Како користити аутоматизацију ваздушних столова за управљање пројектима без напора

Ако сте стално у потрази за ефикасним алатом за управљање пројектима, не тражите даље од Аиртабле-а. Платформа нуди мноштво функција за одличну визуализацију података и поједностављено уређивање. Поред ових, Аиртабле такође може да аутоматизује задатке, смањујући време и труд који трошите на управљање подацима.

Аутоматизација ваздушних столова је одлична за обављање задатака који се понављају као што су унос података и ажурирања е-поште. Хајде да погледамо све врсте аутоматизације које можете постићи са бесплатном верзијом Аиртабле-а.

Шта су аутоматизације ваздушних столова?

Аиртабле аутоматизације су унапред дефинисане секвенце или токови посла који могу значајно повећати вашу продуктивност аутоматизација задатака који се понављају. Они смањују стопу грешака ручних процеса док вам штеде време и труд на задацима који се понављају.

Постоје три главна елемента у аутоматизацији Аиртабле:

• Окидач: Ово дефинише догађај који покреће секвенцу аутоматизације.
• Конфигурација окидача: Ово је услов у коме се активира окидач. Овде би требало да дефинишете детаље табеле и услове на нивоу поља којима запис треба да одговара да би покренуо догађај.
• Радње: Ово дефинише акцију или редослед радњи које треба да се изврше када се активира аутоматизација.

Када је аутоматизација Аиртабле укључена, она пази на догађаје у вашој бази који одговарају конфигурацији окидача. Аутоматизација се покреће само када су испуњени сви услови окидача.

Како направити аутоматизацију на Аиртабле-у

Да бисте креирали аутоматизацију, морате да конфигуришете окидач и скуп акција које прате окидач. Ево како да подесите аутоматизацију на Аиртабле-у:

Корак 1: Додајте окидач

На картици Аутоматизација кликните на Додај окидач. Ово вам показује листу покретача које можете да изаберете. Листа укључује покретаче унутар ваше Аиртабле базе и спољне интеграције које могу да покрену догађај, на пример, догађај креиран у Гоогле календару.

Корак 2: Конфигуришите окидач

Након што изаберете окидач, можете прегледати и променити својства окидача. Такође можете изабрати да промените тип окидача овде.

Подесићете догађај окидача на основу типа окидача. На пример, ако је тип окидача Када запис одговара условима, мораћете да наведете табелу за надгледање поред услова које запис мора да испуни да би покренуо овај догађај.

Корак 3: Додајте акцију

Затим морате да изаберете радњу коју желите да извршите. Овде имате неколико опција, од креирања и ажурирања записа до слања е-поште или обавештења на спољне апликације. На пример,

Корак 4: Конфигуришите акцију

Сада ћете морати да конфигуришете акцију на основу изабране акције. На пример, ако је акција Пошаљите е-маил, мораћете да наведете примаоце е-поште, тему, садржај и све детаље које желите да укључите у е-поруку.

Корак 5: Додајте додатне услове или радње

Можете увести додатну логику и радње у своју аутоматизацију на основу претходних радњи. То можете учинити понављањем корака 4 и 5 по потреби.

Корак 6: Тестирајте аутоматизацију

Пре него што покренете своју новостворену аутоматизацију, кликните на Тест Аутоматион да проверите да ли су окидач и радње подешени како је предвиђено.

Корак 7: Укључите аутоматизацију

Можете да укључите аутоматизацију када будете сигурни у своје подешавање. Имајте на уму да када је аутоматизација Аиртабле укључена, она се неће применити на постојеће записе који испуњавају конфигурацију окидача.

Како интегрисати аутоматизацију ваздушних столова

Аутоматизација Аиртабле-а није ограничена само на креирање/ажурирање основних записа и слање е-поште. Такође можете да га интегришете са спољним апликацијама као што су Слацк, Мицрософт Теамс, Гмаил, Гоогле документи, Гоогле календар, Гоогле Формс, Гоогле Табеле, Оутлоок е-пошта, Оутлоок календар, ГитХуб проблеми, Фацебоок странице, Салесфорце, Јира Цлоуд, Јира сервер/дата центар, Твилио и Хоотсуите.

Ево неких примера случајева употребе за спољне интеграције Аиртабле аутоматизације:

1. Шаљите поруке колеги на Слацк-у када су додељени запису: Окидач за ову аутоматизацију је Када запис одговара условима, а услов је да се носилац записа промени на датог корисника. Дакле, Аиртабле ће покренути Слацк > Пошаљи поруку радња ако су присутни сви окидачи. Можете да конфигуришете текст поруке и примаоце.
2. Додајте унос на листу задатака када догађај се креира у Гоогле календару: Ево, окидач је Гоогле календар > Када је догађај направљен, а радња је Креирајте запис. Можете да изаберете где нови запис треба да иде и да попуните детаље за њега.
3. Додајте завршене задатке у Гоогле табелу: Окидач овде је Када запис одговара условима да се статусно поље записа променило у завршено или је запис сада у филтрираном приказу који приказује само завршене задатке. Акција је Гоогле табеле > Додај ред. Можете да изаберете жељени Гоогле табелу за ажурирање и поља која ће се пренети са базе на лист.

Ограничења аутоматизације ваздушних столова

Иако аутоматизације на Аиртабле-у могу бити прилично згодне, оне долазе са неким ограничењима. За сваку Аиртабле базу можете имати највише 50 токова аутоматизације, било да су активни или неактивни. Међутим, ово можете заобићи комбиновањем више радњи у једној аутоматизацији.

Свака аутоматизација Аиртабле може имати до 25 радњи. Ни ово није велика препрека, јер излаз једне акције може бити улаз за другу у истом току рада. Поред тога, Аиртабле аутоматизације имају различита ограничења рада, у зависности од вашег плана. Ово укључује и успешне и неуспешне трке.

Аиртабле чува историју ваших аутоматизација са детаљима о свакој извршеној аутоматизацији. Обим ове функције зависи и од плана вашег радног простора.

Са бесплатном верзијом Аиртабле-а можете само шаљите аутоматизоване е-поруке сарадницима у оквиру изабране базе. Међутим, ово можете да конфигуришете за спољне адресе е-поште у другим плановима радног простора.

Само нове промене могу покренути аутоматизацију. Поред тога, вреди то напоменути интеграције са Гоогле документима, Салесфорце, Јира Цлоуд, Јира Сервер/Дата Центер и Твилио нису доступни на бесплатном плану.

Уштедите време уз аутоматизацију ваздушних столова

Аутоматизација на Аиртабле-у је моћан начин за оптимизацију процеса и смањење ручног рада. Са одговарајућим подешавањем тока посла, можете вратити неколико сати сваке недеље у своју рутину управљања пројектима.

Дакле, следећи пут када будете постављали пројекат, одвојите време и труд да подесите аутоматизацију Аиртабле-а тако да се можете опустити и пустити да се задаци сами решавају.