који би требало да користите?

Ови процеси захтевају учешће мањег броја људи. Дакле, мање су шансе да дође до грешке приликом уноса података. Такође, укључивање аутоматизованих корака чини фактурисање брже. Такође можете лако сазнати о напретку процеса.

2. Користите током укључења

Регрутовање и укључивање нових људи у компанију је тежак задатак. Све би требало да буде на месту како би се осигурало позитивно искуство за новог члана тима.

Интеграцијом Мицрософт Формс и Повер Аутомате са СхареПоинт-ом, можете акумулирати све информације на једном месту и креирати ток посла за сва одељења. Након подешавања интеграције и тока посла, менаџер људских ресурса треба само да надгледа сваки корак.

Коришћење СхареПоинт-а у процесу укључивања нуди ситуацију у којој сви добијају и за нове запослене и за руководиоце људских ресурса. Док нови регрут може одмах да почне са свим доступним, регрутори ће морати да уложе мање труда у укључивање.

3. Управљајте залихама

Управљање залихама је напоран процес јер укључује низ задатака и подзадатака као што су распоред набавки, праћење трошкова и одржавање. Такође, зависности задатака могу учинити процес дуготрајним и сложеним.

Ако користите СхареПоинт, можете да га интегришете са Повер Аутомате-ом, Мицрософт листама и Мицрософт тимовима за неприметно администрирање инвентара. Омогућиће вам да управљате свим процесима, укључујући навођење производа, планирање операција, визуелизацију података са једне платформе.

Осим што смањују време потребно за управљање опремом, ове интеграције значајно елиминишу могућност грешака и дуплог уноса података.

4. Делите документе са било ким

Ако радите са клијентом или добављачем, дељење датотека са људима ван вашег тима је незаобилазан део вашег радног процеса. Користећи СхареПоинт, можете лако да делите датотеке или документа са другима. Функције дозволе обезбеђују да имате потребне мере безбедности.

У зависности од врсте безбедности коју желите, можете дозволити људима да прегледају или уређују документ. Такође можете да контролишете ко може да приступи датотеци са правом врстом дозволе.

СхареПоинт вам омогућава да креирате шаблоне датотека и фасцикли са различитим дозволама. То вас штеди од ручног подешавања дозвола за сваку нову датотеку или фасциклу коју направите.

5. Направите Вики сајт

Са све већим обимом информација, организације морају да имају своју Вики локацију. Такви сајтови могу да чувају и управљају свим врстама информација, као што су чланци знања, опште информације о услугама, информације о артиклима и пословне дискусије.

Можда не знате да у СхареПоинт-у можете добити елемент под називом Вики Сите. Може да се носи са свим захтевима организације у вези са Вики-ом којима генеричка Википедија не може да управља.

Коришћење СхареПоинт Вики локације је такође лако. Додајте садржај и поделите га након што добијете одобрење од администрације. Такође можете да користите СхареПоинт листу да сортирате и конвертујете податке у Екцел датотеци и да их користите у другим форматима на Вики.

6. Интегришите се са Мицрософт тимовима

Иако је Мицрософт Теамс врхунски алат за сарадњу, његова интеграција са СхареПоинт-ом ће подићи ефикасност вашег тима на виши ниво. Ова интеграција ће бити посебно корисна за организације у којима запослени треба да раде са више пројеката истовремено.

СхареПоинт и Теамс заједно ће понудити робусне функционалности централизацијом информација. Сарадња и комуникација међу колегама ће се такође одвијати уз поштовање усклађености.

Повезан: Најбољи начини за управљање тимом у Мицрософт тимовима

7. Користите као напредни уређивач садржаја

Пошто је СхареПоинт платформа за управљање документима, долази са напредним функцијама за уређивање садржаја. Али, да ли знате да нема потребе да користите алате за веб дизајн као што су СхареПоинт Десигнер или ДреамВеавер за уређивање документа?

Уз помоћ веб-дела за уређивач садржаја, можете да извршите неопходне промене на страници. Неке од истакнутих функција су додавање форматираног текста, слика, табела и хиперлинкова на страницу. Штавише, све ово можете да урадите без отварања документа у напредном уређивачу.

8. Синхронизујте распоред чланова тима

Многи корисници СхареПоинт-а не знају да платформа нуди заједнички календар. Сви чланови СхареПоинт тима могу да додају, уређују и прегледају своје предстојеће распореде и догађаје. У ствари, такође можете дефинисати различите групе унутар овог календара и касније додати догађаје у складу са тим.

Осим редовних функција календара, овај календар подржава додељивање посебних боја за сваку врсту догађаја као што су састанци, вебинари, празници. Тако можете лако пронаћи догађај у календару.

9. Аутоматизирајте задатке

Аутоматизација рада помаже људима да се фокусирају на кључне задатке. Како овај процес аутоматизује редовне, свакодневне задатке, продуктивност тима се вишеструко повећава. Користећи СхареПоинт Воркфловс, можете у великој мери аутоматизовати своје радне процесе.

У СхареПоинт-у добијате пет унапред програмираних токова посла: прикупљање повратних информација, одобрење, одобрење објављивања, прикупљање потписа и ток посла са три стања. Сваки од токова посла смањује време и рад који су вам потребни да уложите у пројекат.

Штавише, платформа вам такође нуди могућност да развијете прилагођене токове посла према вашим пословним захтевима.

10. Задржите старију верзију документа

Версионирање је витални део управљања документима, посебно ако је документ део заједничког пројекта који укључује више уредника. Обично, овлашћени уредници могу да унесу измене у документ кад год желе.

СхареПоинт приказује најновију верзију документа са свим недавним изменама свима који могу да му приступе. Међутим, то није све. Такође чува све верзије од креирања те датотеке у Историја верзија. Свако може да приступи историји верзија да види ко је направио које промене у документу.

Изненадите све непознатим СхареПоинт функцијама

СхареПоинт није само за управљање документима на мрежи. Можете га користити у разне друге сврхе. Овде сте сазнали за неке неуобичајене функционалности ове платформе.

Иако би вас многе од ових могле изненадити, све ове СхареПоинт функције ће вам омогућити да обављате задатке без промене алата.

Шта је Мицрософт СхареПоинт? 4 карактеристике и предности коришћења

Мицрософт СхареПоинт је алатка за сарадњу и управљање датотекама која помаже вашој професионалној и личној продуктивности. Ево шта треба да знате!

Реад Нект

О аутору