9 непрофесионалних грешака приликом хостовања видео позива за посао

Многи професионалци још увек потцењују виртуелне састанке. Они се мало или нимало припремају јер се ови позиви дешавају преко платформи за видео конференције, плус могу да искључе своју камеру и микрофон.

Иако су виртуелни састанци погоднији од личних окупљања, они нису мање важни. Неприпремљеност може довести до кашњења, ометања сарадње или збрке у порукама. Да бисте обезбедили професионалне, ефикасне виртуелне састанке, пратите ове савете када организујете и присуствујете видео позивима за посао.

1. Превидети мере безбедности

Занемаривање мера приватности пре него што уђете у видео позиве у вези са послом је непрофесионално и несигурно. Изложићете своје састанке ризику од напада упада када треће стране отимају насумичне видео конференцијске позиве, на пример, Зоом бомбардовање. Имајте на уму да уљези имају различите мотиве. Неки су само интернет тролови који желе да нервирају људе, али други су вешти сајбер криминалци који врше крађу података.

Најбољи приступ је да заштитите састанке:

• Постављање лозинки: Подесите јединствену лозинку за сваки састанак—постарајте се да је пошаљете учесницима приватно.
• Омогућавање чекаоница: Дозволиће вам да прегледате и потврдите учеснике пре придруживања.
• Ограничавајући број учесника: Лакше је управљати виртуелним састанцима са ограниченим бројем учесника.

Вреди прочитати о начинима да чувајте своју приватност нетакнутом када користите платформе за видео конференције.

2. Оставите микрофон укључен током састанака

Престаните да остављате микрофон укључен током видео састанака. Покупиће насумичне звукове од људи у близини, ваших кућних љубимаца и уређаја који раде, што би учесницима могло да одвуче пажњу. У горим случајевима, звук са вашег краја може пригушити гласове других.

Да бисте осигурали јасноћу звука и гласа, разумно користите функцију утишавања. Укључите микрофон док причате, искључите звук док слушате и кликните на емоџије на екрану ако треба да прекинете звучнике.

Истина, укључивање и искључивање микрофона може бити досадно током дугих састанака. Али то је једноставан, али ефикасан начин да покажете поштовање према доприносима других и пажњу током разговора.

3. Подешавање лоше позадине видео позива

Запослени би требало да пронађу уредну, професионалну позадину за виртуелне састанке — то ће побољшати утисак који остављате на друге. Видеће вас као организовану особу која је увек на врхунцу ствари. Алтернативно, због неуредног, прљавог окружења изгледате као неко ко једва посећује састанке или сарадњу на мрежи.

Наравно, ово не значи да треба да направите полице за библиотеке у својој кућној канцеларији. Обичан, чист зид са минималним препрекама изгледа једноставно и минималистички, плус не укључује елементе који ометају.

Али ако радите са ограниченим простором, уредите позадину. Рецимо да често користите Зоом. Можете да се крећете кроз Зоом виртуелне позадине или да замутите своју околину непосредно пре него што Зоом позив почне. Можда ћете желети и да научите како да дизајнирате сопствену Зоом позадину.

4. Коришћење функција приватног ћаскања за личне разговоре

Избегавајте коришћење функције приватног ћаскања у апликацијама за видео конференције за личне разговоре, посебно када делите ствари које се не односе на посао. Постоји шанса да ваши надзорници виде ове поруке. Иако домаћини не могу да виде приватне разговоре у реалном времену, неке апликације их приказују у записима састанака након позива. Сигурно је претпоставити да послодавци имају потпуну контролу над рачунима које пружа компанија.

Али чак и ако ваши менаџери не прегледају ручно приватне разговоре, давање омаловажавајућих коментара током радних позива је неприкладно. Могли бисте бити кажњени ако неко види ваше поруке. Усредсредите се на одржавање продуктивне атмосфере поштовања - сачувајте своју шалу за одговарајуће канале.

