Ако се мучите са роковима, имате тенденцију да много одлажете или вас лако омета насумично обавештење; можда сте жртва Паркинсоновог закона. Паркинсонов закон објашњава да што нам је више времена дато за одређени задатак, то ће нам више времена бити потребно да га завршимо.
То је разлог зашто је одлагање толико распрострањено. Али како то превазићи? Пре него што можемо да разговарамо о превазилажењу Паркинсоновог закона, важно је разумети његову природу и зашто је преовлађујућа.
Шта је Паркинсонов закон?
Паркинсонов закон је изрека коју је чувено сковао од Цирил Нортхцоте Паркинсон, британски поморски историчар. Наводи:
Уобичајено је запажање да се рад проширује како би се попунило време које је на располагању за његов завршетак.
Да бисте разумели концепт, размотрите особу која има задатак да напише есеј у року од 48 сати. Особа ће првог дана прикупити релевантне податке за истраживање и формирати нацрт. Следећег ће се бацити на посао и написати први нацрт есеја.
Како се рок приближава, са још неколико сати, они ће уредити, лекторисати и коначно послати нацрт. Шта ако је особи дат рок од 24 сата? Сасвим је могуће да би особа лако написала додељени есеј у року од 24 сата, без жртвовања квалитета.
Сада размислите о томе колико често сте се сусрели са сличним околностима. Вероватно се можете сетити неколико случајева где сте добили задатак са дужим роком. Али уместо да завршите задатак у времену потребном за завршетак задатка, узели сте сво расположиво време (према року) да завршите задатак.
Коришћење Паркинсоновог закона да максимизирате своју продуктивност
Иако је Паркинсонов закон преовлађујући и наизглед неизбежан, можете га искористити у своју корист тако што ћете контролисати како проводите своје време. Ево неколико стратегија које можете користити да бисте превазишли Паркинсонов закон и постали продуктивнији:
1. Поставите СМАРТ циљеве
Људи имају тенденцију да опуштају и више одлажу када не осећају да им је посао важан. Још један главни узрок одуговлачења је неизвесност у погледу наредних корака. Ако не знате шта ћете радити када завршите пројекат, вероватно ћете одложити његов завршетак.
Зато је важно да се поставите СМАРТ циљеве да превазиђе Паркинсонов закон. Имајући на уму специфичан и временски ограничен циљ, чините вас жељнијим да радите на њему и свесније користите своје време и друге ресурсе.
2. Планирајте ефективно
Сви знамо важност заказивања. Помаже нам да останемо свесни како проводимо своје време, минимизирајући негативан утицај Паркинсоновог закона. За ефикасно заказивање и планирање, можете користити апликације календара за планирање задатака.
Међутим, увек треба да укључите време прекида у свој распоред. Одређено време прекида (за дан) даје вам осећај хитности и ви сте приморани да завршите своје задатке за дан у том временском оквиру.
Када немате одређено време прекида, осећате се као да имате више времена и вероватно ћете се омести или радити споро. Кажете себи да ћете то надокнадити додавањем више сати ноћу, „проширујући посао“.
Паркинсонов закон најтеже погађа када имате огроман пројекат са дугим роком. Дужи рок значи да имате више времена да се опустите и омести. Да бисте то избегли, морате да поделите пројекат на мање задатке. Сада поставите међурокове за сваки од мањих задатака и распоредите их у складу са тим.
Растављање великог пројекта на мање задатке чини га мање застрашујућим и изводљивијим; тако да је мање вероватно да ћете одлагати. Штавише, тиме што себи дајете краће и хитније рокове, не дајете себи много времена. Пошто нема пуно времена за слободну, осећате хитност који вас мотивише да завршите задатке.
4. Трацк Тиме
Вероватно је да ће ваше процене у почетку бити нетачне. Можете себи дати 3 сата за пројекат. Али док радите на томе, открићете да ће вам требати још 2 сата да га завршите. Ако се то догоди, једноставно прилагодите свој распоред и дајте себи додатно време. Постављање тачних рокова за ваше пројекте помаже вам да их ефикасно планирате. За то можете почети да пратите време потребно за завршетак сваког пројекта.
Има их неколико одличне апликације за праћење времена које можете користити да пратите колико времена је потребно одређеном пројекту. Када користите апликацију за праћење времена, можете приступити евиденцији времена и видети колико вам је времена требало да завршите различите пројекте. Ово вам помаже да направите боље процене и поставите реалније рокове за ваше пројекте и спречавате да губите време.
5. Користите Тимебокинг
Када нешто треба да урадимо, не размишљамо о томе колико ће времена бити потребно да се пројекат заврши. Уместо тога, размишљамо о томе колико нам је времена дато за пројекат. Ту ступа на снагу Паркинсонов закон. Ако је дато време за додељени задатак дуже од потребног времена, тежимо да одложимо задатак до последњег минута.
Да бисте спречили да се то догоди, користите временски оквир. Тимебокинг укључује размишљање о томе колико времена ће одређеном пројекту требати да заврши задатак, постављање самонаметнутог рока (тимебок) у складу са потребним временом за задатак и придржавање то.
Реците да имате три дана да завршите пројекат. Након процене, установићете да се то може урадити у року од три сата. Одредите рок од 3 сата за пројекат и настојте да га завршите у року. Са тимебокингом постајете свеснији како и где користите своје време. Када вам је на уму предстојећи рок, мање је вероватно да ћете одлагати.
6. Користите Помодоро технику
Као и тимебокинг, можете користите Помодоро метод да бисте постали продуктивнији и победио Паркинсонов закон. Помодоро метода укључује кратке, али интензивне радне сесије са кратким паузама између.
Када користите Помодоро метод, не размишљате о стварном року за задатак, већ о 25 минута које сте себи одредили. Ово уклања могућност да Паркинсонов закон предузме акцију. Ево како можете користити Помодоро технику:
- Запишите листу обавеза, по приоритету.
- Подесите тајмер на 25 минута.
- Почните да радите на задатку највишег приоритета док се тајмер не искључи.
- Направите паузу од 5 минута.
- Поновите четири 25-минутне сесије.
- Направите паузу од 30 минута.
Иако можете да користите тајмер на свом телефону или лаптопу, постоје наменски апликације за Помодоро технику што га чини много лакшим и ефикаснијим.
Урадите више за мање времена
Не морате почети са свим овим стратегијама од првог дана; можете изабрати једну или две и урадити их што је могуће ефикасније. Трик је у томе да постанете свесни како користите своје време и да спречите Паркинсонов закон да „прошири свој посао“.
Када се снађете, можете да укључите више ових стратегија у своју рутину. Али немојте само стати тамо! Можете научити о више начина да повећате своју продуктивност и урадите више за мање времена.