Критичан, али често занемарен изазов са којим се суочавају удаљени радници је ефикасан рад у различитим временским зонама. Виртуелне компаније често запошљавају широм света. Иако сарадња са глобалним професионалцима промовише развој каријере, такође захтева да пратите ужурбане распореде. Вероватно не можете да радите у типичној смени од 9 до 5.
Координација са појединцима у различитим временским зонама је тешка. Да бисмо вам помогли да управљате својим радним даном, поделићемо осам савета за беспрекорну сарадњу са партнерима у иностранству.
1. Обавестите треће стране о својој локацији одмах од самог почетка
Одмах откријте своју временску зону. Наведите свој распоред и жељене канале комуникације док се представљате како би ваши сарадници знали како да дођу до вас. Такође, искористите ову прилику да поставите границе. Објасните ретке случајеве у којима би било прихватљиво слати поруке чак и након што се ваша смена заврши.
Да бисте ефикасније саопштили свој распоред, наведите га на својим профилима на мрежи. Неће га се сви сетити, уосталом. Укључивање радног времена у свој потпис е-поште, профил за радно ћаскање, ЛинкедИн налог и Гоогле профил спречиће неспоразуме.
Само се побрините да их ажурирате кад год је потребно. Без обзира да ли радите у различитим сменама или рано излазите, ваша је одговорност дељење промена са распоредом.
2. Преузмите прецизан претварач временских зона
Заказивање састанака са удаљеним тимовима је тешко. Не само да прате некоординирани распоред рада, већ неки заборављају да израчунају разлике у временским зонама. Домаћини састанка не могу само да обезбеде исти распоред у 24 временске зоне.
Да бисте осигурали да сви прате исти распоред, ваш тим би требало да користи претварачи временских зона. Постоји неколико доступних опција. Можете их чак интегрисати са радним алатима за читав тим, као што су системи за управљање пројектима и апликације за календар.
3. Користите војно време и одредите временске зоне приликом планирања планова
Направите навику да користите војно време и одредите временске зоне приликом заказивања састанака. Не остављајте простора за нагађање. Можете чак укључити и подсетник који говори примаоцима да конвертују назначено време у своје локалне временске зоне. На тај начин нико не превиђа скраћенице временске зоне.
Да бисте избегли забуну, пратите најчешће коришћену временску зону у свом тиму. Рецимо да сте из Њујорка. Иако би било згодно користити вашу локалну временску зону, ваши саиграчи из друге државе или земље могу сматрати честе конверзије гњаважом.
Што се тиче фрееланцера, пратите временске зоне које су од користи вашим клијентима. Ако извршите прилагођавања на вашој страни, изгледаћете професионално и љубазно, остављајући на партнере позитиван утисак о вама.
Када резервишете састанке са удаљеним радницима, приметићете да се губи много времена на чекање потврде. Разлике у временској зони чине изазовима добијање одговора у реалном времену. Ако друге стране живе на супротној страни света, вероватно се нећете чути до следећег радног дана. Чак и неколико повратних е-порука може потрајати недељу дана.
Да бисте поједноставили процес, користите а поуздан алат за заказивање термина. Широко коришћене опције као што су Гоогле календар и Цалендли аутоматски приказују доступне датуме за све укључене стране. Корисници једноставно бирају своје жељене слотове. Када сви одаберу датум, апликација ће збројити резултате тако да домаћин може одлучити да ли ће наставити са састанком.
5. Оутсоурце или аутоматизујте одређене пословне процесе
Ако често мењате распоред за задатке који су осетљиви на време, али се понављају, размислите о томе да их пребаците на вештачку интелигенцију. Ослободите своје време за сложеније пројекте. Аутоматизовани системи могу да се баве заморним стварима као што су заказивање термина, бележење времена, сортирање е-поште и праћење пројекта.
За задатке које АИ не може да аутоматизује, унајмите слободњаке. Потражите квалификоване професионалце од поверења који могу да заузму ваше место током вашег ван радног времена. Али када се оптерећење вашег тима повећа, замолите своје одељење за људске ресурсе или супервизора да добију стално запосленог.
6. Користите организовану платформу за управљање пројектима за свој тим
Иако су кључни, процеси одобравања ометају завршетак задатка. Чак и разматрање продајних предлога или пословних предлога могло би да изгуби неколико дана ако странама треба сати да одговоре.
Да бисте убрзали процес, поједноставите праћење задатака. Користите софтверски програми за управљање пројектима као централна локација за пројекте у целом тиму где корисници могу да додељују, означавају, отказују и одобравају задатке сопственим темпом. Овде удаљени радници могу да обављају задатке без комуникације ван платформе.
Прегледајте карактеристике вашег потенцијалног алата за управљање пројектима. Ако радите у различитим временским зонама, предлажемо да одаберете програм који већ има конверторе временских зона, технологију за размену тренутних порука и заказивање термина.
7. Упознајте се са празницима који се обележавају у различитим земљама
Пошто радите са удаљеним тимовима широм света, требало би да се упознате са празницима који се одржавају у другим земљама. Религије и културе имају различита веровања. Непоштовање је умањивати велики празник друге земље само зато што га не поштујете.
Рецимо да радите са Индијанцима. Иако је Дан захвалности мањи празник за већину Индијаца, они придају велику важност Дивалију, фестивалу светла који се слави око октобра или новембра. Било би безобзирно додељивати критичне задатке током овог периода.
Такође, пратите земље које поштују летње рачунање времена (ДСТ). Људи који користе летње време померају сатове за сат унапред током лета да би уштедели струју. То није празник. Међутим, то може изазвати забуну приликом заказивања састанака.
8. Испробајте различите распореде рада
Иако рад на даљину нуди временску флексибилност, он такође долази са неправилним распоредима који захтевају рутинска прилагођавања. Удаљени тимови морају пронаћи термине који одговарају свима. Вероватно ћете радити смене које нисте радили као запослени у канцеларији, па припремите неколико трикови да останете будни на послу.
Будите отворени према различитим распоредима. Ако сте током своје каријере радили у истој смени, искористите ову прилику да преправите своју рутину. На пример, могли бисте да обављате своје послове и вежбе раније током дана. Ко зна? Можда ћете открити да сте ефикаснији и продуктивнији када радите ван стандардног радног времена.
Радите ефикасно у различитим временским зонама
Ефикасан рад са иностраним партнерима захтева пажљиво планирање. Особа на другом крају екрана не живи у истој временској зони као и ви, тако да не би требало да форсирате брзе промене и хитне захтеве. Исто тако, управљајте својим послом у складу са тим. Ослободите дуготрајне, критичне задатке као што су постављање састанака, сортирање е-поште и објављивање најава системима вештачке интелигенције.
Ако ваши свакодневни задаци укључују управљање удаљеним тимом, размислите о креирању распореда за читав тим који ћете пратити. Да, људи имају различите преференције за смену. Колико год да желите да им се прилагодите, ваши радници можда неће много урадити ако ретко раде по истом распореду.