Како да направите временску мапу да бисте побољшали своју продуктивност

Колико често се нађете изгубљени — не можете да се носите са бескрајним низом задатака који вам се стављају на пут? Ноћу сте лежали на кревету и размишљали о свом послу који сте могли да обавите током дана, али нисте могли.

Размишљате о томе како сте могли боље да управљате својим временом и урадите више. Али дан је изгубљен. Да сте само све то планирали унапред. Ако горњи сценарио описује вашу ситуацију, морате размотрити временско мапирање.

Шта је временско мапирање? Како се разликује од временског блокирања?

Временско мапирање се односи на процес стварања оквира који приказује ваше активности (посао, састанке, личне обавезе) у односу на време. Лако је помешати временско мапирање са планирањем или конвенционалним методама управљања временом, као што је блокирање времена. Међутим, постоји приметна разлика.

Временска мапа нуди холистички приказ вашег дана, недеље или месеца. Пружа јасноћу о томе како треба да проведете дане, шта треба да урадите и када. Када добијете скелет како планирате да проведете своје време, можете почети да планирате временске блокове за задатке високог приоритета (блокирање времена).

За разлику од других метода управљања временом, временско мапирање није само додељивање времена за посао. То је комплетан план како проводите своје време, од посла и хобија до слободног времена и времена за породицу. А када стекнете навику да правите мапу времена, магија се дешава.

Добијате јасну мапу шта морате да урадите, тако да замор од одлуке нестаје. Дани жонглирања између различитих пројеката нестају јер сте већ заказали временске блокове за задатке високог приоритета. Знате када је време за посао, а када је време да одложите бриге и попијете шољицу топле кафе. Више не журиш, а радиш више.

Звучи лепо, зар не? Хајде да разговарамо о томе како да направите временску мапу да повећате продуктивност и преузмете контролу над својим животом.

Како да направите временску мапу да бисте побољшали продуктивност

Не постоји стандардни начин прављења временске мапе јер је временско мапирање лично. Људи имају различите циљеве, темпераменте и околности. Оно што функционише за једног можда неће радити за другог. Међутим, следећи водич даје скицу типичног процеса креирања временске мапе који можете пратити и обликовати у складу са вашим специфичним околностима.

Корак 1: Размислите о томе како проводите време

Пре него што почнете да правите временску мапу, кључно је да се запитате: Зашто правите временску мапу и шта очекујете да постигнете? Ово су важна питања која утичу на то колико ће временско мапирање бити ефикасно за вас. Зато је кључно да будете искрени када одговарате на ова питања.

Можете почети тако што ћете размишљати о томе како проводите своје време у просечном дану. Да ли сте задовољни својом тренутном рутином? Ако не, размислите шта бисте желели да побољшате. Не заборавите да креирате временску мапу за себе.

То значи да морате узети у обзир своју личност, максималне продуктивне сате и навике док одговарате на ова питања. На пример, ако знате да најбоље радите касно ноћу, можете да подесите временске блокове за своје задатке највишег приоритета ноћу да бисте обезбедили максималну ефикасност.

Једном када погледате из птичје перспективе на свој начин живота, с обзиром на недостатке у вашој рутини, приметио је ствари које желите да побољшате и схватили шта желите да постигнете својом временском мапом, пређите на следеће Корак.

Корак 2: Направите листу обавеза

Наведите активности које желите да урадите у одређеном временском оквиру. За вашу карту која први пут користите, најбоље је да се држите краћег временског оквира, по могућности недељу дана. То је зато што вам краћи временски оквир помаже да поставите реалне циљеве и да се осећате мање преоптерећеним.

Када наводите своје активности за недељу, креирајте категорије за различите области свог живота (посао, хобији, здравље, пријатељи и породица). Својим задацима можете лако управљати када их раздвојите у релевантне категорије. Али немојте претеривати. Најбоље је да ваше категорије буду између 3-5 да бисте избегли неред.

Корак 3: Код боја Различите активности

Прављење временских мапа не мора да буде досадно. Можете (требало би) да додате боју различитим категоријама временске карте. Ваше временско мапирање чини забавним, а различите боје помажу у визуелизацији временске мапе. Али немојте насумично додавати боје. Различите боје представљају различита осећања, па према томе кодирајте боју.

Зелена представља природу и обиље, због чега смо доделили зелену боју мојој здравственој категорији у Цлоцкифију.

Корак 4: Одредите приоритете задатака

Док наводите активности које желите да завршите за недељу дана, схватићете да нема довољно сати да завршите све задатке. Овде ћете морати да почнете да постављате приоритете. Већина људи, међутим, сматра да је тешко одредити приоритете. ако си то ти, користите Ајзенхауерову матрицу да одредите приоритет својих задатака.

Ајзенхауерова матрица помаже у категоризацији задатака у четири квадранта на основу њихове важности и хитности. Најважнији и најхитнији задаци добијају највећи приоритет, док се најмање важни и мање хитни задаци заказују за касније, делегирају или уклањају са листе обавеза.

