Да ли сте икада добили лоше написану е-пошту у пријемном сандучету? Можда сте се запитали о чему се ради у тој е-поруци и како да одговорите. Да не бисте сами послали лошу е-пошту, прегледајте ову листу уобичајених грешака у пословним имејловима.
1. Недостаје линија предмета
Једна од уобичајених грешака у писању радних е-порука није укључивање наслова. Листа наслова је прва ствар коју људи виде када отворе своје налоге е-поште. Ако неко прими гомилу е-порука, имејл без описног и одговарајућег наслова ће вероватно бити игнорисан.
Истраживање ХубСпот блога показује да ефективне теме треба да подстичу радозналост и да буду персонализоване. Дајте примаоцу до знања зашто је ваша е-пошта важна путем наслова. Тема „Билтен 1“ је нејасна и не занима ничије интересовање. Али „Билтен 1: Најбољи извођачи овог месеца“ ће вероватно добити више прегледа.
2. Коришћење погрешног тона
Тон е-поште може одражавати како желите да вас перципирају. Ваш избор речи или одражава позитиван или негативан тон. На пример, коментар да је нечија идеја „чудна“ има другачију конотацију од речи да је идеја „јединствена“. Научите да разликујете нијансе значења и изаберите праве речи.
Пословна е-порука треба да звуче професионално. Степен формалности зависи од ваше радне културе и професионалног односа са примаоцем. Ако је радна култура пријатељска или сте са неким сарадници дуже време, можете да започнете радну е-пошту са „Здраво Џоне." Али ако се обраћате некоме кога не познајете у другој компанији, сигурније је да му се обратите у формату "Драги г. Смитх."
Када сумњате у избор речи, консултујте онлајн тезаурус или речник. Помоћник за куцање на мрежи Граммарли такође укључује а детектор тона писања у својим особинама. Можете променити тон у подешавањима да бисте звучали самоуверено и професионално.
3. Недостају детаљи и прилози
Непријатно је примити пословну е-пошту са непотпуним детаљима. Слање е-поште напред-назад да бисте добили информације је огроман губитак времена. Да бисте ово избегли, наведите све основе: ко, шта, када, где, зашто и како. Можете пратити следећи формат:
- Први параграф: Поздрав и главна тачка е-поште.
- Други параграф: Сви релевантни детаљи које прималац треба да зна о теми.
- Трећи пасус: Позив на акцију (нпр. да ли треба да одговоре, остваре везу, итд.).
- Четврти пасус: Хвала.
Не заборавите да приложите све друге датотеке које су потребне вашем примаоцу. Једна уобичајена грешка је да кажете да сте приложили датотеку а да то нисте урадили! Ово можете избећи тако што ћете прочитати своју е-пошту пре него што је пошаљете.
4. Занемаривање уређивања и коректуре
Е-пошта препуна граматичких и реченичних грешака звучи непрофесионално. Ваш прималац би могао помислити да нисте пажљиво размислили о својој комуникацији. Грешке се обично дешавају када сте у журби или размишљате брже него што куцате. Али постоје начини на које то можете избећи или ублажити.
Можете почети са нацртом пре него што унесете све детаље. Након што направите нацрт е-поште, одвојите време да га прегледате пре него што кликнете на „Пошаљи“. Пошто је теже ухватити грешке када сте писац, користите алатке на мрежи. Ако не волите да преузимате апликације и екстензије, потражите најбољи алати за проверу правописа и граматике без преузимања.
5. Непрофесионална адреса е-поште
Замислите како би клијент или колега реаговао када би примио е-пошту са спонгебоб@хотмаил.цом. Непрофесионалне адресе е-поште чине да изгледате, па, непрофесионално. Да бисте избегли ову грешну грешку, користите своју пословну е-пошту.
Ако немате имејл компаније, читајте даље како да користите прилагођену адресу е-поште са Гмаил-ом за професионалне имејлове. Претпоставимо да Гмаил није ваша шоља чаја. Можете истражити опције за подешавање прилагођене е-поште са најпопуларнији провајдери е-поште, бољи од Гмаил-а и Иахоо Маил-а.