5. Присуствовање онлајн састанцима у неправилним поставкама

Док даљински и хибридни модели рада нуде флексибилност, и даље би требало да присуствујете виртуелним састанцима у одговарајућим поставкама. Престаните да учествујете у пословним позивима док возите, путујете или једете. Само ћете одвући пажњу других ако избацујете насумичне, безумне одговоре када вам је пажња подељена.

Најбољи приступ је да саопштите своју ситуацију. Или померите састанке на следећу доступност или потпуно одустаните од учешћа – и једно и друго је прикладније него да им се придружите да бисте се претварали да присуствујете. Ако немате одговарајуће подешавање за обављање позива код куће, можда бисте такође желели да размислите о придруживању цоворкинг простору. Ако то урадите, уверите се да сте узмите у обзир различите факторе пре него што изаберете свој цоворкинг простор.

Напишите професионалну, прилагођену ООО имејл пре него што одете на одсуство. Уверите се да ваши сарадници знају коме да се обрате за хитне захтеве и поруке, иначе ће прекинути вашу паузу.

6. Придруживање онлајн састанцима касно

Тачност је важна и за личне и за виртуелне састанке. Није важно примати позиве прекасно и узроковати кашњења. Изгубићете време свих чекајући вас.

Такође, већина апликација за видео конференције приказује упозорења када корисници уђу или напусте просторију, што би другима могло сметати. Узмите Зоом као пример. Ствара гласне звукове мехурића кад год се неко придружи позиву - не можете се само тако непримећено ушуњати на састанке. Можда чак и прекинете ток мисли главног говорника.

Да бисте избегли ова кашњења, закажите подсетнике у апликацијама календара. Подесите аларме да се активирају пет минута пре заказаних обавеза, а затим их синхронизујте на свим својим пословним и личним уређајима.

7. Неуспешно припремање уређаја за дељење екрана

Припремите свој уређај/е унапред ако ћете користити функцију дељења екрана за радни позив. У идеалном случају, требало би да обришете све фасцикле у којима ћете се кретати. Сакријте поверљиве датотеке, личне датотеке и неприкладан садржај, између осталих ставки које се не односе на посао, за беспрекорне презентације. Ништа није срамотније од тога да ваши колеге виде нешто приватно.

Професионалци који често држе презентације треба да траже одређене радне уређаје; у супротном ћете губити време на брисање и враћање датотека.

8. Не размишљајући о свом изгледу

Престаните да претпостављате да су виртуелни састанци опциони са камером. Ваши пословни партнери или надређени могу повремено тражити од вас да укључите камеру – требало би да водите рачуна о томе како изгледате. Оперите лице, очешљајте косу и обуците горњи део који одговара послу. Такође, поставите камеру близу извора светлости тако да вам лице буде јасно и видљиво.

9. Безбрижно упуштање у необавезан разговор

Уобичајено је да запослени учествују у малим разговорима док чекају да се други учесници придруже радним позивима. Пријатности прекидају непријатну тишину пре почетка састанака. Иако можете мало да покренете теме које се не односе на посао, ограничите се на коментаре који су прикладни за посао. Немојте се превише узбуђивати само зато што су ваши пријатељи такође на позиву. Замислите како би било непријатно да вам се изненада придруже ваши пословни партнери, клијенти, колеге и супервизори.

Ако водите позив, омогућите чекаоницу да бисте могли да прегледате учеснике и дате обавештења другим корисницима. Уверите се да се сви саберу пре него што пустите људе од ауторитета. У међувремену, учесници треба да обрате пажњу на звучна обавештења за нове учеснике.

Водите позиве на послу као пословни професионалац

Са све више компанија које усвајају хибридни и даљински рад, виртуелни састанци ће постепено постати норма. Требало би да престанете да их третирате мање од личних окупљања. Наизглед мање грешке попут искључивања камере, изгледа неуређеног и коришћења неуредне позадине су непрофесионалне. Ваш недостатак припреме може на крају увредити колеге.

Направите једноставну рутину пре него што уђете у видео позиве. Створите навику да се пресвлачите у радну одећу, тестирате своје уређаје и постављате пристојну позадину.