Корак 5: Закажите временске блокове

Након што сте дали приоритет задацима, блокирање времена је следећи корак. Ево како да креирате временске блокове у свом календару:

1. Креирајте временске блокове за задатке највишег приоритета.
2. Након тога направите временске блокове за састанке.
3. Ако вам је остало довољно времена, креирајте временске блокове за друге важне задатке или пројекте.

Иако се процес чини једноставним, у почетку ћете правити грешке. Али не брините, на крају ћете постати бољи у томе. Међутим, да бисте олакшали процес и смањили шансе за грешку, ево неколико савета које треба имати на уму:

• Нека вам временски блокови буду довољно флексибилни да оставите простор за неочекиване позиве и неизбежне сметње.
• Одредите фиксно време за рутинске задатке (доручак, јутарње трчање, вечера).
• Закажите састанке (ако је могуће) у једном временском блоку јер састанци разбацани током дана могу ометати продуктивност.
• Не заборавите да направите временске блокове за одмор.
• Оставите празне временске блокове за изненадне, неочекиване догађаје.

Корак 6: Прегледајте и ревидирајте

Сада када сте направили своју временску мапу, време је да је прегледате. Погледајте да ли ваша недељна временска мапа савршено представља начин на који желите да проведете недељу. Ако није, измените га. На пример, ако сте обавили много интензивног посла у понедељак и уторак — док имате доста слободног времена у среду—можете да додате део посла у среду да бисте избалансирали твоје дане.

Ваша временска мапа није судски налог, па слободно је модификујте и извршите прилагођавања која сматрате потребним. Али урадите то пре него што почнете да га пратите јер промена временске карте на средини може да вам поквари цео недељни распоред.

Док пратите своју временску мапу, погледајте колико добро функционише. Запитајте се: да ли сте успели да га пратите? Да ли је то повећало вашу продуктивност? Да ли постоје области које треба додатно побољшати? На основу ваших одговора извршите неопходна прилагођавања ваших будућих временских мапа.

Софтвер за мапирање времена није неопходан, али чини процес ефикаснијим. Све што вам треба је оловка и папир да направите временску мапу тако што ћете навести и дати приоритет недељним активностима и креирати временске блокове за недељу.

Али постоји проблем са овим. Не можете да уносите промене. Софтвер за мапирање времена чини временско мапирање лакшим и ефикаснијим. Поред тога, ваша временска мапа је увек доступна на вашем телефону.

Цлоцкифи је један од најбољих софтвера за управљање временом. Нуди уредан интерфејс лак за навигацију и многе функције које помажу у креирању свеобухватних временских мапа.

Можете лако да креирате временске блокове у апликацији приказ календара. Кликните на било који временски оквир (који већ није временски блокиран) и на Додајте унос времена појавиће се искачући прозор. Сада попуните детаље и кликните на ДОДАТИ дугме. Поновите процес онолико временских блокова колико желите.

Можете користите ТимеЦамп да уштедите време, повећате продуктивност, и креирајте временске мапе. Након што додате временске блокове за недељу (или месец), интегришите Гоогле календар у свој ТимеЦамп.

Временски блокови из вашег Гоогле календара ће се аутоматски појавити на вашем ТимеЦамп распореду у задато време. Штавише, ТимеЦамп нуди аутоматско праћење времена – спас за људе који често забораве да додају време.

Планиваи вам омогућава да интегришете Трелло, Јира, Гоогле календар и Мицрософт Теамс. Ако управљате пројектима у Трелло-у и заказујете састанке у Гоогле календару, може бити тешко знати шта да радите и када.

Планиваи доноси све на једном месту, што олакшава креирање временске мапе. Можете да превлачите временске блокове преко Планиваи календара, што олакшава прилагођавања у последњем тренутку.

Од писања чланака и прављења буџета до прављења листе за гледање мојих омиљених филмова, можете много да урадите са пакетом Гоогле Доцс Едиторс. Прављење временске карте није ништа другачије.

Гоогле табеле нуде све што вам је потребно да направите савршену временску мапу. Оно што Гоогле табеле издваја од других софтвера за мапирање времена је слобода коју вам даје. Можете креирати своју временску мапу како год желите, а да се не ограничавате на интерфејс апликације.

Али ако не желите да правите временску мапу од нуле, ево Шаблон временске мапе Гоогле табела које можете користити и персонализовати.

Одуговлачење је непријатељ

Временско мапирање вам помаже да боље управљате својим временом. Даје вам правац и траг који треба да пратите. Али морате се посветити томе да би показао своја чуда. А највећа препрека са којом ћете се суочити на путу је одлагање.

Многи људи се боре са одуговлачењем и користе различите методе да се носе са тим. Иако све ове методе имају своје предности, правило пет минута је једно од најефикаснијих.