6 начина да се гарантује злостављање, љутња и узнемиреност сваком е-поштом коју пошаљете

Реклама

Е-поруке су тешке. Стварно је тешко прећи преко онога што стварно желите рећи у е-поруци, а половина времена људи ће вас готово увек погрешно разумети. Велики проблем се своди на чињеницу да људи којима пишете не могу да виде ваше лице. Не могу да виде осмех на вашем лицу и не можете да видите њихов израз на лицу - природан људска способност да разуме емоцију у речима кроз израз лица потпуно је неисправна емаил.

Дакле, шта може заменити израз лица и тон гласа? Како ефективно преносите своју поруку без да сви ваши пријатељи или сви у уреду буду на вас краљевски означени?

Писац Петер Друцкер једном је написао, „Најважнија ствар у комуникацији је слушање онога што није речено. " Ја бих отишао корак даље од тога и рекао да је најважније у слању е-поште разјаснити довољно довољно да прималац не чути шта није речено. У ствари, највише проблема са комуникацијом путем е-поште је када особа која прима е-пошту тумачи све врсте страшних ствари које сте наговестили, чак и када сте написали само једну линија

То је оно што води мржњи и незадовољству. То је оно што љути. Због тога вас је момак преко стола на јутарњем састанку зурио у вас, јер сте му послали е-пошту коју сте послали јуче поподне, и то је схватио као лични напад.

Израда савршене е-поште

Овде у МУО-у детаљно смо описали технички аспект слања е-порука, попут слање е-поште анонимно Како послати анонимне е-маилове: 5 скривених методаСлање анонимног е-маила није тешко. А постоје оправдани разлози за коришћење анонимног налога е-поште. Показаћемо вам како. Опширније или на мој емаил слање е-маилова из Екцела Како послати е-пошту из прорачунске табеле у Екцелу користећи ВБА скриптеНаш предложак кода помоћи ће вам да поставите аутоматизоване поруке е-поште унутар програма Екцел помоћу објеката података колаборације (ЦДО) и ВБА скрипте. Опширније . Али, шта је са емоционалном страном е-поште? Шта је са начином на који наилазите у својим мејловима и бољим начинима да се представите писаном речју која неће учинити да вас сви стално обележавају?

Па, без пуно бола и патње могу данас да стојим овде и кажем вам да сам сада у могућности да помогнем. Направила сам скоро сваку грешку која се може учинити е-поштом, почевши од најранијих дана у колеџа, када сам покушао започети више-нивоски маркетиншки посао масовним слањем е-поште свима кампус. У року од једног дана, мој рачун је био угашен на 24 сата и велико, гадно упозорење од стране ИБМ маинфраме администратора о томе шта дефинише „спам“.

То није била толико лекција етикета е-поштом, колико је то био позив за буђење да ће вам се е-пошта доиста наћи у невољи ако погрешно поступате. Током година вређао сам људе, вређао сам се и улазио сам у епске борбе са решењима људи са људима. Хтео бих да кажем да је неко победио - али нико никада не победи. Због тога стојим данас овде, надајући се да ћу помоћи будућим легијама електронске поште да боље припреме те поруке е-поште пре него што кликну на дугме за слање.

1. Слање романа

Један од мојих првих грешака када сам први пут почео да радим као инжењер био је тај што бих скоро увек писао е-пошту која се протезала кроз три или четири параграфа. Разлог није био само у томе што могу брзо писати, већ и зато што сам се увијек осјећао као да остављам неке детаље, људи заправо не би разумјели о чему причам. То је можда у одређеној мери тачно - и стићи ћемо до е-маила који су прекратак у минуту - али има се шта рећи за једноставност.

Када пишете тако сложене поруке е-поште, не успевате да стигнете на различите начине. Прво, чињеница да сте толико написали подразумева особу да мало поштујете њихово време, а ако то чините пречесто мораћете да се изнервирате. Друго, док е-маил од 500 речи организован у неколико одломака има пуно смисла ти, највероватније свакога збуните - и дајете им мигрену.

Ако сте познавалац речи и склони сте прекомерном писању, увек се вратите и започните да радите на "пресецању" тих реченица. Измислите нове и креативне начине да их скратите или их можда у потпуности уклоните. Можда нудите превише информација. Реци људима шта они потреба да знају, а не оно што желите да знају ти знам. Ти знаш?

2. Слање е-поште са две речи

Супротан прекршај романа е-поште је адреса е-поште с једном или две речи која уопште не објашњава ништа. Слично ми је када питам своју децу за столом, "Па како је био твој дан?"Након неког тренутка, невољни одговор, „Добро.„Нисам сигуран зашто се чак и гњавим, настављам. “Шта си радио, било шта забавно?„Неизоставни одговор, "Не баш.”

