Како учинити праћење промена лакшим за коришћење у Мицрософт Ворд-у

Праћење промена је један од најбољих алата за уређивање Ворд докумената и сарадњу са другима, али његово коришћење може бити компликовано и неуредно. Ако сте нови у овој функцији у Мицрософт Ворд-у или не можете да поднесете црвене ознаке и чудна подешавања, немојте још одустати од Праћења промена.

Једном када разумете како различите компоненте функционишу, функција је лакша за коришћење. Можете да прилагодите функцију да бисте добили уреднији систем када ревидирате документ или прегледате нечије измене. Ево неколико идеја.

1. Прикажи ревизије у балонима

Праћење промена није само прекидач за укључивање-искључивање. Једном када научите основе користећи МС Ворд'с Трацк Цхангес, можете истражити његове карактеристике и још више прилагодити своје корисничко искуство.

Једна од главних компоненти коју можете да промените је приказ ознака. Када одете у Преглед > Прикажи ознаке > Балони, имате три опције:

• Прикажи ревизије у балонима
• Прикажи све ревизије на линији
• Прикажи само форматирање у балонима

Праћење промена подразумевано користи уграђене ревизије, што значи изгребање избрисаних речи и уметање ваших измена у тело самог текста. Неколико таквих ревизија је изводљиво, али читава књига од њих може бити рана на оку. Такође, ова поставка не истиче форматирање — покушај проналажења ових измена је гњаважа.

Коришћење балона само за форматирање је корак напред у односу на инлине ревизије. Брисања и уметања се и даље појављују у главном делу, али све промене формата су наведене у балонима на табли десно од текста.

Ако инлине уређивање уопште није ваша жеља, пређите на ревизије у балонима. Затим можете да избришете, уметнете и форматирате све што желите, а листа ваших промена ће се појавити на десној табли. Још увек има црвене боје, али су ваше измене много уредније и лаке за управљање.

2. Користите без или једноставну ознаку да бисте избегли ометања

У зависности од вашег стила уређивања, можда бисте радије прво прочитали документ пре него што га прилагодите да бисте стекли осећај његовог тока, читљивости и потенцијалних празнина. Испуњавање текста ознакама од самог почетка може бити контрапродуктивно.

Трацк Цхангес нуди два решења у Приказ за преглед падајући мени. Симпле Маркуп сакрива балоне и уграђене ревизије и приказује само вертикалне црвене линије да покаже где су промене направљене. Кликните на било који од ових редова да бисте брзо открили измене. Кликните поново да их сакријете.

Но Маркуп уклања и вертикалне линије. Можете у миру читати и уређивати док не одлучите другачије. Рад са било којим од ових подешавања обезбеђује јасан документ са минималним ометањима. Ако радите са тимом, успоставите најбољи начини за сарадњу у реалном времену на Ворд-у, и поставите правила за праћење промена тако да сви могу да раде удобно.

3. Користите све ознаке или оригинал штедљиво

Не морате да приказујете пуну марку Ворд документа осим ако изричито не желите да прегледате одређену ревизију или интегришете промене.

Поглед на оригинални текст је још мање потребан. Можете погледати оригинални текст да бисте укратко упоредили две верзије, на пример, у смислу стила или дужине, али то је све. Дакле, не морате да активирате ниједно од ових подешавања док вам заиста не затребају. Ово вам може помоћи да смањите своју фрустрацију праћењем промена.

4. Персонализујте боје и ознаке

Када више корисника ради на Ворд документу и прави промене, функција Праћење промена истиче њихове измене различитим бојама. Највећи проблем са праћењем промена често је подразумевана црвена боја његових ознака, посебно када доминира текстовима са пуно ревизија.

Добра вест је да можете променити ову боју. У ствари, можете бојом кодирати сваки документ на коме радите.

У Праћење одељак, кликните на Промените опције праћења стрелац. Видећете нека основна подешавања која можете да измените, али да бисте приступили додатним опцијама, кликните Напредне опције. Ово ће отворити прозор који нуди више начина да сами направите Праћење промена.

