3 приступачна савета за писање за канцеларију

У канцеларији, људи треба да буду у стању да разумеју шта им се саопштава, како би се посао обавио како треба. Углавном, ово је добро урађено, међутим, са порастом разноликости на радним местима, нема времена као што је садашњост за подизање нивоа.

Ако желите да знате како да побољшате доступност својих е-порука, документације и других писаних канцеларијских медија, овде ћемо погледати неколико савета како да то урадите.

Разлози за доступност материјала

Ако ово читате, ваш разлог за побољшање доступности писаног материјала може бити да постанете инклузивнији и један је од главних разлога зашто га већина компанија усваја. Инклузивни радни простор привлачи разнолико запошљавање и подржава особље коме је то потребно.

Добро је познато да када је окружење у реду, људи са специфичним потребама учења могу креативно размишљати и често се истичу. Почевши од начина на који комуницирате је основа за ово.

Повезан: Како да користите свој стил учења да бисте повећали продуктивност

Међутим, приступачност је такође невероватно паметан пословни потез. Само зато што знате шта мислите, не значи да се тако преводи. Ако сви разумеју шта треба да раде и ствари имају смисла, то значи:

• Мање грешака
• Побољшано поверење особља
• Допирете до шире публике
• Ангажованије радно место
• Уштедите време када објашњавате ствари

Оно што је најважније, то је невероватно лако за урадити, и може заиста побољшати ваш радни учинак на том путу.

1. Коришћење једноставног језика

Било да шаљете е-пошту великој публици, пишете билтен или креирате нову документацију за нову процедуру на послу, намера је да други то прихвате. У овим случајевима је неопходно користити једноставан језик.

Прво, требало би да избегавате коришћење акронима и жаргона у свом тексту. Неки људи можда не знају шта значе и могу бити препрека за нове почетнике. Они такође могу учинити да се запослени осећају искључено и да одузму свеукупни утицај вашег рада. Уместо тога, напишите акрониме у потпуности и одлучите се за речи које свако може да разуме.

Када пишете публици, добар савет је да пишете за некога ко нема појма шта је ваш посао. Много писане комуникације прекрива важне детаље и пропушта неопходне кораке. То се дешава када аутор пише са места знања, а они ментално попуњавају празнине, уместо да их записују.

Повезан: Билтени за будуће предузетнике

Ако будете детаљни и пажљиво размотрите сваки корак, можете написати детаљније објашњење и мање је вероватно да ћете натерати запослене да траже појашњење. На пример, рећи некоме шта да ради може бити прилично отворено, док им такође кажете шта не треба да ради задржава инструкцију специфичним.

Можете користити примере ако се борите да нешто поједноставите, да свом раду дате и неку примену у стварном свету.

2. Коришћење приступачног фонта

Постоји разлог зашто већина веб локација, апликација и сајтова друштвених медија користи исту врсту фонта, а то је зато што знају да допире до шире публике. Ваше апликације за е-пошту и дигиталне поруке већ имају подразумевани фонт који се лако чита, а то је обично Ариал или Цалибри, и идеални су доступни фонтови за употребу за сву писану документацију.

Текст малим словима је такође лакши за око, па се уздржите од употребе великих слова, на пример када пишете наслове или покушавате да нешто нагласите. Уместо тога, можете одважан речи које ће скренути пажњу особе на то или раставити текст.

Поред тога, величина фонта може бити важна за запослене који се боре да виде мањи текст. Текст величине 12 пиксела или више је идеалан и често је стандард за јавне материјале. Било који мањи од овога и ризикујете да га људи не могу правилно прочитати. Наравно, могу да користе Зоом функционишу на њиховим рачунарима ако је дигитална датотека, али ако је одштампана, то може представљати проблеме.

Повезан: Алатке за синхронизацију Мицрософт Оутлоок-а са Гоогле календаром

На крају, фонт и позадине треба да буду црно-бели, а ако морате да користите боју, плава је најбоља јер је она коју већина људи са далтонизмом може да уочи. И не само то, то је једноставна боја која није контрастна.

3. Разбијање блокова текста

Да ли сте икада примили е-пошту или документ који садржи непрекидне блокове текста? Ако јесте, знаћете да то може бити одвратно, а многим људима може бити и тешко за читање. Срећом, постоји неколико брзих и лаких начина да детаљне делове текста учините приступачнијим.

Тачке за набрајање и нумерисане листе су одличне алатке за навођење идеја, предности, корака и других делова информација. Уверите се да су тачке за набрајање сажете и специфичне, и моћи ћете да сажете неколико пасуса у одељак који се лако чита. Задржава пажњу читаоца и штеди вам време.

Повезан: Тимски Вики алати које можете користити за побољшање продуктивности

Други начин за разбијање текста је коришћење слика. Међутим, морате бити опрезни са сликама које користите. Свака слика коју користите треба да допуњује текст; ако ваша слика садржи важне информације које нису укључене у ваше писање, можда искључујете или збуњујете људе. Слике такође треба да користе једноставне боје и избегавају контрастне боје које би другима могло бити тешко да виде.

Можда нећете морати ово да радите ако је то само имејл који шаљете, али у том случају можда вреди с обзиром на то да ли се та једна е-порука може разбити у засебне имејлове ако садржи много различитих идеја и теме. Одржавање једне теме по е-поруци је идеално ако има много тога да се прође.

Бити приступачан помаже свима

Свако има различите начине рада, а некима ће можда бити потребне додатне ствари које се овде не разматрају. Важно је добити повратну информацију и сазнати шта ради за људе; што више можете да побољшате доступност ваше писмене комуникације, то ћете видети више користи.

Немојте превише размишљати; само почните и покушајте. Уз ове савете, бићете на добром путу до приступачног радног места, а други ће ценити ваш приступ свесности.

4 савета за обављање професионалне примопредаје посла

Када напуштате посао, како да извршите примопредају? Ево неколико брзих и лаких корака за предају вашег посла пре него што започнете нови посао.

Реад Нект

О аутору