Искрено не разумем зашто се неки људи чак и не користе е-поштом. Ако будете имали среће, е-маил ове особе садржи једну целу реченицу. Ако немате среће, особа ће вас тражити да учините нешто за њих, али не труди се да објасни шта тачно желите да урадите. То је попут слања поруке о невољи преко радија када сте се изгубили усред дивљине и ако нисте успели да обавестите спасилачку посаду о томе које су ваше координате.

То је изузетно фрустрирајуће, јер се људи морају борити да разумеју о чему причате. Што је још горе, можда ћете их натерати да губе време на одговоре на вашу е-пошту, само да би тражили да разрадите још мало.

Сумњам да већина људи са овим проблемом пише тако кратке поруке е-поште, јер је куцање тако напорна вежба. Не могу сви уписати преко 60 до 70 речи у минуту, тако да морате мало да симпатизирате ову групу.

3. Слање масовне поруке е-поште за једну особу

Да ли стварно желите да откачите људе? Пошаљите масовну е-пошту свима у вашој канцеларији да бисте укорили само једну особу због нечега што су учинили погрешно. Ја то називам „јавним понижавањем“. Обично сви у канцеларији можда већ знају да је одређена особа направила грешку, али менаџер то не може оставити на миру. Дакле, они шаљу масовну поруку е-поште свима објашњавајући с великим и мучним детаљима зашто је одређена радња толико погрешна или зашто је та грешка тако лоша.

Морам признати да сам се у неким својим управљачким улогама у прошлости увукао у такво понашање. Видео сам и друге колеге да то раде. Лако је погрешити, јер ћете можда желети да сви други којима управљате не направе исту грешку. Реалност је да ако сви већ знају за то, особа која је погрешила је понижена. Ако не знају за то, сви су збуњени и нису сигурни да ли говорите о њима или не.

Нека буде једноставно - разговарајте о специфичном проблему са особом која је погрешила. Затим, ако сматрате да је то довољно важно за све, пошаљите обавештење, али звучите као да је то само опште „ФИИ“ послато са виших руководстава - ово уклања оптужујући тон и чини га мање личним.

4. Коришћење драматичних наговора

Још једно врло уобичајено понашање у е-маиловима - обично од људи који су јако страствени у свом послу уопште или о одређеном пројекту о коме се расправља. То понашање је претерана употреба врло драматичних приговора. Казне као, „Тај дизајн је ужасно погрешан"Или"Тај приступ је болно нејасан “ служе само за уношење емоција у дискусију.

Када погледате те реченице без приговора, можете видети колико су пословне - и мање антагонистичке. Иначе, наиђете на превише драматично, размажено дериште.

Пробајте без приговора. Тај дизајн је погрешан. Тај је приступ нејасан.

Примаоцу се можда неће свидјети - али их исто тако не напада и поставља у одбрану. Професионалнији је и можда бисте могли да се предате као зрела одрасла особа, чак и када се не слажете са неким.

5. Прекомерна употреба пасивног гласа

Заправо, заиста сам, заиста, научио и схватио пасивни глас. Проблем са учењем о томе је што га почињете виђати свуда. Једна од најчешћих употреба пасивног гласа је у е-пошти, јер пасивни глас омогућава човеку да се одвоји од радње.

Уместо да кажете:Одвезао сам клијента до аеродрома “, која одговорност сноси директно на ваша рамена, уместо тога можете написати: "Клијента су одвели на аеродром. "

Ово је понашање уобичајено међу људима који су нервозни због преузимања одговорности за било шта, јер ако нешто пође по злу, не желе да се оптужују. То су исти људи који се жале када они који ризикују - они који преузимају одговорност за извршавање ствари - добију признање или напредовање. Истина је да људи виде пасиван глас у порукама е-поште. Ако сте довршили задатак или постигли циљ, не бојте се узети кредита!

6. Мажење себе по леђима

Чудно је што су супротни крајници људи који користе пасивни глас у е-пошти стално људи који готово увек пишу о свему у првом лицу. Читајући њихове е-маилове, помислили бисте да пројекат није био групни напор, већ је био лични успех. Мислили бисте да је особа која је слала е-пошту урадила апсолутно сав посао!

Како препознати ове поруке е-поште? Пребројите појаве речи „ја“.

Читајући е-пошту ове врсте људи, јасно је да осећају како се цео свет врти око њих, и да им сви треба давати сталне кудо за сав посао који раде сами остварено. Ове поруке е-маила увек остављају саиграче осећајући подмукло и потпуно нецењено. Овај приступ је брзина љутње и изолације од вршњака.

Сигуран сам да постоји пуно других врста е-порука које стварно нервирају и вријеђају људе. Кладим се да и ти имаш своју листу! Какве вас врсте е-порука заиста сметају? Које су врсте вашег љубимца? Поделите своје мисли у одељку за коментаре испод.

Кредитна слика: Усредсређени бизнисмен преко Схуттерстоцка, Формула математике преко Схуттерстоцка, Млада пословна жена преко Схуттерстоцка, Изразити старији преко Схуттерстоцка, Војни Кид преко Схуттерстоцка, Срамота преко Схуттерстоцка