Направили сте неефикасне састанке? Пошаљите ових 8 правила свом шефу

Реклама

Велика већина нас зна колико састанка за одводњавање може бити и за наше време и за продуктивност. Али ако је састанак добро организован (и добро вођен), нема разлога да не може побољшати продуктивност, осећај сврхе и морал за сваког појединог учесника.

Тамо има доста садржаја зашто мрзимо састанке. Фацебоок је написао у тренутку потпуне фрустрације због пропуштених прилика, у потпуности захваљујући лоше организованом, наизглед бесмисленом састанку који је одмакао далеко више од предвиђеног времена.

Ево неких правила која требате следити за боље састанке и како бисте били сигурни да не губите свако време. Веруј ми.

Имајте сврху и увјерите се да људи то знају

Ако једноставно позовете све да се информишу или да се јаве, то је предавање. Предавање није састанак. Ако требате да ажурирате све, пошаљите е-пошту или пошаљите свима на тим алатки попут Слацк која олакшава групну комуникацију Слацк чини групну комуникацију бржом и лакшомГрупне е-поруке заиста могу убити продуктивност. Време је да се клијенти е-поште ставе на одмор и користе услуге колаборације попут новоотвореног Слацка.

Опширније . Ово ће бити далеко боља употреба свих времена.

Ако сте у позицији у којој је састанак заиста потребан (тј. Када требате да нешто ставите у групу, поразговарате о стварима, одбаците идеје око итд.), Осигурајте да има јасну сврху. Зашто, тачно, спајате све?

Лоша сврха:„Да се ​​сви убрзају у ономе што се догађа“.

Боља сврха:„Да бисмо прикупили идеје, поставили распоред и додијелили наредне радње сваком члану тима како бисмо могли да покренемо успјешно лансирање производа Кс360 до краја марта“.

И молим вас, побрините се да сви присутни знају сврху састанка пре него што се он догоди. Ако људи знају који ће бити крајњи резултати састанка, већа је вероватноћа да ће се припремити, и надам се да ће размислити о неким темама горе за расправу, а не о размишљању летјети.

Направите јасну, структурирану агенду

Ваша сврха је ваше одредиште. На дневном реду је мапа пута како ћете стићи тамо. Без ове мапе пута, састанци често извиру из контроле, излазе из теме и нигде се неће донети онолико одлука колико сте се надали. Ако приметите да ваши састанци одлазе из теме, зауставите ту расправу и однесите је што пре.

Структурирајте дневни ред састанка Једноставно креирање агенди састанка помоћу очекивања састанка [иПад]Иако се нико од нас не радује састанцима, на сву срећу постоје бројне корисне онлине и мобилне апликације, попут АгрееДо-а, које олакшавају задатак планирања састанака. Сви успешни састанци почињу ... Опширније пажљиво користећи производ као што је Испуњавање очекивања (иПад) или онлине алате попут МиЦоммиттее и Минутес.ио. Одредите строги рок за сваку тачку дневног реда, истовремено поједним људима дајте главе шта се од њих очекује. Ако желите да неко допринесе одређеној дискусији на састанку, обавестите их! На пример:

Дневни ред

1. Изјава о сврси састанка и пре- (5 мин)
2. Постмортем последњих недеља покретања - шта су били наши КПИ (Ким да извештава о томе). Шта је добро прошло? ста није? (15 мин)
3. Идеје о томе како можемо да створимо свест за следеће лансирање (сви - молим да размислите о неким идејама пре састанка) - (15 мин)
4. Одлучите се за 3 од ових идеја да бисте сазнали више пре следећег састанка - (10 мин)
5. Додела наредних радњи сваком члану тима - (5 мин)

Будите сигурни да свако има оно што треба

Плашила сам се размишљати колико времена изгубим сваке године широм света због тога што се људи враћају на састанке неспремне (укључујући незнање како водити правилне белешке о састанцима Нека записници раде: Како водити ефективне белешке током састанкаТо је вештина коју је мало људи усавршило; савршене минуте састанка. Снимање догађаја вам спречава главобоље све даље. Ево како узимате ефективне минуте на састанку. Опширније ). Поделите свој дневни ред са свим учесницима бар неколико дана пре састанка, како би могли сакупити све што се од њих тражи.

Ако вам треба одређени члан тима да донесе нешто, побрините се да разуме колико је то важно је и да се штампа (ако је потребно) унапред како би се осигурало да се не заглаве у реду за штампача. Посљедње што вам треба је да полазници себе опросте - “Ох, извини, нисам имао прилику да се припремим - имаћу спремну за следећу недељу“. То никоме не помаже.

