Повећајте комуникацију у свом тиму помоћу ових савета

Најкритичнији начин да постигнете успех у свом послу је ефикасна комуникација. Ваш тим би требало да слободно поставља питања, да има дубоко разумевање циљева компаније и да зна да се њихове мисли цене. Јаке комуникацијске навике у вашем тиму се не дешавају преко ноћи. Потребна је посвећеност имплементацији стратегија које функционишу и на крају стварају отворено радно окружење.

Ако сте посвећени повећању ефикасне комуникације са својим тимом, прочитајте савете које требате да почнете да примењујете да бисте постигли успех и учинили све срећним.

Комуницирајте кроз резимирање

Активно слушање у комуникацији је све у потрази за разумевањем. Императив је осигурати да су сви на истој страници. Погрешна комуникација се пречесто дешава у предузећима и може се лако ублажити сумирањем праксе.

„Сажимање или парафразирање је вештина активног слушања која укључује понављање онога што је особа саопштила“, објашњава Макс Аде, извршни директор

Пицклехеадс. „Иако ова врста комуникације може изгледати као да се понавља, то је најефикаснији начин да се спречи неспоразум. Процес укључује активно слушање особе која говори, сумирање и понављање онога што је рекла, и потврђивање разумевања између групе."

Како ово изгледа у пракси? Иан Хеиман, оснивач Мушка заштита од капања дели: „Може да изгледа другачије за свакога, али један од начина да се приступи томе је да имате контакт са својим тимом где сви вежбате парафразирање. Понављајући како свако од вас разуме концепт или разговор, можете избећи многе погрешне комуникације. Ово може довести до тога да ваш тим буде продуктивнији јер је свима јасно на чему радите."

Сумирање као вештина комуникације захтева вежбу. За лидере је најбоље да воде пример и започну ову стратегију. Биће потребно времена да се сви укључе и навикну на овај метод комуникације, али ће свеукупно бити невероватно користан.

Поставите јасне агенде за све састанке

Једна од највећих замерки које многи запослени имају у вези са састанцима је да одузимају превише времена и да су неефикасни. Ово се обично дешава када састанци нису правилно планирани и спроведени. Најбољи начин да се осигура да састанци буду корисни за тим је имати јасне дневне редове који су скицирани много унапред.

„Никада не можете бити превише припремљени“, каже Макс Шварцапфел, директор маркетинга Фигхтинг Фор Иоу. „Када будете домаћин састанка, размислите о састављању кохезивног, јасног дневног реда најмање три дана. То може дати вашем тиму времена да унапред припреми све резултате, питања или мисли. Покушај комуникације на лицу места може оставити простора за пропуштене информације, а то нико не жели“.

Често је врло лако да састанци измакну контроли. „Састанци на време са стриктним дневним редом су одличан начин да се осигура да заиста обавите ствари“, каже Карим Хацхем, потпредседник е-трговине у Максин из Холивуда. „Нацртајте временску линију за сваку тему и нека неко прати време како бисте остали по распореду. Такође можете оставити простор на крају састанка за питања; овај пут је такође одличан начин да утврдите да ли некој теми треба више пажње. Временски састанци вам помажу да будете сигурни да сте погодили све о чему желите да разговарате док схватите шта је потребна даља комуникација."

Током састанака, уверите се да је ваш тим слободан да се отвори о томе шта се дешава у послу. Направите простор за питања, позовите живу дискусију и укључите све у разговор. Када имате политику отворених врата, то би требало да буде норма и ваш тим ће бити вољан да подели своја размишљања.

Хост периодичне додирне базе

Када је ваш тим заузет послом, комуникација често може пасти на страну. Али без те комуникације, рад ће патити. Важно је оставити времена у оптерећењу вашег тима да додирне базу. Ово може бити у облику један на један, тимови специфични за пројекат, пуни тимови или на неки други начин. Чију учесталост можете одредити како бисте задовољили своје специфичне потребе, све док се побринете да сви састанци додирне базе буду ефикасни, а не само да одузимају време.

Цхристи Пирз, директор маркетинга Парадигм Пептидес каже: „Размислите о томе да се лидери састају са својим тимом један на један сваког месеца. Не требају вам дневни редови за те састанке. Уместо тога, можете га користити као период отворене комуникације за разговор о раду запосленог, менталном здрављу, расту и општим идејама за посао."

