13 хакова за Гоогле календар за повећање продуктивности

Кључне Такеаваис

• Подесите подразумеване подсетнике за све догађаје у Гоогле календару да бисте избегли пропуштање важних састанака и побољшали продуктивност. Додајте више обавештења ако је потребно.
• Интегришите Гоогле календар са другим алаткама да бисте поједноставили токове посла и избегли стално пребацивање између апликација. На пример, интегришите се са Слацк-ом за заказивање и ажурирање статуса.
• Примајте е-пошту дневног реда да бисте дали приоритет важним подсетницима и састанцима. Подесите ово у подешавањима Гоогле календара како бисте били сигурни да никада нећете пропустити обавештење.

Вероватније је да сте бар једном користили Гоогле календар, било да вам је неко послао позивницу за састанак или сте га управо користили зато што долази уз уређај.

Иако је Гоогле календар прилично једноставна апликација када је у питању заказивање, долази са неколико невероватне функције и интеграције које могу помоћи да повећате вашу продуктивност и побољшате свеукупно ефикасност. Ево листе неких од најбољих у наставку.

1. Подесите подразумеване подсетнике

Увек је корисно поставити подсетнике да не бисте пропустили било који предстојећи догађај или да бисте себи дали довољно времена да се припремите. Међутим, постављање подсетника за сваки нови догађај који направите може бити прилично гњаважа.

На срећу, Гоогле календар вам омогућава да аутоматски креирате подразумеване подсетнике за све догађаје које направите. Ево како:

1. Идите на почетну страницу Гоогле календара.
2. Кликните на икону зупчаника са десне стране и изаберите Подешавања.
3. Испод Подешавања за моје календаре, изаберите свој календар.
4. Изаберите Обавештења о догађајима а затим изаберите + Додајте обавештење.
5. Изаберите жељено трајање кликом на падајући мени.

Убудуће, сви догађаји које креирате ће аутоматски имати ове подразумеване подсетнике. Имајте на уму да можете додати више од једног обавештења—рецимо да желите да примате неколико обавештења за свој догађај.

Управљање и коришћење различитих алата на дневној бази, било за личну или радну употребу, може постати огромно – захтевајући од вас да стално прелазите са једног алата на други да бисте остали свесни својих пројеката и задатака.

Многи од ових алата вам омогућавају да интегришете Гоогле календар тако да не морате ручно да преносите информације у или из апликације у календар. На пример, Гоогле календар је а прилично корисна Слацк интеграција коју бисте требали испробати ако користите апликацију за размену пословних порука. Интеграција вам омогућава да планирате и бришете догађаје директно из Слацк-а. Слацк може да ажурира ваш статус на основу вашег распореда! Имајте на уму да се начин на који интегришете Гоогле календар са апликацијом разликује у зависности од апликације.

3. Примите свој дневни ред путем е-поште

Ако имате навику да лежерно повлачите обавештења без размишљања о њима, постоји велика шанса да ћете превидети обавештења из календара. А ако дате предност е-порукама у односу на друге облике комуникације, ево једног згодног трика: дневни распоред можете да пошаљете директно на вашу е-пошту. На овај начин нећете пропустити важне подсетнике и састанке.

Да уради ово:

1. Идите на Гоогле календар и кликните на икону зупчаника.
2. Изаберите Подешавања > Подешавања за моје календаре.
3. Изаберите календар из којег желите да примате е-пошту.
4. Померите се надоле до Остала обавештења.
5. Иди на Дневни ред и изаберите Емаил из падајућег менија.

Очекујте да ћете сваког јутра у пет ујутру добити е-поруку са дневним редом да бисте добили увид у то како би изгледао ваш дан.

4. Започните недељу другог дана

Без обзира да ли ваш посао укључује промену распореда, задатке на отвореном са различитим недељним почетним данима или једноставно више волите нетрадиционалан почетак недеље, Гоогле календар ће вас покрити. Можете лако да промените почетни дан у недељи у Гоогле календару.

Једноставно идите на свој Гоогле календар Подешавања, изаберите Генерал, а затим померите надоле до Виев Оптионс. Кликните Почните недељу и бирајте између Субота, недеља, или Понедељак.

5. Користите свој глас да поставите нови догађај

Ако ваше руке тренутно нису слободне, али морате одмах да закажете догађај, можете користити свој глас да креирате догађај уместо да отварате апликацију Гоогле календар и куцате све детаље.

