4 савета за обављање професионалне примопредаје посла

Дакле, понуђен вам је нови посао и узбуђени сте да почнете. Међутим, пре него што то можете да урадите, морате да завршите на свом тренутном послу и након што предате свој писмо оставке, ово укључује завршетак примопредаје за особу која ће на крају заменити ти.

За ефикасну примопредају потребно је много организације и разумевања шта ће ваше колеге морати да знају. Хајде да погледамо како можете олакшати овај процес свима који су укључени, тако да можете да се усредсредите на почетак свог новог подухвата.

Направите контролну листу за примопредају

Између излазних интервјуа и опроштаја, лако је изгубити појам о свему што треба да урадите пре него што напустите посао. Из тог разлога, добра пракса је поседовање солидне контролне листе за примопредају и чини вас одговорним.

Контролна листа треба да садржи све што нова особа у вашој улози и ваш менаџер треба да знају, тако да би требало да почнете да прикупљате ове информације што је пре могуће:

• Ваше свакодневне обавезе
• Информације о специфичном софтверу и процесима
instagram viewer
• Важни документи
• Све листе клијената које треба предати
• Кључни контакти унутар и ван компаније
• Кључне информације о особљу (ако сте менаџер)
• Сви пројекти које је потребно финализирати или делегирати
• Ко треба да прими примопредају и све информације које су вам потребне

Повезан: Како Падлет може олакшати планирање и сарадњу

Можете креирати контролну листу користећи шаблоне у Ворд-у или Екцел-у, или се можете одлучити за апликације као што су Тодоист и Падлет да направите засебну листу обавеза. Важно је да све информације имате негде записане на које можете поуздано да се обратите када је потребно.

Имати јасну временску линију

Уобичајени рок за оставку је око 4 недеље, и ово треба да имате на уму када планирате примопредају. У зависности од природе вашег тренутног посла, требало би да очекујете да ћете постепено смањивати своје оптерећење док радите према свом последњем дану.

Падлет има одличан предложак временске линије који можете да користите ако вам је потребно нешто визуелно и омогућава вам да исцртате свој отказни рок. Првобитни приоритети би требало да буду обавештавање релевантних људи о вашем одласку (као што су клијенти, колеге и спољни контакти), идентификујући пројекте које можете делегирати и комуницирати са својим менаџером о свим процедурама које треба да буду затим.

Повезан: Апликације за листу обавеза за одређивање приоритета и управљање задацима

Циљ је да се прво позабавите најхитнијим задацима и задацима који одузимају највише времена, како не бисте журили са стварима током последње недеље. Насупрот томе, крај вашег временског оквира би требало да угрози углавном административне задатке и неколико мањих лабавих задатака које је потребно повезати.

Напишите извештај о професионалној примопредаји

Иако ћете вероватно имати састанак о примопредаји са својим менаџером, добра је пракса да напишете извештај о примопредаји како бисте обезбедили несметан прелаз. Документ мора бити разумљив, конкретан, концизан и читан као упутство за употребу које тече.

Мицрософт Ворд је одлично место за почетак, јер је доступан на свим платформама и неприметно се интегрише са другим апликацијама. Ворд нуди мноштво шаблона којима можете приступити из Кућа страницу, кликом Више шаблона изнад траке за претрагу, или можете почети од а Празан документ. Алтернативно, можете отићи на Виев > Оутлине да организујете свој извештај у одељке.

Који год приступ да користите, требало би да буде подељен на различите одељке са јасним насловима, чија структура може изгледати отприлике овако:

1. Која је ваша улога и коме сте одговорни.
2. Циљеви компаније, очекивања од улоге и процедуре повезане са њима.
3. Листа корисних контаката.
4. Како користити релевантни софтвер и детаље за пријаву.
5. Преглед ваших недељних, месечних и тромесечних обавеза.
6. Преглед ваших текућих пројеката или послова клијената, укључујући рокове.

Повезан: Алтернативе за Мицрософт Ворд вредне покушаја

Ако сте менаџер, такође ћете морати да имате посебан одељак за континуирани развој вашег тима и посао у који су укључени. Такође можете да означите читача где водите евиденцију особља.

Такође можете да уметнете хипервезе у тело вашег текста да бисте повезали важне, релевантне документе као што је копија описа вашег посла, табеле са детаљима о текућим пројектима и корисна компанија процеса. Ово вам штеди време приликом писања примопредаје и гарантује да читалац зна где да пронађе ствари. Да уради ово:

1. Иди на Уметните таб.
2. Кликните Линкови.
3. Изаберите Линкови из падајућег менија.
4. Изаберите датотеку са којом желите да се повежете.

Или можеш да издржиш Цтрл + К да додате хипервезе, а ово ће приказати ваше фасцикле.

Везање лабавих крајева

Без обзира на то колико планирате да радите, увек ће постојати неки лабави крајеви које треба завршити пре него што кренете даље. Нешто од овога ће можда захтевати делегирање, тако да бисте требали бити спремни да о томе комуницирате са својим менаџером и колегама.

Софтвер за управљање пројектима као што је Асана може учинити овај део брзим и лаким, али може бити једнако ефикасан уз коришћење е-поште или комуникационих алата као што су Слацк и Мицрософт Теамс. Баш као и ваш документ о примопредаји, прелазак преко делова посла би требало да буде лако разумљив примаоцу.

Повезан: Асана вс. Понедељак: Одаберите савршен алат за управљање пројектима

Обавезно пошаљите поруку релевантним странама о томе коме да се обратите у вашем одсуству иу случају да постоје било каква кашњења са затварањем ваших налога, омогућите аутоматске одговоре на вашу радну е-пошту са овим информацијама укључено.

Све ваше базе су покривене

Сада када имате документ о примопредаји и јасан преглед како ће изгледати ваш отказни рок, спремни сте да почнете да се затварате у припремама за свој последњи дан. Организован и ефикасан процес примопредаје пружиће вам безбрижност док прелазите на нови посао, а ваше колеге ће вам бити захвалне.

Сасвим је нормално да се осећате преоптерећени целом операцијом, па одвојите време. Ваша је одговорност за примопредају, као што је и одговорност компаније да прикупи информације које су им потребне, па ако мислите да сте нешто заборавили, обратите се другима за увид.

Пошто су све ваше базе покривене, можете се радовати следећем поглављу у својој каријери и осећати се добро због онога што сте оставили иза себе.

10 црвених заставица клијената којих би сваки фрееланцер требао бити свјестан

Сви имамо клијенте који не одговарају. Ево неколико црвених заставица на које треба обратити пажњу када радите са новим клијентима.

Реад Нект

О аутору