Рад са удаљеним тимом је одличан начин да искористите разноврсне таленте широм света. Несумњиво ћете пронаћи праву погодност за било коју специфичну улогу или пројекат како бисте осигурали да ваш посао цвета.
Међутим, рад са удаљеним тимом захтева другачији приступ од управљања интерним тимом. Мораћете да превазиђете изазове као што су лоша комуникација, недостатак препознавања, потешкоће у заказивању и још много тога. То значи да ћете морати да подесите процесе како бисте осигурали да ваш удаљени тим ради најбоље. Овај чланак ће покрити савете и алате који ће вам помоћи да постигнете овај циљ.
1. Подесите комуникационе канале
Ефикасна комуникација је од виталног значаја за сваки успешан тим, посебно у даљинском подешавању. Пошто нећете моћи да комуницирате лично, углавном је од виталног значаја да поставите различите канале за превазилажење уобичајене грешке у комуникацији у виртуелним тимовима и уверите се да су сви на истој страници.
Постоји неколико врста алата које можете користити превазиђу уобичајене изазове у комуникацији на даљину, као што су е-пошта, системи за видео конференције и платформе за размену тренутних порука. Сваки алат пружа различите функције, па изаберите оне које најбоље одговарају потребама вашег тима и специфичним случајевима употребе.
На пример, можете да користите апликацију за тренутне поруке као што је Слацк за брзе разговоре и питања, е-поруке за комуникацију са клијентима и софтвер за видео конференције као што је Зоом за одржавање виртуелних састанака или пријављивања. Које год канале комуникације да одаберете, уверите се да сви знају њихову сврху и да их правилно користе.
2. Изаберите продуктивност уместо дигиталног презентизма
Превазилажење дигиталног презентизма је од виталног значаја за осигурање да ваш дистрибуирани тим ради на најбољи могући начин. Рад са удаљеним тимом вам омогућава да избегнете реплицирање традиционалног канцеларијског модела „презентизам“—где продуктивност мерите количином времена проведеног испред рачунара, а не стварни резултати рада.
Уместо да очекујете да ће ваш тим бити залепљен за своје екране цео дан, можете се усредсредити на подешавање а СМАРТ план да им помогне да остваре своје циљеве и награђивање резултата уместо времена проведеног на мрежи.
То им даје слободу да раде током својих најпродуктивнијих сати и осигурава да извучете максимум из њиховог времена. Такође помера фокус са ан „увек укључена“ култура која штети продуктивности на онај који слави учинак подстичући флексибилно радно време и бољи фокус.
Ефикасна комуникација оснажује ваш тим да буде продуктивнији. Ако је то ваш циљ, онда има смисла трошити мање времена на одговарање на поруке и више времена на стварне задатке. Један од најбољих начина да се примени култура која слави излаз, а не сате проведене повезане са радним уређајима је коришћење алата који подстичу асинхрону комуникацију.
Док тренутне поруке имају своје место у неким околностима, стални пингови, обавештења и поруке могу да ометају и чине изазов за ваш тим да се искључи. Асинхрона комуникација је згодна за тимове који раде у различитим временским зонама, јер им омогућава да одговоре када су доступни уместо да очекују да ће сви бити доступни у исто време.
Можете користити асинхрони комуникациони алати као што су Каталог, Твист или Иац да добију све информације које су им потребне да ураде свој најбољи посао, а да прекиде буду на минимуму.
4. Будите спремни да се носите са техничким проблемима
Понекад технологија може бити мач са две оштрице. Иако вам рачунари и виртуелни тимски алати могу помоћи да останете повезани, ништа није сигурно.
Биће тренутака када ће се чланови вашег тима суочити са техничким проблемима који их спречавају да раде свој посао. А, с обзиром да сви раде са различитих локација, можда нећете увек моћи да се ослоните на свој интерни ИТ тим да брзо реши свачије проблеме.
Да бисте спречили значајне поремећаје у току рада вашег тима, од виталног је значаја да сви буду спремни да се носе са заједничким технички проблеми са радом на даљину. Ово укључује знање како да поправите уобичајене грешке у мрежи и решавање претњи сајбер безбедности. Можете додати неколико водича за решавање проблема на своју интерну вики, тако да чланови тима знају шта да раде у случају техничких потешкоћа.
5. Направите ефикасну стратегију документације
Један од најбољих начина да осигурате да ваш тим ради најбоље је да имате а свеобухватну стратегију документације на месту. Документација је неопходна у свакој организацији, али је посебно корисна за удаљене тимове где се информације могу изгубити у бескрајним порукама и имејловима.
Било да се ради о сажетку пројекта, водичу са упутствима или белешкама са састанака, осигурајте да ваш тим има заједничку платформу на којој могу брзо да деле, чувају и приступају релевантним информацијама. Добро организован систем документације ће помоћи да сви буду на истој страници и олакшати члановима тима да пронађу оно што им је потребно када им затреба.
Можете користити софтверска решења као што је Теттра креирајте интерни вики свог радног места и користите га као своје централно чвориште за све релевантне информације. Овај алат вам омогућава да организујете информације у категорије и доделите дозволу одређеним члановима тима да уређују одређене документе.
6. Дајте и примите повратне информације
Увек има простора за напредак, чак и у најбољим тимовима. Као вођа тима на даљину, ваша је одговорност да осигурате да сви раде ефикасно и да добијају повратне информације које су им потребне за побољшање и пењање на корпоративној лествици. То можете учинити тако што ћете увести редовне пријаве у видео позивима или натерати супервизоре да пошаљу писане формуларе за повратне информације.
Шансе су да ваши људи такође имају вредне повратне информације за вас и компанију. Међутим, већина њих се можда неће осећати пријатно када говоре током видео позива или пишу е-пошту. Можете користити алат као Оффицевибе за управљање тимом и да се осигура да се сви чује.
Овај алат нуди опције анонимних повратних информација, тако да чак и најинтровертнији чланови тима могу без страха да поделе своје искрене мисли. Ово вам даје јасан увид у оно што вашем тиму треба и омогућава вам да предузмете неопходне кораке како бисте их навели да раде најбоље што могу.
7. Подстицати друштвене интеракције
Рад од куће може се понекад осећати усамљено и утицати на ангажовање и морал. Без физичке канцеларије у којој можете повремено да налетите на колегу и брзо разговарате, неопходно је пронаћи виртуелна решења како бисте подстакли осећај другарства међу члановима вашег тима.
Можете направите виртуелни хладњак воде где чланови тима могу да се укључе у необавезне разговоре. Ово може бити групно ћаскање где људи могу да деле смешне приче, да разговарају о хобијима или било чему што није повезано са послом. Такође можете планирати виртуелне паузе за кафу да би ваши људи били ангажовани и мотивисан. Ово би могао да буде приватни видео позив где сви могу да се друже, смеју и играју игрице.
Изградите позитивну културу рада на даљину
Стварање позитивне радне културе је од виталног значаја за сваки удаљени тим да би достигао свој пуни потенцијал. Да бисте постигли овај циљ, потребно је да стално процењујете и побољшавате свој приступ раду на даљину.
Укључивањем горе наведених савета и проналажењем креативних начина да помогнете свом удаљеном тиму да се осећа повезаним и мотивисаним, можете створите ефикасну радну културу која ће извући најбоље из вашег удаљеног тима и обезбедити успешну будућност за вас организација.