Еисенховер Матрик вс. Листа обавеза: шта је боље за управљање временом?

Између управљања пословним имејловима, жонглирања кућним пословима и издвајања времена за породичне обавезе, може бити изазовно држати корак са захтевима нашег личног и професионалног живота. Стратегија управљања временом може вам помоћи да опоравите више сати у дану.

Наставите да читате да бисте сазнали како се Ајзенхауерова матрица разликује од методе листе обавеза, предности и слабости сваког приступа и који метод најбоље одговара вашим потребама и циљевима.

Основе Ајзенхауерове матрице и листе обавеза

Један популаран приступ управљању временом је традиционална листа обавеза. Ово укључује писање листе задатака по њиховом приоритету и рад кроз њих један по један. Иако овај приступ може бити од помоћи, не узима увек у обзир фактор хитности.

С друге стране, Ајзенхауерова матрица помаже у одређивању приоритета задатака на основу њихове хитности и важности. Овај метод вам може помоћи да повећате продуктивност и ефикасност фокусирањем на најважније задатке док вам помаже да идентификујете мање критичне задатке које можете делегирати или одложити.

Ево четири фактора које треба узети у обзир док бирате између ова два.

1. Одређивање приоритета

Одређивање приоритета приликом прављења листе обавеза обично укључује записивање свих задатака по важности и рад кроз њих тим редоследом. Овај метод може бити ефикасан за једноставне задатке или пројекте са кратким временским оквиром. Међутим, за сложеније или дугорочне пројекте, то можда није најефикаснији приступ.

Ајзенхауерова матрица има другачији приступ одређивању приоритета. То укључује категоризацију задатака у четири различита квадранта на основу њихове хитности и важности:

1. Задаци који су обоје хитно и важно, као што је пројекат са кратким роком.
2. Задаци који су важно али није хитно, као што је дугорочно планирање или развој вештина.
3. Задаци који су хитно, али не и важно, као што су дужности или састанци који се могу делегирати или одложити.
4. Задаци који су ни хитно ни важно, као што су задаци ниског приоритета.

Оваквим категоризацијом задатака, Ајзенхауерова матрица може вам помоћи да прво повећате фокус и пажњу на најважније задатке и да избегнете да вас успоре мање критични задаци.

2. Хитност вс. Значај

Пре него што категоришете своје задатке, морате их разумети и раздвојити на основу њихове хитности и важности. Анализирајте сваки задатак који морате да урадите према томе ко и када треба да га уради. Питање „ко“ би вам помогло да схватите колико је то важно. Ако захтева вашу личну пажњу, сматрајте то веома важним.

Питање „када“ би вам помогло да одредите колико је задатак хитан, тако да можете одлучити колико времена имате до рока. Учење да се направи разлика између хитних и важних задатака и одвоји их је друго начин да повећате продуктивност радећи више за мање времена.

Док листа обавеза првенствено служи као подсетник за задатке, Ајзенхауерова матрица пружа оквир за одређивање приоритета задатака на основу њихове хитности и важности. Запамтите да он сам по себи не укључује параметре за одлучивање о томе „ко“ и „када“ задатака унутар саме матрице. Међутим, може се ефикасно користити за доношење таквих одлука.

На пример, проценом хитности задатка, можете утврдити да ли захтева хитну пажњу или се може заказати за касније. Слично томе, узимајући у обзир важност задатка, можете одлучити да ли га треба лично руковати или делегирати неком другом.

Иако Ајзенхауерова матрица не обухвата експлицитно ове аспекте, она нуди практичну методологију за њихово укључивање у управљање задацима. Стога се случај употребе Ајзенхауерове матрице може проширити даље од само одређивања приоритета и помоћи у каснијим доношење одлука у вези са делегирањем задатака и распоређивањем, области у којима традиционалне листе обавеза могу пасти кратак.

3. Флексибилност

Када користите листу обавеза, стално имате притисак да све предстојеће задатке обављате одређеним редоследом. Организовање листе обавеза помоћу акционих ставки такође значи стално ажурирање и преуређивање задатака на основу промене хитности или важности.

Штавише, када имате кратак рок, немате времена да анализирате своје задатке на тај начин и можда ћете на крају радити на њима одједном, занемарујући предности листе обавеза.

Када дате приоритет задацима за продуктивност помоћу Ајзенхауерове матрице, то вам даје флексибилност да бирате на основу њихове важности и хитности. Када имате слободу да изаберете ствари које треба хитно да се уради, добијате флексибилност да обављате друге нехитне задатке под сопственим условима.

Ако своје задатке категоризујете у различите четвороуглове хитности и важности, можете унапред планирати све своје задатке. Такође вам помаже да доделите време за све своје задатке, осигуравајући да ништа важно не прође кроз пукотине.

4. Тиме Цоммитмент

Са листом обавеза, означавате задатке са листе док их завршавате. Иако можда још увек имате у уму друге важније задатке (који могу допринети недостатку фокуса), задатак на којем тренутно радите захтеваће вашу пуну пажњу.

Систем Ајзенхауерове матрице може вам помоћи да усредсредите своје време и пажњу на задатке који спадају у први четвороугао. Ово помаже да се смање критични задаци и задаци који додају вредност у оквиру вашег тока посла и да их завршите на време, помажући вам да избегавајте грешке у управљању временом такође.

Избор правог метода управљања временом

Узмимо за пример завршетак пројекта са кратким роком. На листи обавеза, ваши задаци ће бити распоређени једноставним хронолошким редоследом. Међутим, са Ајзенхауеровом матрицом, најхитнији и најважнији задаци би спадали у први квадрант, што указује на њихову велику хитност и важност.

Затим, имате други квадрант, где можете имати дугорочно планирање или развој вештина. Ови задаци се могу обављати постепено јер одузимају више времена. Иако ови задаци можда немају тренутни рок, они су критични и од суштинског значаја за успех на дуге стазе.

Задаци који спадају у трећи квадрант могу бити делегирани на ваше подређене како бисте били сигурни да су завршени у року. На пример, можда желите да се неки документи испоруче вашем клијенту пре краја дана. Задатак можете делегирати куриру, пазећи да се задатак обави на време без вашег активног учешћа.

Задаци који спадају у четврти квадрант могу бити и делегирани и одложени јер то није ни приоритет ни важан задатак. На пример, куповина новог канцеларијског материјала. Док вас традиционална листа обавеза подсећа само на све ваше задатке, систем Еисенховер Матрик вам помаже да се прво фокусирате на важне и хитне задатке.

Завршите своје хитне задатке помоћу Ајзенхауерове матрике

Листа обавеза може вам помоћи да уштедите време на краткорочним задацима који се не понављају, као што су контролна листа или листа намирница. Међутим, Еисенховер Матрик систем ће вам помоћи са задацима који се понављају или настављају током постепеног периода.

Можете одабрати и одлучити шта, када и како ћете обављати задатке и осигурати да се задаци ураде на време без одлагања.