7 основних алата који су вам потребни за ваше онлајн састанке

Онлине састанци су постали незаменљиви на радном месту, било да радите од куће или у канцеларији. Иако су несумњиво згодне, јер повезују људе локално и глобално, колико често су продуктивне?

Постоји неколико изазова које треба превазићи како бисте осигурали да састанци на мрежи буду ефикасни и вредни вашег времена. Срећом, можете креирати окружење за сарадничке састанке са правом комбинацијом алата. У наставку ћемо покрити неке основне алате за продуктивне састанке на мрежи.

1. Зоом за синхроне или онлајн састанке у реалном времену

Продуктиван онлајн састанак неће бити могућ без најбољи софтвер за видео конференције за даљински рад. Са широким спектром виртуелних алата за састанке који нуде различите функције и функције, Зоом се истиче својим интуитивним интерфејсом.

Ово не значи да Зоом-у недостају моћне функције, јер нуди висококвалитетне видео и аудио, снимања и могућности дељења екрана.

То није све; такође можете да користите Зоом-ову функцију виртуелне позадине да промените позадину, што може бити од користи ако имате претрпан радни простор. Зоом такође подржава интеграције са другим популарним алаткама за продуктивност као што су Слацк, Гоогле календар и Асана, што олакшава креирање виртуелног окружења за сарадњу.

2. Разбој за асинхроне састанке

Шта се дешава када не можете да окупите све у исто време за онлајн састанак? Ово је један од нај уобичајени изазови рада на даљину са којима се суочавају тимови који раде у различитим временским зонама.

Ефикасно решење за овај проблем било би одржавање асинхроних састанака, који не захтевају да људи буду истовремено онлајн. Поред тога, асинхрони састанци на мрежи су обично продуктивнији јер можете да пружите промишљеније размене и да имате непрекидне дискусије.

На срећу, има их неколико алати за асинхроне видео комуникације можете користити за своје виртуелне састанке. Један од њих је Лоом, који вам омогућава да снимате видео записе и делите их са својим тимовима када вам одговара. Ово је идеално за креирање упутства корак по корак или слање повратних информација члановима тима без заказивања састанка.

3. Крисп да елиминише позадинску буку током састанака

Позадинска бука омета продуктивност на радном месту на неколико начина, посебно током виртуелних састанака. Било да ваш пас лаје, беба која плаче, конструкција испред вашег прозора или колеге који разговарају у позадини, бука може да вам одвуче пажњу током виртуелних састанака.

Крисп је невероватна алатка која поништава буку и покреће вештачку интелигенцију која може повећати продуктивност ваших састанака на мрежи елиминисањем нежељене позадинске буке. Можете да користите Крисп да бисте осигурали да вам је глас јасан, минимизирајући ометања и стварајући продуктивније радно окружење.

Поред тога, Крисп је компатибилан са неким од најпопуларнијих алата за комуникацију на мрежи, укључујући Мицрософт Теамс, Зоом, Скипе и још много тога.

4. Цамо да користите свој паметни телефон као веб камеру

Пошто смо решили слушни изазов у ​​виду позадинске буке, хајде да скренемо пажњу на уобичајени визуелни проблем током виртуелних састанака. Већина људи користи рачунаре са уграђеним веб камерама испод стандарда за видео конференције. Цамо је савршен алат ако желите да побољшате квалитет видео позива и да изгледате професионалније током онлајн састанака.

Ако сте упознати са Аппле-овом камером за континуитет, која власницима Мац-а омогућава да користе своје иПхоне уређаје као веб камеру, Цамо ради исто за кориснике мацОС-а, Виндовс-а, иОС-а и Андроид-а. Све што треба да урадите је да преузмете Цамо на свој паметни телефон и рачунар и упарите оба уређаја помоћу УСБ кабла или преко бежичне везе скенирањем КР кода.

Када упарите свој уређај, можете да прилагодите подешавања на основу својих преференција и да почнете да га користите са популарним апликацијама за видео конференције као што је Зоом за своје састанке на мрежи.

5. Цалендли да закажете састанке

Дакле, како често доводите своје колеге или клијенте да се придруже вашим састанцима на мрежи? Кладимо се да трошите доста времена на слање е-поште или позивање како бисте пронашли најприкладније време за све. Цалендли је ефикасан алат за заказивање састанака на мрежи који вам може помоћи да аутоматизујете процес заказивања, тако да се можете фокусирати на продуктивну размену са својим клијентима или колегама.

Заказивање састанака и задатака користећи Цалендли је једноставно. Све што треба да урадите је да креирате тип догађаја, од састанака један на један до групних састанака. Одаберите назив, локацију, опис, трајање и датум догађаја.

Након што унесете све потребне детаље, можете да делите везу путем е-поште са позваним особама како бисте им омогућили да изаберу најбоље време на основу ваше доступности. Ево неких Цалендли савети који ће вам помоћи да будете бољи у заказивању.

6. Оттер.аи да снимате своје састанке

Један од најбољих начина да осигурате да ваши састанци на мрежи буду продуктивни је да снимите све кључне тачке о којима се разговарало током сесије. Међутим, ручно вођење белешки током активне сесије може бити изазовно, посебно током дугог састанка или када слушате брзе звучнике. Ту Оттер.аи може бити од користи.

Оттер је помоћник за састанке са АИ који снима звук и транскрибује говор у текст у реалном времену. Можете да користите Оттер да снимате састанке на мрежи у вашем одсуству, генеришете резимее, снимате слајдове у своје белешке и пронађете релевантне информације тражењем кључних речи.

Са Оттером, можете се фокусирати на то да своје виртуелне састанке учините занимљивијим и продуктивнијим, док вам пружа белешке и транскрипције генерисане вештачком интелигенцијом.

7. Трелло да би се белешке са састанка претвориле у практичне задатке

Састанци служе као платформа за људе за размену идеја и дискусију о стратегијама и решењима. Али шта долази након завршетка састанка? Како осигуравате да се сви планови и стратегије о којима се разговарало на састанку претворе у практичне задатке? Можете користите Трелло да организујете своје пројекте.

Трелло је алатка за управљање пројектима у Канбан стилу која вам може помоћи да организујете своје личне и професионалне задатке. То је идеалан алат за тимове који желе визуелни преглед пројеката креирањем табле за сваки пројекат и Картице за конкретне задатке у оквиру пројекта.

Затим можете поставити рокове, доделити задатке члановима тима и приложити датотеке које се односе на задатак. Ово ваше белешке са састанка са лакоћом претвара у практичне задатке.

Без правих алата, ваши састанци на мрежи могу брзо да постану неред у календару и догађаји који губе време. Међутим, можете да користите ове алате да аутоматизујете задатке који се понављају, снимате и сумирате разговоре и претварате белешке са састанка у задатке који се могу применити, између осталог. Све ово ће вам помоћи да максимално искористите виртуелне састанке тима и обезбедите да су ангажовани и продуктивни.