Kako integrisati Microsoft To-Do sa OneNote-om

Ako je vaš rad duboko integrisan u Microsoft ekosistem, To Do i OneNote su verovatno najpopularnije alatke za vaš svakodnevni radni tok. Kada koristite OneNote za planiranje projekta, na kraju ćete dobiti stvarne stavke koje će dovesti do kraja ono na čemu radite.

Korišćenje OneNote-a i Microsoft To Do zajedno znači da ćete potrošiti vreme na prebacivanje konteksta, kopiranje ili pregled podataka iz jedne aplikacije u drugu. Kao rezultat toga, možete izgubiti fokus, napraviti greške ili još gore, smanjiti kvalitet svog rada. Pokazaćemo vam metode za besprekornu integraciju OneNote i To Do, tako da trošite vreme dajući prioritet poslu koji je važan.

Dodavanje zadatka iz OneNote-a u Microsoft To Do

Od svake Office aplikacije, OneNote 2019 ima najčvršću integraciju sa Outlook-om. To je zato što obe aplikacije dele slične ciljeve i operacije. Možete da pretvorite bilo koji tekst beleške u OneNote-u u automatski zadatak na listi obaveza u Outlook-u. Ali čekajte, gde se Microsoft To Do uklapa u ovaj sistem?

Kasnije ćemo doći do ove diskusije, ali prvo se uverite da su i OneNote 2019 i Outlook instalirani na vašem računaru. Takođe, morate da ste kreirali beležnicu i odeljak u kojem se nalaze vaši aktivni predmeti. Ako počinjete, pratite naše vodič o tome kako da organizujete beležnice u programu OneNote.

Izaberite tekst koji želite da pretvorite u Outlook zadatak. Кликните Кућа tab a zatim Outlook zadaci. U padajućem meniju izaberite vremenski okvir za zadatak. Zastavica označava tekst, a OneNote dodaje tekst beleške kao zadatak u Outlook-u. Možete nastaviti da dodajete još beleški kao zadatke ako je potrebno.

Pređite na Outlook da biste videli zadatak Moji zadaci.

Sada, kada pređete na aplikaciju „Microsoft To Do“, videćete isti zadatak ispod Zadaci sa unapred popunjenim rokovima i vezom do OneNote stranice da biste saznali gde se nalaze vaši zadaci.

Isto tako, možete odabrati Обичај i iz novog prozora koji se pojavi unesite Рок предаје, the Datum početka, i važnost zadatka pomoću Prioritet polje. Takođe možete proveriti Podseti da bi vas Outlook podsetio na zadatak i dodao kratku belešku.

Sada pređite na aplikaciju „Microsoft To Do“, ali ovde nećete videti datum kada je zadatak pokrenut ili polje prioriteta.

Pozadinski mehanizam sinhronizacije zadataka

Aplikacija „To Do“ se oslanja na Exchange Online za skladištenje i sinhronizaciju zadataka, bilo da koristite lični nalog ili Microsoft 365. Oba naloga prate iste protokole, uključujući šifrovanje podataka, usklađenost i rezidentnost podataka. Ako završite zadatak u aplikaciji „To Do“, on će se ažurirati u Outlook zadacima i OneNote-u.

Белешка: Aplikacija „To Do“ nema nikakve veze sa oznakom „To Do“ u OneNote-u, ​​uprkos tome što se koristi ista velika slova. Ovo je važno jer se ljudi mogu zbuniti terminologijom i izjaviti da izgleda da ova funkcija ne funkcioniše ispravno.

Važno je napomenuti da možete imati samo jedan datum poroda, a ne odvojene datume početka i završetka. Ne podržava statuse zadataka kao što su u toku ili procenat završenosti, niti važnost zadatka na različitim nivoima prioriteta. Ne možete oporaviti izbrisani zadatak u „To Do“, ali možete da ih vidite u OneNote-u i Outlook-u.

Ако знате kako funkcioniše aplikacija Microsoft To Do, moguće je kreirati više lista zadataka. Dakle, ima smisla premestiti zadatak iz Zadaci na listu po vašem izboru. Ali kada premestite zadatak na drugu listu, promena se odražava u koloni direktorijuma Outlook zadaci, ali kada postavite pokazivač miša preko zastavice, videćete poruku da „zadatak ne postoji“.

