Како да елиминишете неред на папиру и дигитално организујете свој живот

Неред на папиру може бити неугодан за уклањање, посебно када су хрпе свуда. Без обзира на то колико сте пажљиви, папир се гомила, а организовање великих количина папира може бити огромно.

Међутим, прихватање еколошки прихватљивог приступа организацији папира и коришћење дигиталног система чува ваш простор без гужве и удобности. Ево неколико корака који ће вам помоћи да елиминишете неред на папиру и дигитално организујете свој живот.

1. Процените своју тренутну ситуацију

Растварање и организовање вашег простора може бити неодољив и стресан процес. У почетку ћете можда бити несигурни како и где да започнете процес сређивања. Али одвајање од неколико минута да процените тренутну ситуацију са нередом папира пре него што уђете у потпуну дигиталну преобразбу увелике помаже.

Можете почети тако што ћете своје радове категоризовати према томе колико су важни. Затим одредите где имате највише папира, као што су канцеларијске фиоке, радни сто или полице за књиге. Такође, одредите који уређаји за складиштење и ресурси ће вам бити потребни за дигиталну организацију, као што је а

бесплатно решење за складиштење у облаку, скенер слика и мобилне апликације.

Процена вашег простора олакшава уклањање нереда и омогућава вам да планирате ефикасну стратегију за дигитализацију. Можете чак и да визуелизујете свој дигитални систем и свој нови радни простор како бисте вас мотивисали за задатке који су пред вама.

2. Дигитализујте постојећу папирологију

Можда тражите одређени документ, али не можете да га пронађете јер је ваш радни сто прекривен хрпом папира, старим рачунима, признаницама и одштампаним имејловима. Дигитализација ваше папирологије значи да више не морате да чувате или складиштите гомилу докумената и фактура. Нећете морати да претражујете по ормарима и фиокама да бисте пронашли одређене датотеке.

Дигитализујте своју папирологију скенирањем и складиштењем, омогућавајући вам да преузмете информације кад год је то потребно. Можете користити скенер слика или апликације за скенирање на вашем иПхоне и Андроид паметном телефону за снимање ваших докумената. Затим можете да сачувате скениране датотеке као ЈПГ или ПДФ. Ово ће вам омогућити да лако делите своје датотеке са другима, елиминишући потребу за састављањем и слањем докумената курирском службом.

3. Омогућите онлајн обрачун и изводе

Замислите да примате све своје рачуне, признанице и финансијске извештаје путем е-поште. Не би било потребе да претурате по хрпама признаница и фактура тражећи одређени листић, а ваш простор ће бити без папира.

Са онлајн наплатом и изводима, значајно смањујете количину папирног нереда око себе. Ово вам омогућава да практикујете очување животне средине смањењем утицаја производње папира на животну средину.

Можете да примате све своје фактуре и признанице на мрежи, чинећи им лако доступним преко мобилног уређаја или лаптопа. Онлине наплата вам такође помаже да пратите историју плаћања и бележите трансакције и трошкове.

Осим тога, бројни апликације за управљање рачунима и бесплатне апликације за фактурисање нуде функције као што су праћење трошкова и подсетници за плаћање, који вам омогућавају да будете у току и да избегнете пропуштена плаћања.

4. Аутоматско дигитално потписивање докумената

Свет је постао толико дигиталан да можете лако да се носите са гњаважом потписивања докумената оловком на папиру. Витх апликације за потписивање докумената на мрежи, можете уштедети време и елиминисати неред на папиру који настаје штампањем и потписивањем физичких копија докумената.

Неке платформе за дигитално потписивање докумената такође нуде шифровање података као мера безбедности, смањујући ризик од неовлашћеног приступа документима.

Усвајање праксе дигиталног потписивања докумената помаже вам да негујете начин размишљања без папира, где сте и постали пријемчивији за прихватање других пракси чишћења папира и дигитално организовање свог животног стила.

5. Чувајте документе у облаку

Складиштење у облаку постало је један од најиновативнијих начина на свету за складиштење и очување осетљивих података. То је сјајан начин да ваш простор папир буде без нереда и организован. Више нећете морати да складиштите или чувате много физичких копија папира, елиминишући потребу да документе држите у ормарићима, регистраторима и полицама.

Чување датотека у облаку вам такође помаже да боље управљате документима и организујете их. Бројне платформе за складиштење у облаку пружају алате за једноставну организацију, обезбеђујући лако преузимање датотека. Технологија складиштења у облаку такође нуди врхунске безбедносне услуге које штите ваш документ, омогућавајући вам да безбедно делите датотеке са другима.

Када нису правилно ускладиштени, физички документи су склонији оштећењу, губитку и крађи. Међутим, чување ваших датотека у облаку обезбеђује дугорочно очување, штитећи ваше документе од оштећења и погрешног постављања.

Штавише, складиште у облаку нуди довољно простора за складиштење онолико докумената колико желите и преношење на друге преко свог мобилног уређаја или лаптопа.

6. Подесите подразумеване вредности штампача на Двострано

Двострано штампање подразумева прилагођавање вашег штампача да аутоматски штампа на обе стране папира. Ово помаже у смањењу количине папирног нереда у вашем простору.

Штампање мање папира значи смањење броја докумената које физички чувате у својим ормарима и полицама. Такође вас подстиче да смањите употребу папира и тежите организованом окружењу и начину живота без нереда.

Двострано штампање не само да вам помаже да преполовите количину нереда на папиру; такође вам омогућава да уштедите трошкове папира и промовишете очување животне средине смањењем броја стабала која се користе за прављење папира.

7. Уклоните фиоке за стони папир/писма

Столне фиоке за папир често постају погодно место за слагање долазећих папира, што узрокује неред на папиру. Можете почети да организујете свој живот дигитално тако што ћете елиминисати своје фиоке за папир. Да, држање лежишта за папир може бити примамљиво, посебно када желите лак приступ својим датотекама.

Међутим, ако желите организован радни простор без нереда, требало би да се одлучите за дигитални приступ организацији папира. Са склоњеним фиокама за папир, можете брже да обрађујете долазне документе и управљате њима и одржавате уредан сто.

Поред тога, потрошићете мање времена на организовање и чишћење лежишта за стони папир када складиштите документе и управљате њима дигитално. Уклањање лежишта за папир такође вам помаже да развијете начин размишљања без нереда, утичући на то да усвојите организованији начин живота.

Прелазак у простор без папира

Нормално је да се папир акумулира током времена током рада. Међутим, прихватање дигиталног приступа организовању ваших докумената и одржавању простора без папира је ефикаснији и одрживији начин управљања вашим пословањем и животом.

Увидећете да вам дигитализација папира помаже да ефикасно организујете свој лични и пословни живот. Такође даје приоритет основним документима, чинећи их лако доступним и боље ускладиштеним.