10 најбољих пракси које сваки СхареПоинт корисник треба да зна

СхареПоинт је део Мицрософт 365 -а који вам омогућава да професионално управљате документима и садржајем. Било да сте администратор или крајњи корисник, познавање и имплементација најбољих пракси осигурат ће да сви могу користити садржај без икаквих потешкоћа.

У овом чланку ћете научити како најефикасније користити СхареПоинт.

1. Доведите доследност у називе датотека

Доследност је кључ успеха, и то је тачно чак и у случају СхареПоинт. Пошто СхареПоинт може да складишти бројне документе, морате имати доследност у именовању датотека.

Можда сте приметили да неки резултати претраге садрже нејасна имена датотека. Као резултат тога, морате отворити сваку датотеку да бисте пронашли жељену. Ово је мукотрпан посао и чини вас непродуктивним. Штавише, проналажење одговарајуће датотеке из хиљада докумената може постати готово немогуће ако различити саиграчи следе различите стилове именовања.

Повезан: Шта је Мицрософт СхареПоинт? Карактеристике и предности коришћења

Пошто је СхареПоинт заједничка платформа, разговарајте са другима о избору конвенције именовања. Због тога ви и ваши саиграчи можете брзо пронаћи било коју датотеку или документ.

2. Таг Доцументс

Упркос поштовању једне конвенције о именовању, можете имати проблема са проналажењем потребног документа. Да би вам Мицрософт претрага показала конкретније и релевантније резултате, означите своје документе. Означавање ради слично жанру филма или канала ТВ серије.

Помоћи ће вам да пронађете све датотеке које припадају истој категорији. Да бисте додали ознаку, идите у библиотеку и додајте ново поље категорије као што је датум креирања, последња измена итд. Сада за сваки документ укључите одговарајуће податке који ће радити као ознака. На овај начин ћете добити прецизне резултате из СхареПоинт.

3. Заштитите документе помоћу функције закључавања

Безбедност СхареПоинт података не зависи само од администратора ИТ инфраструктуре. Као крајњи корисник, и ви можете одиграти своју улогу закључавањем докумената. Ова функција осигурава да ниједно неовлашћено лице не може да изврши промене у дељеним датотекама или документима.

Активирањем уграђене функције управљања записима можете закључати и откључати документ. Такође, СхареПоинт ће приказати икону поред назива тако да сви знају за његов посебан статус. Ову поставку можете додати току рада који аутоматски закључава документ након одобрења.

4. Брзо копирајте листе и библиотеке

Прављење листе или библиотеке, додавање њених метаподатака, креирање приказа - комплетан процес стварања библиотеке или листе у систему СхареПоинт траје много сати. Овај ужурбани задатак може бити свакодневан ако морате да правите ове листе или библиотеке више пута.

Стога бисте требали знати да је могуће копирати листу са било које СхареПоинт локације са одговарајућим приступом. Штавише, процес копирања је једноставан и можете копирати готово комплетну конфигурацију. Копирање обликовања за библиотеке или листе помаже вам да уштедите време на новом пројекту.

5. Научите да вратите изгубљене податке из библиотеке

Случајно брисање кључних података може нанети непоправљиву штету вашем тиму. Због тога морате знати основе враћања избрисаних и изгубљених података из СхареПоинт библиотеке.

Повезан: Начини поправка ОнеДриве -а када не можете отворити датотеке

Ако знате ово, не морате да зависите од било кога другог за опоравак података. Тако ћете уштедети своје време и друге појединце који би могли радити с вама на овом непродуктивном задатку.

Прво креирајте смернице за обнављање података за СхареПоинт и правилно их примените. Процес враћања ће вам омогућити да вратите податке за одређени период. Запамтите да враћање података из ранијег периода значи да ћете изгубити промене које сте унели након тог времена.

6. Управљајте захтевом за приступ

Замислите да сте поделили везу са колегом путем е -поште и оставили дан. Када та особа покуша да отвори везу, откриће да нема приступ тој датотеци. Очигледно, они могу затражити приступ датотекама, али немају појма ко може подијелити одобрење и вријеме извршавања. Понекад више власника веб локација тима може добити обавештења о захтевима за приступ датотекама.

Такође је могуће да ће свако од њих помислити да ће други прихватити захтев. Као резултат тога, особа која је тражила приступ можда никада неће добити одговор. Да бисте избегли такве проблеме, можете поставити посебну е -пошту за подршку која ће се бавити таквим захтевима.

7. Ограничи дозволе за библиотеке

Масовна дозвола за приступ библиотеци штетна је за безбедност података. Да бисте избегли такве сценарије, морате да ограничите приступ библиотеци на било којој СхареПоинт локацији.

Ако имате библиотеке којима само ХР тим треба да приступи, можете ограничити другима приступ тој СхареПоинт веб локацији. За то дајте библиотеци име и у опису наведите њен посебан статус.

8. Користите Хуб Ситес за категоризацију Теам Ситес -а

Можда ће бити изазов пронаћи локације сличних категорија из целе колекције СхареПоинт локација. Међутим, можете груписати сличне или сродне веб локације путем виртуелне групе која се зове чворишта.

На пример, ако морате да делите једну веб локацију из сваког пројекта са својим клијентима, можете да креирате веб локацију чворишта и групишете све веб локације у њој. Стога проналажење и дељење сличних веб локација постаје беспрекорно и за све мање времена.

9. Знајте када користити различите врсте веб локација

Док користите СхареПоинт, наићи ћете на два главна предлошка веб локације. То се назива тимско место и комуникационо место. Оба типа имају различиту употребу, па морате изабрати једну од њих на основу вашег пројекта.

Ако желите да поделите најаву или промоцију са својим саиграчима, коришћење комуникационе веб локације је одлична идеја. Идеално је када имате више читалаца/запослених у односу на сараднике.

Сајт тима је погодан за сарадњу на пројектима са малим тимом. Такође, користите га ако имате бројне сараднике.

10. Постављање персонализованих приказа

Једна СхареПоинт функција за коју можда знате да је креирање персонализованих приказа на основу вашег избора. Поред тога, СхареПоинт нуди неколико филтера и прекидача за управљање документима. Омогућава вам приказ додатних детаља метаподатака, филтрирање датотека по вашем избору, сортирање датотека по различитим редоследима, груписање датотека у једну или више група итд.

Сваки члан тима може креирати персонализовани приказ доступан само њима. То не омета преглед библиотеке за све. Штавише, можете створити јавни приказ ако имате саиграче са сличним захтевима за приказ.

СхареПоинт Маде Еаси

СхареПоинт се бави управљањем садржајем и то не би требало да буде компликовано и свакодневно. Ви и ваш тим можете извући најбоље из СхареПоинт-а следећи горе наведене стандардне праксе.

Ако сте почетник, ово су идеални савети за почетак коришћења алата на продуктиван начин и без нереда. Штавише, СхареПоинт најбоље праксе вам помажу да ствари обавите без напора.

Продуктивност 101: Како се користи Геттинг Тхингс Доне (ГТД) метода

Давид Аллен Геттинг Тхингс један је од основних елемената личне и професионалне продуктивности. Ево како га можете користити.

Прочитајте следеће

О аутору