Unakrsna sinhronizacija zadataka između zadataka i OneNote-a

Moguće je unakrsna sinhronizacija zadataka između OneNote-a i zadataka pomoću jednostavne aplikacije koja se zove Pleexy. On donosi vaše zadatke iz vaših e-poruka, beleški, upravljanja projektima i alata za saradnju u vaš menadžer zadataka.

Možete čak da podesite dvosmernu sinhronizaciju između alata koje koristite tako da se promene napravljene na jednoj strani trenutno kopiraju na drugu. Ako vaš tim koristi Jira i OneNote za upravljanje projektima, onda Pleexy može kanalisati sve relevantne zadatke iz ove aplikacije u „To Do“. A kada završite zadatak u „To Do“, on se proverava u izvornoj aplikaciji такође.

Početak rada sa Pleexy-jem

Prijavite se na Pleexy veb lokaciji koristeći „Microsoft To Do“ kao menadžer zadataka. Kada ga potvrdite pomoću svog Microsoft naloga, od vas će se tražiti da izaberete aplikaciju koju želite da povežete sa „To Do“. Izaberite OneNote i ovlastite Pleexy da pristupi vašem OneNote nalogu.

Дајте име својој вези име. На пример, рецимо „ТоДо витх ОнеНоте“.

Први корак је рећи Плееки -у које ће свеске и одељке тражити белешке. Белешке можете филтрирати према типу попут Урадити, Разговор са особом, Приоритет 1 и 2 до посла, Захтев клијента и Заказати састанак. I zanemarite starije beleške u rasponu od 1 do 180 dana. Pleexy će tražiti beleške koje ispunjavaju sve specifične kriterijume i kreirati ih u „Microsoft To Do“.

У следећем кораку дефинисаћемо шаблон наслова за ваше задатке у „Мицрософт То До“. Možete pratiti a obrazac poput „{section}: {page} - {todo}” pri čemu je „{page}” vaša OneNote stranica, a „{todo}” je OneNote тодо таг.

Sada morate da navedete listu na kojoj će Pleexy kreirati zadatke. U ovom primeru, mi ćemo izabrati Jedna lista, а одредиште је Ворк.

Na kraju, izaberite šta će se desiti kada unesete promene u Microsoft To Do ili OneNote zadatke. За ОнеНоте то Мицрософт То До, можете да контролишете шта ћете радити са задатком када је завршен или избрисан у ОнеНоте -у. А за Шта Мицрософт треба да уради за ОнеНоте, одаберите шта желите да урадите када завршите задатак у апликацији „Обавезе“.

Sačuvajte promene i aktivirajte svoju vezu. Na slici ispod, proveravate integraciju, menjate ili pauzirate vezu i brišete ih.

Pređite na aplikaciju „Microsoft To Do“ da biste videli promene. Када овде довршите задатак, он се проверава и у програму ОнеНоте.

Napravite više OneNote veza sa obavezama

У Плееки -у можете да креирате више веза између ове две апликације. Ево разлога:

1. Ako koristite poseban OneNote nalog za lične i poslovne svrhe.
2. Podesite različita pravila sinhronizacije za određene projekte u programu OneNote.

На пример, можда ћете желети да синхронизујете задатке за постове на блогу у обе апликације, али можете оставити задатак неозначеним у ОнеНоте -у, чак и ако сте их означили у „То То“ за неки други пројекат. Napravićemo dve različite veze u Pleexy-ju prateći proceduru kao što je gore opisano.

Prenesite sve svoje zadatke u Microsoft

ОнеНоте и То До су компликоване апликације, али у целини раде у различитим условима тока посла и вашим потребама. U jednostavnim slučajevima, možete da dodate zadatak iz OneNote-a u Obaveze, ali oni nisu besprekorni i prekinuti ako premestite zadatak na drugu listu.

Плееки вам омогућава да синхронизујете задатке на оба начина, без обзира на листу задатака и интуитивно за постављање. Погледајте страницу за интеграције za listu aplikacija koje podržava. Када почнете да их користите, следите наше савете и трикове за ефикасно коришћење програма Мицрософт То До.

10 Microsoftovih saveta za bolje upravljanje zadacima

Погледајте ближе Мицрософт То До и погледајте неколико савета како га можете претворити у моћног менаџера задатака.

Read Next

О аутору