Само реците нешто попут: „Хеј, Гоогле, направи догађај у календару: вечера са Џејн Доу у 20 часова. код Чилија. Поред снимања свих информација, Гоогле може затражити додатне информације пре него што сачува догађај.

Имајте на уму да то није могуће ако користите Аппле уређај. Сири не може да креира догађаје помоћу Гоогле календара. Ако желите да Сири додаје догађаје у ваш Гоогле календар, морате га поставити као подразумевани календар. Урадите ово тако што ћете отићи на Подешавања > Календар > Дефаулт Цалендар.

6. Уградите свој календар

Руковање вашим распоредом може бити тешко, посебно ако људи желе да поставе распореде са вама. Ако имате веб локацију, дозволите другим људима да поставе распоред са вама на основу својих преференција тако што ћете уградити ваш календар на вашу веб локацију.

7. Користите софтвер за планирање на мрежи

Дељење календара може имати лошу страну искориштавања слободног времена. Ако тражите бољу контролу над тиме када други могу заказати састанке са вама, вреди истражити алати који поједностављују онлајн заказивање, као Календли.

Када се пријавите за Цалендли користећи своју Гмаил адресу, он неприметно синхронизује ваш календар са вашим Цалендли налогом. Али то није све. Ова интеграција доноси низ предности, као што су аутоматско заказивање, руковање временском зоном и прилагођавање – чинећи искуство резервације са вама персонализованијим.

8. Подесите временске блокове

Гоогле календар вам може додатно помоћи постићи врхунску продуктивност са временским блоковима. Ова функција вам омогућава да доделите одређена места како бисте се могли фокусирати на одређене пројекте или задатке. То вам омогућава да ефикасно фокусирате своју енергију на одређене циљеве, спречавајући вас да одуговлачите и губите време на пребацивање са једног задатка на други.

9. Аутоматски одбијте догађаје

Коришћење Гоогле календара не само да вам помаже да пратите своје састанке. Такође можете да га користите да бисте били сигурни да одржавате равнотежу између посла и приватног живота. Када подесите распоред рада, Гоогле календар може аутоматски да одбије захтеве за састанке када сте ван канцеларије или на одмору.

Такође можете да им пошаљете поруку ван канцеларије, информишући их шта могу да ураде у међувремену, на пример, упутите их другом колеги који може да реши њихове захтеве или бриге.

10. Алтернативно са другом временском зоном

Рад са људима у другим временским зонама може отежати планирање састанака и постављање распореда. Уместо да трошите превише времена на консултације онлајн претварач временских зона, можете да користите функцију секундарне временске зоне Гоогле календара да бисте пратили временске разлике и спречили грешке у заказивању.

У Гоогле календару кликните Подешавања > Генерал > Временска зона. Тицк Прикажите секундарну временску зону испод Временска зона.Такође можете додати ознаке свакој временској зони ради даље организације.

11. Креирајте понављајуће састанке

Ако имате састанке сваке недеље или месеца, можете да подесите састанке који се понављају уместо да сваки пут ручно креирате догађаје. Када креирате догађај, изаберите падајући мени који каже Не понавља се и изаберите колико често желите да се догађај понавља.

12. Направите пречицу за догађај

Док ће вам за креирање новог догађаја у Гоогле календару потребно само неколико кликова, пречица за догађај прескаче већину корака и доводи вас право до новог прозора догађаја у Гоогле календару.

Само отворите претраживач, укуцајте цал.нев, и ударио Ентер или повратак. Поред тога, постоји дуга листа Пречице за Гоогле календар што вам може помоћи да се крећете и ефикасније користите апликацију.

13. Пронађите идеално време за састанке

Проналажење идеалног времена је још једна борба са одређивањем састанка или распореда. Ово је теже што је више људи укључено, а ситуација постаје све збуњујућа ако у једначину убаците различите временске зоне.

На срећу, Гоогле календар има функцију Пронађи време која вам омогућава да пронађете слободно време за све у тиму. Међутим, за то је потребан приступ тимским Гоогле календарима и можете га користити само преко веб апликације, а не на мобилној апликацији. Ова функција вам омогућава да пронађете међусобно доступно време које одговара свима у тиму.

Користите свој календар у своју корист

Гоогле календар нуди низ функција и интеграција за повећање продуктивности. Од постављања подразумеваних подсетника до управљања временским зонама и коришћења гласовних команди, савладавање ових хакова може вам помоћи да на најбољи начин искористите свој календар за ефикасно управљање временом.