Ако имате састанак са људима који раде на даљину, прво погледајте наш детаљни "Онлине Водич за састанке Водич за онлине састанке: Софтвер и стратегијаСавремене видеоконференцијске услуге су једноставне за употребу и доступне су готово свима који имају рачунар или паметни телефон. Могућност повезивања и сусрета са људима на мрежи значи да више нисмо ограничени географским положајем. Опширније "Плус, побрините се да сви знају како да користите који алат за конференције одлучите да користите. Пре састанка, тражите људе да провере свој микрофон, веб камеру и да осигурају да ли су инсталирани додатци који би могли бити потребни за ствари попут Гоогле+ Хангоутс Савети за планирање и одржавање ефикасних састанака са Гоогле ХангоутсомУз данашњу Интернет технологију, одржавање мрежних састанака може бити и ефикасно и исплативо посебно ако их унапред испланирате и употребите алате за уштеду времена. Последњих неколико месеци учествовао сам у мрежним састанцима ... Опширније .

Позовите само људе који су потребни

Не позивајте цео тим само да бисте се осећали као велики шеф. Позовите само људе који су вам потребни. Односно, људи који су у стању да вам помогну да постигнете сврху састанка. Сви остали могу се касније ажурирати читањем записника састанка или разговором са својим колегама у погодније време.

Држите детаљне записнике

Користите производ као што је Агреедо (бесплатно) до чувајте детаљне записнике Агреедо: Пишите и управљајте записницима о свом пословном састанку бесплатно на мрежиВећ неколико недеља тражим веб страницу или апликацију која се лако користи и која би ми омогућила да чувам и чувам записнике састанака. Традиционални приступ текстуалном документу више није продуктиван ... Опширније на које се поуздано можете вратити и заправо разумети. Овај алат вам омогућава да узмете детаљне записе користећи пречице на тастатури, пратите резултате састанака (попут извршених задатака) и делите ове минуте брзо и лако са својим тимом. Ако користите иПад, можете покушати МинутеТакер (7,99 УСД) за извјештаји о стручним састанцима МинутеТакер и састанци помажу вам да направите професионалне иПад записникеУ свом бесплатном водичу за онлине састанке МакеУсеОф где сам дао неколико савета за планирање и одржавање састанака преко интернета, такође сам навео неколико минута узимања апликација. Док нас је веома мало ... Опширније .

Пазите да када људи прочитају ове записнике, знају главне тачке / сажетке о чему се разговарало и о чему одлучено је, као и да се брзо можемо вратити на овај документ да бисмо знали шта они сами морају да ураде следећи.

Искључивање није увек боље од укључивања

Знам да сам (само) споменуо да састанку треба присуствовати само онај коме је стварно потребан, али сваки тако често укључите све на неформалнију сеансу за џемање, где можете да одскачете идеје, разговарајте о томе шта би могло да побољша организација.

Искористите ово као прилику за стварање јачег тима. Радите то уз оброк или пиво. Понесите неку укусну храну у канцеларију и натерајте свакога да вам узме сат или два да дневно дође да боље познају своје колеге, а да сви заједно раде на побољшању неке компаније целина. Опет имајте сврху и дневни ред, али покушајте да ове врсте окупљања буду неформалније, мање структурисане, али још увек са свеобухватном темом, попут „Повећање ефикасности организације“ или „Идеје о томе како можемо диверзификовати “.

Доделите Почисти „Следеће ставке акције“

Пре него што завршите састанак, проверите да ли сви у соби тачно знају шта треба да предузму и временски распоред. Ово је трик који је Давид Аллен заиста гурнуо у својој фантастичној књизи „Довршење ствари‘. На ком пројекту било ко ради, осигурајте да постоји јасна следећа радња како би се овај пројекат наставио даље.

Да поновим, ово треба да буде специфична акција (или скуп радњи), са строгим роком, а не само широка идеја која треба да се уради „што пре“. На пример

Лоша следећа акција:„Резимирајте лансирање прошлог месеца“.

Боља следећа акција:„Саставите табелу (са неколико корисних графикона) на којој су приказани наши КПИ-и из укупног периода покретања. Поделите ово са тимом за лансирање, заједно са слањем кратког е-маила у коме ћете објаснити како мислите да је лансирање прошло. Молим вас да то урадите до четвртка “.

Питајте за повратне информације

Многи људи су опрезни да критикују своје „надређене“ или колеге, па након сваког састанка тражите људе да оставе анонимне повратне информације путем интернетског обрасца (постоји списак бесплатни онлине алати за истраживање То сви кажу: 5 бесплатних алата за ефикасно анкетирање на мрежиНеко време не бисте имали много избора од тога коју услугу анкете користити, али данас има много тога да изаберете. Који је најбољи за вас? Опширније овде). Откријте шта су људи мислили о састанку - да ли је предуго трајао? Да ли им се то чинило корисним? Да ли су слушали њихове погледе? Како би састанак могао да се побољша следећи пут?

Без обзира на повратне информације, не заборавите да их не игноришете. Развијте своје састанке како бисте били сигурни да добро функционишу за све који су укључени.

Све у свему, следећи ова једноставна правила како бисте били сигурни да су ваши састанци добро припремљени и добро вођени, моћи ћете да скратите трајање и повећате ефикасност својих састанака, а да при томе задржите свађу своју фрустрацију минимум!

Ста је са тобом? Да су ваши састанци вођени више овако, мислите ли да би били ефикаснији?

Кредитна слика: Воодлеивондерворкс, састанак тима, преко Флицкр-а