Можете одабрати боље боје за уметање, брисање, форматирање и још много тога. Можете чак и да промените начин на који је свака функција означена, у распону од подебљаног до двоструког прецртавања и симбола. Поред тога, можете чак и да прилагодите изглед балона. Узмите инспирацију од апликације за продуктивност са ефективним кодирањем боја или само изаберите боје које су лаке за очи када користите Трацк Цхангес.

Остављање коментара је следећи најбољи начин да дате повратне информације о Мицрософт Ворд-у поред праћења промена. Међутим, прекомерно коришћење коментара може учинити искуство уређивања и читања једнако неодољивим.

Оно што олакшава коришћење коментара уз Праћење промена је да унапред одлучите како ћете користити сваку функцију. Када су у питању коментари, можете их резервисати за питања аутору или идеје за побољшање текста – ствари које не можете да кажете кроз Праћење промена без додавања још црвене боје.

Поред тога, најбоље је истаћи само речи које се односе на ваше коментаре, а не целе пасусе. Можете чак ставити своје коментаре само на почетак или крај поглавља.

Ако имате проблема са документом који је преоптерећен белешкама и коментарима, покушајте да истражите опције доступне у Прикажи коментаре падајући мени. Ова функција вам може помоћи да организујете коментаре на начин који вам има смисла, било да читате или уређујете текст.

Алтернативно, ако је документ који ревидирате мали, али имате много тога да кажете, размислите о одласку на празна страница на почетку или на крају документа и навођење повратних информација које бисте ставили у коментаре тамо. То можете учинити и за поједина поглавља. Алат за коментаре је практичнији, али га можете слободно користити како и када то желите.

Не оклевајте да будете креативни са функцијама које су вам на располагању, нпр додавање бројева редова програма Мицрософт Ворд на текст, а затим упућивање на одређене редове у повратним информацијама. Одвојите време да научите све што овај софтвер за обраду текста може да понуди и прилагодите сваки посао Трацк Цхангес у складу са тим.

7. Прихватите или одбијте групе ревизија

Као писац који прегледа уредникове ревизије, важно је пажљиво размотрити већину измена, чак и када правите сопствене измене.

Међутим, када су у питању мање исправке као што су форматирање или исправке правописа, постоји бржи начин да се промене интегришу или да их се решите. Само изаберите цео пасус, кликните десним тастером миша на њега и идите на било који Прихвати промену или Одбаци промену. Ваш избор ће утицати на све ревизије у том параграфу.

Можете ићи даље и интегрисати ревизије целог документа. Да бисте то урадили, након што кликнете десним тастером миша на истакнути пасус, изаберите стрелицу надоле испод Прихвати на траци са алаткама, а затим Прихвати све промене. Одмах испод тога имате опцију да аутоматски зауставите и праћење промена.

8. Прилагодите окно за преглед

Као што је раније поменуто, можете да користите било шта што ће побољшати ваше корисничко искуство са праћењем промена, укључујући додаци за продуктивност за Мицрософт Ворд. Међутим, чак и једноставно преуређивање изгледа вашег дигиталног радног простора може имати користи од вашег тока посла.

Окно за преглед на Праћење промена је још један начин да видите све ревизије без да затрпају ваш екран. Можете уређивати документ без ознака и пустити да окно генерише једноставну листу измена. Кликом на стрелицу поред Окно за преглед, можете га пребацити из вертикалног у хоризонтални положај и поново назад.

Нека промене праћења раде за вас

На први поглед може изгледати сложено, али Мицрософтов програм Трацк Цхангес је заправо веома једноставан и користан када научите све детаље. Без обзира да ли правите или примате измене, подесите подешавања за праћење промена пре него што почнете да радите да бисте олакшали ствари. Организујте како би ознаке, коментари и окно за преглед требало да изгледају у и око вашег текста.

Коришћење праћења промена у Мицрософт Ворд-у је лакше када направите распоред и шему боја који вас мотивишу уместо да вас претерано стимулишу.