Како одабрати прави алат за управљање пројектима

Ако радите на нечем важном са малим тимом или на личном пројекту, важно је да будете у току и да организујете свој радни ток. Најбољи начин да то учините је улагање у алат за управљање пројектима. Коришћење специјализованог софтвера може вам помоћи да поједноставите ток посла и да све те покретне делове организујете.

Међутим, са толико много опција, како одабрати праву? Први корак је знати које карактеристике и аспекте треба тражити. Фокусирајте се на оно што је заиста важно вама и вашем тиму. Размислите о функционалности, флексибилности, интерфејсу, безбедности и подршци.

1. Карактеристике и функционалност

Пре него што тражите алатку за управљање пројектима, требало би да схватите карактеристике које ће вам помоћи да ефикасно обавите ствари. Поставите себи неколико питања пре него што кренете напред. На пример, да ли ћете радити соло или са тимом? Ако је ово друго, која је величина и обим вашег тима? Који алати су вам потребни, а без чега можете?

Уопштено говорећи, требаће вам опције за креирање задатака, прекретница, распореда и временских линија како бисте сви држали на правом путу. Што су ови алати прилагодљивији и флексибилнији, то боље. Неки алати вам омогућавају да подесите понављајуће задатке, зависности и обавештења како би се пројекти ефикасно кретали.

Одређени алати су разноврснији од других. На пример, можете користите ЦлицкУп као алат за личну продуктивност као и за мале тимове. Дакле, први корак је процена потреба вашег тока посла, а затим одабир алата који му најбоље одговара.

2. Интерфејс који ћете заправо користити

Многи алати за управљање пројектима су веома разноврсни и могу се прилагодити различитим ситуацијама. На пример, постоји много тога што можете да урадите са Нотион-ом, као што је прављење белешки, креирање листа обавеза или чак прављење прилагођеног ЦРМ-а. Иако је то можда један од најбољих алата за продуктивност, неки би можда више волели нешто једноставније са чиме ће се брзо навикнути.

Ако је то случај, потражите једноставан и интуитиван дизајн којим се лако крећете са неколико кликова. Функције треба да буду лако доступне и не закопане испод слојева менија. Тачке за набрајање, нумерисане листе и много белог простора чине упутства и информације лаким за скенирање.

Апликација такође треба да садржи контролну таблу која даје преглед задатака, распореда и обавештења на први поглед како би вам помогла да будете у току са свиме ефикасно. Запамтите, ову алатку ћете користити скоро сваки дан, па пронађите нешто у чему бисте могли да уживате.

3. Опције персонализације

Идеалан алат би требало да вам пружи потпуну контролу над тим које функције и погледи су видљиви вама или вашем тиму. Некима од вас ће можда требати једноставна Канбан табла и листа задатака, док други више воле графиконе, графике и временске пратиоце како би вам помогли да визуелизујете све те податке. У сваком случају, одељци би требало да буду прилагодљиви и лаки за омогућавање или онемогућавање.

Такође би требало да будете у могућности да додате прилагођена поља, приказе и филтере да бисте пратили напредак који је заиста важан. На пример, можда ћете желети да означите одређене задатке клијентовим именом или нивоом приоритета. Слично томе, можда ћете желети прилагођени приказ који приказује само задатке високог приоритета додељене вашем тиму.

4. Сарадња и комуникација

Сарадња је кључ сваког доброг алата за управљање пројектима. Желите нешто што вам омогућава да лако радите са члановима тима и клијентима, тако да сви могу да прате напредак и буду информисани. Уверите се да можете да додате кориснике и одредите њихов ниво приступа.

Требало би да будете у могућности да додате администраторе, чланове тима са различитим дозволама и клијенте са ограниченим приступом. Додељивање задатака и рокова такође треба да буде једноставно. Када је задатак додељен, примаоца треба одмах обавестити путем обавештења. Осим тога, чланови тима би требало да буду у могућности да коментаришу задатке, деле ажурирања, постављају питања и лако деле датотеке.

5. Флексибилност

Добар алат за управљање пројектима је онај који се прилагођава вашим потребама како ваш пројекат расте у обиму, сложености и подацима. Алат би требало да буде у стању да се носи са овим повећањем података и сложености без угрожавања перформанси или сарадње.

Када даље проширите пројекат, на крају ће вам требати више алата за руковање свим процесима. Као такав, важно је да алат може добро да се интегрише са другим софтвером као што су апликације за дељење датотека, услуге е-поште и пословни алати.

6. Мобиле Аццессибилити

Ако одређени чланови вашег тима раде на даљину и немају увек приступ наменском радном простору, мобилна апликација може им помоћи да остану повезани са скоро било ког места. Проверите да ли алатка има наменску апликацију за иОС или Андроид и да ли се функције преносе из потпуног радног искуства.

У најмању руку, корисници би требало да буду у могућности да одговарају на коментаре, провере додељене задатке и прате напредак пројекта док користе мобилну апликацију. Ово је мање проблем ових дана као неки од најбољи алати за управљање пројектима већ имате наменске мобилне апликације које пружају продуктивно искуство.

7. Безбедност и приватност података

Иако многи људи можда занемаре безбедносни аспект, он је од суштинског значаја када поверавате алатку са осетљивим подацима, документима и информацијама у вези са пројектом. Алати за шифровање као што су ССЛ сертификати су веома важни. То значи да су ваши подаци и документи кодирани како би се спречио неовлашћени приступ.

Двофакторска аутентификација је такође важна, јер захтева не само лозинку, већ и код који се шаље на ваш телефон или апликацију за аутентификацију. То отежава хакерима приступ вашем налогу.

Коначно, обратите пажњу на алате за прављење резервних копија и опоравак података. Могуће је да се софтверски сервери могу покварити или постати жртва сајбер напада. Редовне аутоматизоване резервне копије и план за враћање и покретање ваших података су од виталног значаја у тим ситуацијама.

8. Цене и планови

Многи алати за управљање пројектима су бесплатни за коришћење, али већина њих има функције закључане иза претплате. Можда ћете моћи да користите одређени алат потпуно бесплатно, али ћете добити ограничен приступ броју људи које можете додати.

Уверите се да алатка коју користите има разумну цену тако да савршено одговара буџету вашег пројекта. Док рачунате цену, проверите рецензије на мрежи да видите да ли је корисничка подршка добра. Желите лак приступ ћаскању, позиву или имејлу компанији у случају да нешто крене наопако.

Алат за управљање пројектима је веома важан за предузећа или људе који желе да изграде нешто са потенцијалним растом у будућности. Можда није толико важно за независне слободњаке, али ипак много помаже у поједностављивању тока посла и осигуравању да не пропустите рокове.

Најбољи део је што су многи од ових алата више од софтвера за управљање пројектима. Можете их користити за прављење белешки, прављење мапа пута или чак као радни календар. Ова свеобухватна функционалност чини их великом вредношћу ако можете пронаћи праве случајеве употребе за сваку функцију.