Док прихватате данашње виртуелно радно окружење и дигитализоване процесе, важно је размотрити како најбоље управљати документацијом на свом радном месту. Ефикасна стратегија дигиталне документације је кључна за одржавање кохезивне радне снаге. Ово постаје релевантније када имате географски распоређене тимове, као што је често случај са удаљеном радном снагом.
Ваши људи више не могу да се ослањају на ормаре за досије и документацију на папиру да би приступили и пратили информације о радном месту. Овај чланак ће покрити најбоље праксе и алате за ефикасну дигиталну документацију на вашем удаљеном радном месту.
1. Врите Цонцисели
Читаоци цене сажето писање, посебно на удаљеном радном месту где људи не могу само да приђу да траже појашњење. То значи да је од виталног значаја да правилно организујете своје мисли и будете што јаснији у својој документацији. Када пишете документе на радном месту, избегавајте сувишне фразе, дугачке реченице и непотребан жаргон.
Користите листе за набрајање да бисте истакли кључне информације и одвојили велике делове текста у пасусе. Ово је посебно корисно када желите да пренесете велике количине информација, јер разбија текст на сварљиве залогаје и олакшава скенирање. Поред тога, такође желите да користите речи које ће сви на вашем радном месту разумети, без обзира на техничку стручност. На крају, увек сами уредите свој рад да бисте побољшали своје писање пре него што га пошаљете; додатни пар очију такође може помоћи да се открију грешке.
2. Чувајте дигиталне документе на централизованој локацији
Лак приступ документима на радном месту је критичан за удаљену радну снагу. Нико не жели да губи време претражујући Слацк поруке или старе е-поруке да би пронашао виталне информације. Можете поставите интерни вики или користите софтвер базе знања да бисте превазишли овај изазов. Интерни вики пружа централизовано, претраживо спремиште за сву документацију вашег радног места, укључујући политике компаније, белешке са састанака, упутства за рад и документе за укључивање, да споменемо само неке.
Интерни вики алати попут Теттра омогућавају вам да креирате, уређујете и чувате документе на једном месту и делите их са својим тимом са само неколико кликова. Алтернативно, ако ваша организација стално комуницира са клијентима — а желите да држите интерну и екстерну документацију на истом месту — алат за базу знања као Документ360 може бити боље решење. База знања је у суштини онлајн библиотека интерних докумената и ресурса за корисничку подршку као што су често постављана питања, кориснички приручници и информације о производу.
3. Примените смернице контроле приступа
Иако је неопходно имати централно складиште докумената на радном месту, такође желите да управљате ко може да приступи и изврши промене у документима. Можда имате одређене документе који су релевантни само за одређена одељења или осетљиве датотеке којима само администратори треба да приступе. Ово вам помаже да одржите сигурност докумената и спречите случајне или неовлашћене промене. Дакле, када бирате свој алат за документацију на радном месту, изаберите онај који подржава ову функцију и прилагодите подешавања контроле приступа тако да одговарају вашим организационим потребама.
На пример, Доцумент360 пружа више налога који вам омогућавају да одлучите о нивоу приступа који сваки корисник има вашој документацији. Теттра такође укључује систем дозвола који вам омогућава да контролишете ко може да уређује, прегледа или објављује одређене документе.
4. Придржавајте се најбољих пракси за безбедност на мрежи
Примена смерница контроле приступа помаже, али није довољно да заштитите документе на радном месту од безбедносних претњи. Како се све више предузећа креће на интернет, сајбер криминал је у порасту, тако да морате да предузмете додатне мере предострожности како бисте осигурали да ваша дигитална документација буде безбедна од хакера.
Да бисте креирали ефикасну стратегију дигиталне документације са безбедношћу на уму, желите да избегнете уобичајено грешке у безбедности рада на даљину као што је коришћење личних уређаја за радне задатке, дељење лозинки и занемаривање инсталирања безбедносних ажурирања. Поред тога, поред креирања јаких лозинки, желите да будете сигурни да их редовно мењате како бисте смањили ризик од хаковања. Штавише, такође можете да шифрујете своје документе на радном месту да додате додатни слој заштите. И на крају, не заборавите да користите ВПН да бисте заштитили своје податке, посебно када радите на јавној Ви-Фи мрежи.
5. Чувајте резервне копије
Упркос вашим најбољим напорима, увек постоји шанса да се документи на радном месту изгубе или покваре. Док коришћење алата базе знања као примарног решења за складиштење помаже у смањењу ризика од губитка података, ипак желите да задржите резервне копије у случају да нешто крене наопако. То је зато што ова решења такође могу имати техничке проблеме ван ваше контроле, што, у најмању руку, значи да нећете имати приступ својим документима током тог периода.
Да бисте били сигурни, можете размотрити помоћна решења за резервне копије као што су Гоогле диск и локални уређаји за складиштење. Наравно, не желите да морате да пратите више копија истог документа, па успоставите јасну стратегију прављења резервних копија пре употребе било ког алата за документацију на радном месту. На овај начин можете бити сигурни да су ваши документи увек доступни када вам затребају.
6. Дигитализујте своје папирне документе
Ако се и даље ослањате на документацију на папиру, сада је време да пређете на дигиталне копије или, у најмању руку, да направите дигиталне копије. Ово не само да олакшава управљање великим количинама датотека, већ и побољшава приступачност, сарадњу и безбедност.
Можете користити скенер за дигитализацију папирних докумената. Када добијете дигиталне копије својих докумената, можете да их отпремите у алатку за документацију на радном месту по избору за лак приступ и сарадњу.
7. Користите Цлеар Индекинг за брзу идентификацију
Ако имате пуно докумената, може бити изазовно пратити их. Зато је коришћење јасног система индексирања докумената на радном месту неопходно. На овај начин можете лако да пронађете датотеке које су вам потребне — када вам затребају. Постоји неколико различитих начина за индексирање докумената; на пример, можете почети тако што ћете их категоризовати по типу, датуму или пројекту. Ово ће олакшати проналажење одређених докумената када су вам потребни.
Друга опција је да користите кључне речи за индексирање докумената на радном месту. Ово може бити посебно корисно ако имате много датотека и морате бити у могућности да их брзо тражите. Који год систем индексирања да користите, уверите се да је конзистентан и лак за разумевање.
Вашим тимовима на даљину је потребна паметна стратегија документације
Документација на радном месту на даљину је неопходна за несметан рад ваше организације. Креирањем ефикасне стратегије дигиталне документације можете осигурати да ваши тимови могу брзо приступити информацијама које су им потребне и остати продуктивни.
