Више не морате да шаљете Ворд документ е-поштом напред-назад између колега да бисте обавили ствари. Могли бисте, али са програмима за обраду текста на вебу као што су Гоогле документи, сарадња и комуникација су лаки.
Унутар софтвера ћете пронаћи различите алате и функције које вам помажу да будете у току и да се склањате једни другима. У овом чланку ћете пронаћи комплетан водич за коришћење ових алата у Гоогле документима.
Да бисте поједноставили повратне информације и сарадњу вашег тима, ево како да поменете друге и ефикасно користите коментаре у Гоогле документима.
Помињање других у вашим Гоогле документима
Да бисте споменули контакт било где у Гоогле документу, унесите @ и наставите са његовом адресом е-поште. Ако сте их сачували као контакт на свом Гоогле налогу, њихово име ће се појавити на листи док то радите. Тамо можете да кликнете на њихово име да бисте завршили са њиховим додавањем.
Њихово спомињање у документу неће им послати обавештење, али ће креирати ознаку преко које можете да пређете курсором да бисте видели контакт картицу са пречицама за слање е-поште, креирање или заказивање Меет-а или преглед ваших недавних Гоогле интеракција.
Ако још нисте дали свом колеги приступ, постоје неколико начина да делите своје Гоогле документе, најбржи је Објави дугме у горњем десном углу. Када кликнете на њега, од вас ће се тражити њихова адреса е-поште и опциона порука. Онда удари Пошаљи.
Коментари ће пинговати ваше колеге, усмеравајући њихову пажњу на ваш заједнички документ. Да бисте користили коментаре:
- Означите текст или медиј где желите да оставите коментар.
- Трака са алаткама ће се појавити на десној страни вашег документа. Тамо изаберите плаву икону говора са симболом плус. Алтернативно, овај симбол можете пронаћи у сивој боји на горњој траци са алаткама или десним кликом за листу додатних опција.
- Појавиће се панел за коментаре. Унесите своје мисли у поље, користећи @ и адресу е-поште да додате своје сараднике.
- Када будете спремни за дељење, кликните Коментар,а ваша белешка ће се појавити у документу. Свако означен у оквиру ће добити обавештење. Свако ко има приступ документу може да погледа и дода своје мисли.
Да бисте спречили да коментари затрпају ваш документ, можете да их решите када их прочитате или завршите све повезане задатке. Да бисте то урадили, кликните на квачицу у заглављу нити. Ова радња ће сакрити белешку, али можете приступити и опоравити решене коментаре у Гоогле документима приступом вашој историји. То можете пронаћи тако што ћете изабрати икону говора у горњем десном углу екрана.
Како да користите предложене измене у Гоогле документима
Понекад је корисно давати предлоге уместо промена када радите заједно. Уместо да пингујете свог сарадника игром или прегледате историју верзија вашег документа, можете да предложите промене користећи Режим предлагања у Гоогле документима. Урадити тако:
- Истакните текст или медиј на који се позивате.
- Трака са алаткама ће се појавити на десној страни вашег документа. Тамо оловком изаберите зелену икону говора. Алтернативно, можете да мењате режиме тако што ћете кликнути на икону оловке на траци са алаткама или десним тастером миша за листу додатних опција.
- Када будете у режиму предлагања, све измене које унесете ће се појавити као предлог, а текст који замењујете и даље ће се приказивати са зеленим прецртавањем. Оквири за коментаре ће се приказати на десној страни, одражавајући све предложене промене.
- Када будете спремни, означите колегу коме желите да предложите промене у једној или више нити коментара и притисните Реплаи да бисте послали обавештење.
Када будете спремни да се вратите у режим за уређивање, кликните десним тастером миша и изаберите опцију са листе или кликните на икону режима предлагања на десној страни траке са алаткама.
Ако прегледате туђе предлоге, можете да кликнете на оквире за коментаре да бисте их прегледали. Док то радите, кликните на квачицу на врху нити за прихватање и к за одбијање. Ако прихватите измене, измене вашег колеге ће бити постављене у документ. Такође можете да им оставите коментаре на нити да комуницирају напред и назад о одређеним ставкама.
Подешавања обавештења за Гоогле документе
Брз начин да пронађете подешавања обавештења за документе је коришћење иконе говора у горњем десном углу екрана. Када отворите панел, кликните на икону звона да бисте отворили мени за подешавања. Овде можете да прилагодите врсте обавештења које добијате за оба Коментари и Измене.
За коментаре, можете да изаберете све њих, само оне у којима вас други помињу или ниједан од њих. Ако не изаберете ништа, и даље ћете добити визуелни индикатор, али нећете добити обавештење или имејл. Уз ово, мораћете да посветите додатну пажњу како не бисте пропустили ажурирање од колеге.
Са изменама, можете да се одлучите за добијање обавештења сваки пут када неко унесе измене у документ или ниједну. Али и даље можете да видите ко је шта променио у историји верзија вашег документа.
Како користити историју верзија у Гоогле документима—и зашто је ово згодно
Пошто сарађујете са другима, добро је да имате резервну копију документа у случају да неко случајно избрише или препише важне информације. На врху екрана налази се хипервеза која наводи када је дошло до последње измене. Кликните на ово и видећете резервне копије претходних радних сесија и промене које су се десиле.
Коришћење историје верзија је згодно јер можете видети шта су други променили ако је нејасно. Осим тога, можете се вратити на претходну верзију ако нисте задовољни тренутним документом или ако је нешто пошло наопако.
Како знати да ли неко други ради у Гоогле документу
Срећом, Гоогле вас покрива када је у питању сазнање да ли ваш колега тренутно уређује документ или не. Ако су са вама у радном простору, њихова профилна слика ће се појавити на врху вашег екрана са ивицом у боји. Ако су тамо, али неактивни, изгледаће избледело.
Такође можете видети где се тачно налазе тако што ћете погледати њихов курсор у одговарајућој боји. На тај начин можете избећи преклапање или се вратити касније ако више волите да радите сами.
Остварите сарадњу са Гоогле документима
Захваљујући Гоогле документима, сарадња са колегама је лака. Можете да допринесете документима или предложите измене. Осим тога, постоји много функција, као што су прилагођена подешавања обавештења, историја верзија и ажурирања у реалном времену, како би ваш ток рада био несметан и стабилан.