7 савета и алата за комуникацију са клијентима и тимовима у реалном времену

Као слободњак или удаљени радник, можда ћете морати да радите са клијентима и колегама у различитим временским зонама. Међутим, то не значи да увек морате бити доступни за одговор у реалном времену, чак и по цену губитка фокуса и концентрације.

Можете да избегнете исцрпљеност, а да истовремено одржавате глатке односе са другим заинтересованим странама применом неколико стратегија. Сазнајте како то учинити помоћу следећих савета и алата.

1. Дељење одлука/повратних информација без праћења

Комуникација у реалном времену ће вам требати када постоји потреба за тренутном повратном информацијом или даљим праћењем. Прекомјерна комуникација може вас поштедјети гњаваже да будете доступни цијело вријеме за брзи одговор. Ако свом клијенту или колегама пружите све потребне информације, они не морају да се јаве како би разјаснили вашу поруку.

У ту сврху немојте се устручавати објаснити ствари у потпуном опису. Понекад тренутна повратна информација није одговарајућа или потпуна. Такође може изазвати неспоразуме. Одложене повратне информације помажу вам да избегнете нелогичне испаде и омогућавају вам пажљивије одговоре.

Темељном и јасном комуникацијом са клијентима и тимом избегавате непотребно напред-назад. Постоје разне апликације за бележење на мрежи, као што су Супернотес. Можете их користити за постизање готово савршених порука.

Ви и ваш сарадник можете оставити белешке у истој датотеци након што прочитате међусобне одговоре кроз белешке и документе за дељење.

2. Планирајте унапред како бисте дозволили разумно кашњење у времену одговора

За неке пројекте и задатке може бити потребан хитан одговор ваших клијената или чланова тима, док касни одговор може довести до кашњења пројекта. То је један од главних разлога зашто се многи људи залажу за комуникацију у стварном времену док раде на даљину.

Међутим, асинхрона комуникација је такође изводљива опција у овим случајевима ако можете планирати задатке и подзадаће. Уложите довољно времена за стварање процеса ескалације који ће омогућити вашем тиму да се носи са хитним случајевима. Размотрите разлику у временској зони и закажите независне задатке током одлагања одговора.

Било би корисно интегрисати апликацију календара са алати за управљање задацима попут Асане. Тако ће сваки пут када креирате догађај ажурирање постати доступно у апликацијама за управљање задацима које ће сви моћи да прате.

3. Снимање екрана/дигиталне табле за демонстрацију грешака

Замислите да у софтверу постоји сложена грешка. Сада морате да опишете целу ствар писањем удаљеном тиму! Да не говорим о питањима која се појављују између са другог краја, па се губите.

Помоћу апликација за снимање екрана можете избећи све ове компликоване ситуације. Покажите и снимите програмску грешку помоћу бесплатног снимача екрана као што је АцтивеПресентер или Аповерсофт. Такође можете укључити звук да бисте вербално описали проблем како бисте избегли забуну.

Повезан: Најбољи бесплатни снимачи екрана за спремање ваших састанака на мрежи

Такође можете користити онлине табле попут Фрееханд -а за опис грешака у апликацији или на веб локацији. Ове апликације су добре за даљинску сарадњу. Ваш колега може да ради на датотеци ваше беле табле и да тамо оставља белешке тако да је можете прегледати када дође ваш ред.

Што више можете смањити потребу за аудио/видео комуникацијом, више ће се колеге и клијенти моћи концентрирати на оно што је заиста важно. У данашње време можете лако креирати детаљан ток рада свог пројекта и учинити га дигитално доступним за све остале укључене. Да бисте то урадили, можете користити апликације за сарадњу попут Јира.

Осим што подржавају визуелни ток ваших задатака, ове свеобухватне апликације вам омогућавају да додајете коментаре задацима. Ови коментари помажу у брзом проналажењу потребних информација и на тај начин поједностављују дискусије.

На пример, ако клијент мора да зна о напретку пројекта, може погледати коментар задатка како би сазнао завршене задатке. Штити их од слања порука вама, а истовремено им пружа информације које су им потребне.

5. Креирајте и дефинишите спринтеве за пројекте

Ако сте део тима који прати агилни или сцрум радни ток, знате да су сарадња у реалном времену и комуникација неопходни делови вашег посла. Ипак, можете смањити зависност од непосредне комуникације правилним дефинисањем спринта.

Приликом стварања спринта, водите рачуна да одговорите на очигледна питања попут циљева, мапа пута, ресурса, заостатака, капацитета, процеса рада, рокова итд. Стога вам додељени људи не постављају та питања и одмах почињу са радом.

Такође можете затражити помоћ од различитих бесплатних алата за управљање пројектима који подржавају Сцрум, попут ицеСцрум. Ове апликације омогућавају ваш тимски рад ефикасно уз минималне захтеве хитног одговора.

6. Дистрибуирајте снимке састанака како бисте смањили замор видео састанака

С времена на време бити део удаљеног тима значи присуствовати низу састанака како бисте надокнадили физичку удаљеност. То може довести до ситуације која се зове Зоом замор, што није добро за вашу продуктивност. Уместо тога, можете се усредсредити на алтернативне комуникационе канале и одбити захтеве за састанак током фокусираног рада.

Од суштинског је значаја присуствовати састанцима ради стратешких расправа или усредсређених планова. Ипак, можете се ослонити на текстуалну комуникацију да бисте ријешили већину преосталих питања. Осим тога, снимање састанака би требало бити обавезно.

Према томе, свако ко је то пропустио може прикладно проверити снимак ради увида и касније може додати вредност дискусији. Можете да користите ВЛЦ за снимање Зоом састанака или функцију снимања Гоогле Меета за снимање састанака Меет. Обе ове апликације су бесплатне, па вас не коштају додатних долара.

7. Коришћење дигиталног календара на прави начин блокирањем времена

Један од главних разлога за одабир гласовне комуникације је непрекидно продуктивно вријеме. Иако нам то помаже да постигнемо значајан напредак у пројекту или задатку, људи то не обележавају у календару као што обележавају састанак или презентацију. Због тога други чланови тима обично немају појма о томе.

Међутим, можете да означите време за неки дубљи рад у свом календару како би други о томе знали. Простор у календару значи да сте слободни за састанак или слање порука. Ако блокирате време у календару, они ће се уздржати од заказивања састанака или слања порука у то време.

Можете користити бесплатне алате за календар попут Гоогле календара или ТеамУп да вам блокира време. Стога ће други постати обзирни и више зависити од мрежне комуникације, попут е -поште и канала за дискусију о пројектима.

Комуникација не мора увек бити тренутна

Док радите од куће или сте део хибридног тима, комуникација у реалном времену може вам узети данак.

Испробајте ове савете и алате за комуникацију на мрежи како не бисте били преоптерећени. Будући да вам они омогућавају да радите без прекида, видећете повећање дневне продуктивности.

9 најбољих бесплатних апликација за повећање ваше личне продуктивности

Постоји толико много апликација и алата за продуктивност које можете изабрати. Али само неколико њих се фокусира на побољшање ваше личне продуктивности. Погледајте их!

Прочитајте следеће

О аутору