7 основних Екцел функција за власнике малих предузећа

Екцел је моћан алат за управљање вашим финансијама као власник малог предузећа. Његов арсенал алата за манипулацију подацима може вам уштедети време и труд у праћењу ваших трошкова, прихода и других финансијских података.

Функције су окосница Екцел-а и извор његових супермоћи. Ако сте тек почели да користите Екцел, ево неколико основних функција које би требало да научите да ефикасно управљате својим финансијама.

1. СУМ

СУМ је можда најчешће коришћена функција у Екцел-у и још је кориснија у финансијама. Омогућава вам да саберете низ ћелија и добијете укупан износ.

=SUM(values)

Можете унети вредности директно функцији СУМ или их називати ћелијама и опсезима.

На пример, можете користити функцију СУМ да бисте сабрали укупну продају сваке ставке у одређеном периоду.

=SUM(D2:D8)

У овом примеру, Д2:Д8 је опсег ћелија који садржи продајну вредност коју желите да додате. Функција СУМ узима све вредности у овом опсегу и израчунава укупну продају свих артикала.

2. ПРОСЕК

Функција АВЕРАГЕ је још једна корисна функција када се ради о бројевима. АВЕРАГЕ израчунава просечну вредност опсега ћелија.

=AVERAGE(range)

На пример, можете користити функцију АВЕРАГЕ да бисте израчунали просечну цену за различите артикле.

=AVERAGE(B2:B8)

У овој формули, Б2:Б8 је опсег ћелија које садрже цене артикала за које желите да израчунате просек. Функција АВЕРАГЕ ће израчунати просечну вредност свих бројева у том опсегу и дати просечну цену артикла.

3. ЦОУНТ

Функција ЦОУНТ броји број ћелија које садрже нумеричку вредност.

=COUNT(range)

Ову функцију можете користити да бисте добили број артикала који су имали продају. Ако је број продаје артикла празан или није бројчан, онда га ЦОУНТ неће рачунати.

=COUNT(C2:C8)

У овом примеру, ЦОУНТ прегледа продају у Ц2:Ц8 и враћа број артикала са распродајама. Производ А и производ Д немају продају, па ће их ЦОУНТ изоставити.

Нула је такође број, а ЦОУНТ ће га укључити у свој излаз. Као резултат тога, ово подешавање функционише само ако не унесете нулу за ставке без распродаје и оставите их празним. Можете користите ЦОУНТИФ и ЦОУНТИФС да одредите прилагођене услове за ћелије које желите да пребројите.

4. ЦОУНТИФ

ЦОУНТИФ је напреднија верзија ЦОУНТ. Где ЦОУНТ броји само ћелије са нумеричким вредностима у њима, ЦОУНТИФ броји ћелије које испуњавају одређени услов.

=COUNTIF(range, criteria)

У овој синтакси, домет је опсег у коме желите да ЦОУНТИФ тражи вредности које испуњавају критеријума.

Можете да користите ЦОУНТИФ да пребројите број артикала који су продати више од одређеног износа.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

У овом примеру, ЦОУНТИФ прегледа продају у Д2:Д8 и враћа број продатих артикала једнак или више од 600 УСД.

5. АКО

Функција ИФ тестира услов и враћа вредност на основу резултата теста. Можете подесити прилагођене излазе за оба исхода теста.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

У синтакси, логички_израз је услов који желите да тестирате. ИФ ће се вратити оутпут_иф_труе или оутпут_иф_фалсе, у зависности од резултата испитивања. Можете угнездити више ИФ функција једна у другу да прецизира различите услове.

На пример, можете користити функцију ИФ да проверите да ли је одређена ставка достигла циљ продаје и вратите поруку на основу резултата.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

У овој формули, Д2 је ћелија са укупном продајом артикла, и Е2 је ћелија са циљем продаје те ставке. Ако је вредност у Д2 већа или једнака Е2, функција ИФ ће се вратити Таргет Мет. Ако је вредност у Д2 мања од Е2, функција ИФ ће се вратити Циљ није успео.

Можете превући ручицу за аутоматско попуњавање преко осталих ћелија да бисте их попунили. За даљи нагласак, можете користити условно форматирање у Екцел-у да бисте приказали резултате ИФ у различитим стиловима.

6. ВЛООКУП

Тхе ВЛООКУП функција може пронаћи вредност у табели и вратити одговарајућу вредност у истом реду.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

У синтакси, лоокуп_валуе је оно што желите да погледате, табле_арраи где желите да погледате, и цол_индек_нум је број колоне табле_арраи који садржи повратну вредност. ранге_лоокуп је опциони аргумент који вам омогућава да одлучите да ли ћете тражити приближне резултате. Унос ИСТИНА омогућава приближна подударања и унос ФАЛСЕ дозвољава само тачна подударања.

На пример, ако имате табелу која садржи називе производа и цене и желите да прикажете цену одређеног производа негде другде, можете да користите функцију ВЛООКУП.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

У овом примеру, производ А у ћелији А2 је вредност коју желите да пронађете у референтној табели, Л2:Н8 је опсег ћелија који садржи табелу, 2 је број колоне која садржи цене производа, и ФАЛСЕ каже ВЛООКУП-у да врати тачно подударање.

7. ЦОНЦАТЕНАТЕ

Функција ЦОНЦАТЕНАТЕ спаја више вредности или ћелија заједно и приказује их у једној ћелији.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Синтакса за ЦОНЦАТЕНАТЕ је једноставна. Позивате функцију и уносите вредности које желите да придружите, одвојене зарезом.

Ову функцију можете користити за комбиновање и сумирање података из више ћелија. На пример, рецимо да имате табелу са финансијским подацима за ваше предузеће. Можете да направите резиме за сваку ставку, укључујући њену ознаку, циљну продају и стварну продају.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Немојте бити узнемирени због дужине ове формуле. Сви аргументи су истог типа и представљају делове целе реченице. У овој формули, ЦОНЦАТЕНАТЕ преузима назив ставке из А2, категорија из Ф2, број продатих јединица од Ц2, и укупна продаја од Д2. Текстуални низови повезују вредности заједно да формирају реченицу.

Када радите са оваквим дугачким формулама, важно је обратити пажњу на зарезе и наводнике. Ставите текстуалне низове унутар наводника и двапут проверите да ли сте затворили сваки знак наводника и ставили зарез између аргумената. Можете да додате размаке или симболе као што је знак долара у текстуални низ пре или после вредности.

Развијте своје пословање уз Екцел

Управљање и манипулација финансијским подацима је од суштинског значаја за свако пословање; твој није изузетак. Екцел је моћна јединица за ову сврху. Уз одговарајуће познавање Екцелових функција и могућности, можете претворити Екцел из застрашујућег противника у пријатељског пословног сапутника.

Савладавањем основних Екцел функција које су овде наведене, бићете на путу да ефикасно управљате финансијама малих предузећа. Доследна пракса са Екцел-ом може вам помоћи да постанете експерт у коришћењу овог програма и да развијете своје пословање изван тренутних граница.