6. Без блока потписа
Замислите блок потписа као своју визит карту. Овај елемент се налази иза вашег потписа и садржи ваше пуно име и контакт податке. Блок потписа помаже примаоцу да идентификује вашу компанију и позицију коју заузимате. Омогућава примаоцима да брзо пронађу ваше податке ако треба да дођу до вас путем других канала осим е-поште.
Питајте своју компанију да ли има потребан формат за блок потписа. Ако не, можете додати следеће елементе:
- Пуно име
- Улога
- Тим/Одељење
- Име компаније
- Контакт број
- Вебсите компаније
- Налози компаније на друштвеним мрежама
Блок потписа можете прилагодити у подешавањима е-поште. Не заборавите да уредите и лекторирате и овај део. Када се сачува, ваш блок потписа ће бити укључен у вашу одлазну е-пошту.
7. Не знајући разлику између Цц и Бцц
Цц и Бцц су поља после До порција. Једна од уобичајених грешака је непознавање када их користити. Цц означава копију. Када додате нечију адресу е-поште у Цц:
- Они ће такође добити копију е-поште
- Њихова адреса е-поште је изложена примарном примаоцу у пољу За.
- Они су обавештени о комуникацији, али нису обавезни да реагују или одговарају на е-пошту.
Користите Цц да бисте примарном примаоцу обавестили да друге држите у току. Такође га користите да задржите особу у Цц информисани. На пример, желите да обавестите свог менаџера како напредује пројекат вашег тима. Дакле, адресе ваших саиграча треба да буду у До, док адреса вашег менаџера треба да буде у Цц.
Бцц је скраћеница за слепу копију. Када додате нечију адресу е-поште у Бцц:
- Они добијају копију е-поште.
- Њихова адреса е-поште није изложена другим примаоцима.
Користите Бцц да спречимо да се сандучићи људи препуне. Ако неко из До или Цц поља хитови Одговори свима, примаоци у Бцц неће примити имејл. Такође можете користити Бцц да спречите друге примаоце да сазнају да је неко други укључен у имејл. На пример, ако шаљете исти билтен свим својим клијентима, не бисте желели да излажете њихове адресе е-поште једни другима.
8. Слање е-поште ван радног времена
Лако се заносити узбуђењем због новог пројекта и послати е-пошту свом шефу или колегама у два ујутру. Међутим, ово може постати проблем. Ваш шеф или вршњаци могу помислити да не поштујете њихово време.
Ако имејл није хитан, пошаљите га у току радног времена и дајте другима довољно времена да одговоре. Осим тога, ако је ваш проблем хитан, боље је да пошаљете поруку, позовете или пошаљете тренутну поруку. Добро решење би било да закажете своје е-поруке. Тхе најбољи алати за заказивање е-поште које бисте требали испробати ће помоћи да ваша е-пошта слети у нечије пријемно сандуче у одговарајуће доба дана.
9. Одговори касно
Када касно одговорите на е-пошту, то може бити одраз недостатка посвећености свом послу. Једноставно правило је да одговорите у року од 24 сата или у датом временском оквиру пошиљаоца. Комуницирајте брзо и јасно ако вам је потребно више времена да направите одговор.
Добра пракса би била да омогућите функције аутоматског одговора на вашу е-пошту ако сте заузети или ван канцеларије. На пример, можете проверити како да подесите понављајући одговор на одмору у Гмаил-у. Платформа за е-пошту такође има шаблоне који вам омогућавају да сачувате унапред припремљене одговоре.
Избегавајте уобичајене грешке е-поште и оставите добар утисак
Ваши мејлови могу оставити позитиван или негативан утисак на ваше колеге. Да бисте побољшали своју професионалну е-пошту, избегавајте ове уобичајене грешке у пословним имејловима. И запамтите, када сте у недоумици, немојте га слати!
Ако вам је потребна додатна помоћ у креирању е-порука, покушајте да користите шаблоне е-поште. Коришћење шаблона осигурава да ваша комуникација звучи и изгледа професионално. Почните да истражујете платформе које вам омогућавају да преузмете бесплатне пакете шаблона које можете да користите у апликацији за е-пошту.