8 савета како да на најбољи начин искористите своју апликацију за бележење

Прављење белешки је неопходна вештина која вам помаже да организујете своје мисли и задатке и ефикасно напредујете у послу. А пошто су ваш паметни телефон или лаптоп ваш свакодневни помоћник, вођење белешки у покрету је лакше него икад.

Иако је доступно неколико апликација за бележење, од којих свака пружа јединствене функције, већина ових алата такође има сличне функције. Без обзира на апликацију за бележење коју користите, ево неколико савета који ће вам помоћи да извучете максимум из ње.

Увек ће бити тренутака када морате брзо да запишете идеју или важне информације. Међутим, ваша апликација за узимање белешки може брзо да постане неуредна ако немате начин да организујете своје белешке, а каква би била корист ако не бисте могли да пронађете информације кад год вам затребају? Већина апликација за прављење белешки нуди неколико начина за организовање белешки, укључујући фасцикле и ознаке.

Фасцикле су одличне за груписање сродних белешки или тема и њихово држање одвојено од других белешки. На пример, можете креирати фасцикле за посао, школу, читање или филмове и складиштити све повезане белешке у свакој фасцикли. Ако користите одређене фасцикле више од других, можете им дати место у првом реду тако што ћете их означити као омиљене или их додати на бочну траку апликације.

Ознаке су још један користан начин да организујете своје белешке, јер вам омогућавају да свакој белешци додате кључне речи које касније можете да користите за претрагу и сортирање белешки. На пример, ако означите неколико белешки одређеним датумом, можете брзо да извучете све белешке везане за тај датум, без обзира на њихове фасцикле.

2. Користите конвенцију о доследном именовању

Све је у реду и добро је сортирати своје белешке користећи фасцикле и ознаке, али ако немате доследну конвенцију именовања за своје белешке, биће тешко да их разликујете.

Колико често сте тражили белешку на основу онога како сте мислили да сте је назвали, само да бисте пронашли више докумената са сличним насловима или ништа? Најбољи начин да се ово избегне је коришћење једноставног и доследног система именовања.

Неке најбоље праксе за именовање белешки укључују:

1. Користите једноставан и доследан формат (на пример, ГГГГММДД_Титле).
2. Укључите кратке и смислене кључне речи у наслов како бисте их касније лакше претраживали.
3. Избегавајте посебне знакове као што су !, ?, или * јер их је тешко тражити.
4. Користите уобичајену, скраћену верзију предмета/теме ако је дуга (на пример, „Фин_Страт“ за „Финансијске стратегије“).

Пратећи ове најбоље праксе или креирајући сопствени, можете развити предвидљив систем именовања који вам олакшава проналажење белешки које су вам потребне када их тражите. Најважније је да будете доследни и користите систем који ради за вас.

3. Искористите снимање гласа

Неки од најбоље апликације за бележење нуде функције за снимање гласа које вам омогућавају да снимате аудио белешке, омогућавајући вам да ухватите идеје чак и када немате времена да их запишете. Ова функција може бити корисна током састанака или предавања где желите да снимите све детаље, али не можете да пишете тако брзо као што говорник говори.

Слично, ако из неког разлога не можете да куцате своје белешке, можда зато што су вам руке заузете нечим другим, онда можете да искористите предност функције говора у текст вашег телефона да брзо диктирате идеје у писању белешки апликација. Обе ове функције могу вам уштедети време и олакшати снимање ваших мисли у покрету.

4. Заштитите своје белешке помоћу лозинке

Ваша апликација за белешке вероватно садржи осетљиве личне и професионалне информације, као што су лозинке, контакт подаци или финансијски подаци. Да бисте осигурали да ови подаци остану безбедни и да бисте на најбољи начин искористили апликацију за бележење, важно је да своје белешке заштитите јаком лозинком.

На овај начин, чак и ако неко други може да приступи вашем паметном телефону, неће моћи да приступи овим информацијама. Ову функцију требало би да пронађете у подешавањима већине апликација за прављење белешки.

5. Синхронизујте своје белешке на различитим уређајима

Једна од најважнијих функција које треба искористити у својој апликацији за прављење белешки је могућност синхронизације белешки на више уређаја и платформи. На пример, кад год имате идеју, можете је брзо записати у својој апликацији за бележење на паметном телефону, а затим приступити белешци или извршити њене ревизије са свог лаптопа или таблета.

На овај начин можете лако да пратите све своје идеје и обавезе без пропуштања. Иако већина апликација за прављење белешки аутоматски чува и синхронизује податке, можда ћете понекад желети да то урадите ручно ако нисте били повезани на интернет када сте креирали белешку.

Поред тога, ради додатне мере предострожности, можда ћете желети да извезете своје белешке и да задржите копију на рачунару или решењу за складиштење у облаку. На овај начин, ако постоји проблем са вашим уређајем или апликацијом, увек можете да вратите белешке и обезбедите да најважније белешке остану безбедне.

Повезивање ваше апликације за бележење са другим алатима у вашем комплету алата је одличан начин да уштедите време и максимизирате ефикасност. На пример, један од најбољих трикове да извучете максимум из Еверноте-а је да га повежете са налогом Гоогле календара. Ово вам даје поглед из птичје перспективе на ваше белешке и догађаје у календару, омогућавајући вам да ефикасније планирате свој дан.

Ово је само врх леденог брега, јер ћете можда моћи да повежете своју апликацију за бележење са Слацк-ом, Мицрософт Теамс-ом, Мицрософт Оутлоок-ом и Гмаил-ом, да споменемо само неке. Ово је један од основне ствари које треба узети у обзир пре него што изаберете своју следећу апликацију за бележење.

7. Користите шаблоне

Шаблони су згодна функција коју нуде многе апликације за бележење, јер вам помажу да уштедите време. Посебно су корисни за понављајуће задатке који захтевају исту врсту инпута, као што је планирање дневног реда састанка, вођење дневника или вођење белешки током сесије размишљања. Ови шаблони су обично прилагодљиви, што вам омогућава да их прилагодите својим потребама.

8. Додајте подсетнике у своје белешке

Један од најбољих начина да максимално искористите своју апликацију за бележење је додавање подсетника у белешке, јер елиминише потребу да памтите сваку ставку на вашој листи обавеза. Ово је посебно корисно ако ваша апликација за прављење белешки служи и као менаџер задатака или апликација за листу обавеза. Дакле, ако желите да будете у току са својим задацима или не заборавите да прегледате идеју коју сте записали, додавање подсетника је одличан начин да то урадите.

Повећајте своју продуктивност помоћу ових савета за вођење белешки

Ваша апликација за вођење белешки је важан део ваше слагалице о продуктивности, сродан „другом мозгу“. Примена савета које смо поменули помоћи ће вам да на најбољи начин искористите своје апликације за бележење, као и садржај који чувате у њима. Права комбинација алата и стратегија је кључ за изградњу вашег другог мозга и организовање вашег дигиталног.