Аутоматизација на 5 начина може повећати вашу продуктивност

Можда ћете приметити да ваша продуктивност изгледа да заостаје јер стално имате потешкоћа у проналажењу времена за довршетак више посла. То је донекле зато што можда трошите значајно време на периодичне задатке попут одговарања на е -пошту или прављења резервних копија података.

Међутим, време је ограничен ресурс и сваки дан имате на располагању само 24 сата. Најбољи начин да повећате своје време и повећате своју продуктивност је аутоматизовање свакодневних, понављајућих задатака.

Шта је аутоматизација и које су њене предности?

Аутоматизација описује употребу технологије за обављање дуготрајних или понављајућих задатака како би се минимизирали ручни напори. Аутоматизацијом сувишних задатака можете уштедети време и фокусирати се на друге активности које стварају приход.

Аутоматизација такође смањује људске грешке, побољшава оперативну ефикасност, повећава скалабилност и штеди новац. Дакле, како можете искористити потенцијал аутоматизације у својим свакодневним активностима? Ево неколико идеја за аутоматизацију тока посла које можете користити сада:

1. Убрзајте обраду е -поште

Бављење е-поштом може бити огромно и дуготрајно ако не пронађете систем за њихово добро управљање. То је зато што вероватно свакодневно добијате гомилу е -порука које захтевају вашу пажњу. Осим тога, ако желите да развијете своје пословање, требало би да одмах одговорите на упите потенцијалних клијената путем е -поште.

Аутоматски одговори на е -пошту

Добра вест је да неке процесе можете аутоматизовати тако да мање времена проводите у пријемном сандучету. На пример, можете да креирате предложак користећи податке из веб обрасца за контакт или користите ове бесплатне градитеље предложака е -поште, тако да нећете морати да их пишете од почетка. Такође можете да користите уграђене функције аутоматског одговора у услугама е-поште, на пример, Пратити опцију у програму Оутлоок за праћење и одговарање на е -пошту.

Алтернативно, можете користити хладну услугу спајања е -поште и поште попут ГМасс да персонализујете, закажете или пошаљете маркетиншке кампање и хладне е -поруке потенцијалним купцима и аутоматски се надовежу.

Организујте своју е -пошту

Кладимо се да свакодневно добијате безброј е -порука од колега, породице и пријатеља, других предузећа итд. Када се то догоди, може бити изазов сортирање важних порука е -поште из смећа. Али можете аутоматизирати премјештање е -поште из једне мапе у другу како бисте се носили с нередом. Можете користити Гмаил „филтере“ или Оутлоок -ова правила за управљање пријемним сандучетом за е -пошту.

Ове уграђене функције омогућавају вам да аутоматски бришете поруке са одређеном поруком, сортирате е-пошту са одређеним текстом или од одређених контаката у фасциклу итд.

Издвоји податке

Вероватно проводите доста времена пролазећи кроз контакте у пријемном сандучету да бисте добили информације које вам могу помоћи да рекламирате или продате своје ствари. Коришћењем Маилпарсер, можете аутоматизирати овај процес на основу ваших правила рашчлањивања.

2. Побољшајте комуникацију помоћу цхатботова

Цхатботови су последњих година потпуно револуционирали корисничку услугу побољшавајући комуникацију и корисничко искуство. Као и честа питања, цхатботови нуде аутоматизацију путем вештачке интелигенције. Сходно томе, они сами могу обављати различите задатке.

Неке предности коришћења цхатботова су доступност 24 сата дневно, неке су вишејезичне, пружају доследне одговоре одмах, помажу вам да стекнете вредан увид у понашање купаца итд. Можете користити ови цхатботови за побољшање ваше комуникације на вашој ВордПресс веб локацији и побољшати своју продуктивност. Међутим, вреди напоменути да морате уложити време и труд да фино подесите цхатбот да бисте уживали у предностима.

3. Повратак података

Како технологија напредује, све више се ослањамо на чврсте дискове рачунара за складиштење делова нашег живота, попут радних и академских докумената или породичних фотографија. Углавном се не ради о томе да ли, већ када, јер се чврсти дискови истроше, украду и доживе скокове струје.

Питање је, шта ће вам ово значити, или још боље, шта можете учинити да минимизирате губитак? Можете да направите резервну копију података.

Али велике су шансе да ћете с времена на време можда заборавити да то учините сами. Дакле, најбоље би било да аутоматизујете редовне резервне копије. Осим што обезбеђује сигурност ваших података, аутоматско заказивање резервних копија омогућиће вам рад на рачунару без прекида.

Можете користити ЦрасхПлан да направите резервну копију података на спољном чврстом диску, другом рачунару у локалној мрежи или на његовим серверима. Након инсталирања софтвера, скенираће ваш систем и предложити шта бисте могли да направите резервну копију. Такође вам омогућава да изаберете шта желите да направите резервну копију. Можете заказати резервне копије сваких 15 минута, један сат или кад год не користите рачунар; све зависи од вас.

4. Планирајте постове на друштвеним мрежама

Друштвени медији постали су саставни део наших живота. И тако су ове платформе постале златни рудник за људе који покушавају да промовишу своје брендове и продају производе/услуге.

Али одржавање контакта са свим вашим потенцијалним клијентима и клијентима на вашим платформама друштвених медија је задатак који лако може захтевати вашу сталну пажњу. Међутим, укључивање у магију аутоматизације помоћу алата попут Хоотсуите и Буффер омогућава вам да унапред закажете све своје постове на друштвеним медијима. Помоћу ових алата можете учинити више на друштвеним медијима за мање времена.

5. Закажите састанке

Успешно заказивање састанка или заказивање састанка често захтева много напред -назад, посебно када укључује много људи. Можда ћете морати да пошаљете е -поруку свима да бисте сазнали њихове расположивости пре резервације и ризикујете да поновите поступак ако неко откаже.

Срећом, овај процес можете аутоматизовати да бисте ток рада састанка ставили на аутопилот, тако да се можете усредсредити на нешто друго. Алати попут Цалендли омогућавају вам да унапред аутоматизујете састанке или друге догађаје са било ким преко везе. Можете поставити различите временске интервале када ћете бити доступни и слати захтеве за састанак путем везе.

Штавише, овај алат се беспрекорно интегрише са вашим календаром. Дакле, када су сви изабрали добар провод, Цалендли може да забележи састанак у вашем календару и пошаље вам обавештење. Ако сте заузети за то време, репрограмирање је једноставно као и заказивање.

Аутоматизујте понављајуће задатке како бисте повећали своју продуктивност

Аутоматизација је посебно корисна за мала предузећа са неколико запослених који носе много шешира. Пуштање технологије да ту и тамо реши неколико задатака помоћи ће вам да учините више за мање времена.

8 ствари које се превиђају које ометају продуктивност (и како их избећи)

Сви желимо да будемо продуктивни, али нас лако ометају различити фактори. Ево неких ствари које можда занемарујете и како их избећи.

Прочитајте следеће

О аутору