Ако приметите да се морал тима смањује, размислите о додавању база за контакт да бисте тим добили на истој страници. „Видите пад морала тима? Покушајте да организујете састанак на бази додира“, дели Мелисса Рходес, извршни директор компаније Псицхицс1он1. „Одржавање мале групе додирне базе – око 5–6 људи – чини овај процес још лакшим. Свако треба да буде у могућности да слободно говори о својим идејама и размишљањима.”

Направите зону без осуде

Главни разлог зашто се многи запослени не осећају слободним да говоре на послу је страх. Они се брину да њихове речи неће бити схваћене озбиљно или ће доживети последице. Ако озбиљно размишљате о повећању комуникације са својим тимом, потребно је да створите окружење без осуђивања да бисте то урадили.

„Никада не желите да запослени буду укорени што користе свој глас“, објашњава Мери Кеј Битон, шеф одељења за иновације производа у Фло Витамини. „Од суштинског је значаја ценити свачије мишљење и осигурати да се свака особа осећа безбедно да изнесе своје мишљење.

Ако желите да створите и негујете зону без осуђивања са својим тимом, примените политику отворених врата како бисте позвали свој тим да изнесе своје мисли. Обезбедите им сигуран простор да то ураде, на пример на састанку или један на један. Држите све на истој страни са политиком и осигурајте да се сви придржавају преседана. Желите да осигурате да се ништа не дешава иза кулиса што би довело до тога да се ваш тим запита да ли ова политика има вредност или не.

Иако ваше предузеће може имати политику отворених врата, неки људи можда неће бити спремни да отворено поделе своје мисли са великим тимом, па је мудро понудити алтернативно решење. „Кључни фактор у обезбеђивању да се људи осећају добро када говоре јесте давање им прилике да говоре на начин који се за њих осећа безбедно. То можете учинити тако што ћете подстаћи људе да резервишу састанке са неким са ким желе да разговарају о приватним темама. Такође можете имати онлајн оквир за предлоге који ће омогућити запосленима да анонимно изнесу своје недоумице.

Са било којом новом политиком, имплементација захтева време, а изградња културе ће захтевати доследност и време. Наставите тако и на крају ће то постати норма. „Важно је да наставите са својим напорима, чак и ако не видите тренутно побољшање“, каже Рајан Делк, извршни директор Пример. „Као што већина нас зна, за добре ствари је потребно време, зато наставите да гурате напред, посебно када вам је то изазовно.

Обавештавајте све о новостима компаније

Да би се сви осећали као да припадају компанији, желите да буду информисани о свим дешавањима – чак и ако то директно не утиче на њихов положај или улогу. Ово је кључна стратегија у изградњи тима и такође осигурава да сви буду у току са актуелним вестима компаније, укључујући циљеве, достигнућа, па чак и тешке ствари.

„Диван начин да осигурате да су сви информисани, а да ствари не буду превише озбиљне јесте да имате билтен компаније“, каже Јустин Солеимани, суоснивач Тумбле. „То може почети из нужде, али се брзо може претворити у начин да се подигне морал. Наравно, и даље желите да делите новости о послу, али такође можете укључити узбудљиве приче о тиму, прославити прекретнице и рођендане и још много тога.

Још једна предност интерних билтена или седмични прегледи е-поште је да смањују састанке, на крају побољшавајући продуктивност. „Ако осећате да ви и ваш тим проводите превише времена на састанцима, размислите о испробавању недељног прегледа е-поште“, каже Британи Долин, суоснивач Поцкетбоок Агенци. „Много од онога што обрађујете на састанцима би могло да се пренесе путем е-поште. Можете покушати да шаљете недељна ажурирања са резимеима онога што се дешава. То је одличан начин да делите вести, а истовремено пружате нешто конкретно за референцу у будућности ако буде потребно."

Када имате велике тимове, посебно, и желите да осигурате да сви имају информације које су им потребне у вези са тим компаније, размислите о проналажењу решења за дистрибуцију информација са потпуним детаљима који се могу референциран. Ово смањује трачеве и избегава погрешну комуникацију.

Закључак

Дефинитивно не желите да сечете углове када је у питању тимска комуникација. Када лоша комуникација постане норма, биће потребан додатни напор да се прекине лоша навика и примени дуготрајно решење.

Најбољи начин да започнете је да направите малу радну групу са члановима вашег тима са свих нивоа. Размислите о плану како ће изгледати крајњи циљ комуникације, а затим израдите стратегију корака које ће предузети да до тога дођете. Комуницирајте ову нову културу са тимом и укључите све. То је победа за све.