Постоје два начина да заборавите задатак. Први начин, не записујете га, али се на крају сетите у тачно погрешном тренутку. Други, задатак вас потпуно оставља док вас неко не сматра одговорним. Ниједна ситуација није забавна.
Зато је идеално упаривање ваше листе обавеза са заостатком. Такође је корисно ако га држите негде доступно, као што су Гоогле табеле. Дакле, како да направите заостатак и користите га заједно са листом обавеза у Гоогле табелама? Читајте даље да бисте сазнали.
Шта је заостатак и зашто бисте га користили?
Ако једноставно држите све што треба да урадите на једној листи, никада нећете имати осећај да нешто радите. Користећи заостатак, можете да паркирате све своје обавезе које тренутно нису приоритет на другом месту и да се у потпуности фокусирате на своју дневну листу. Иако су заостали задаци и даље важни, за сада су само на чекању док не будете спремни да их решите.
На пример, већ имате листу ствари кроз које радите, а колега вас замоли да лекторирате њихову презентацију. Ставили бисте га на заостатак како не бисте заборавили захтев свог колеге, и ту је да вас подсети када пишете следећу листу.
Одржавање заостатка је идеално јер спречава да задаци падају између пукотина. Такође вам помаже да останете фокусирани на своју тренутну листу уместо да се бавите новим пројектима или захтевима како се појаве. Док га записујете, потврђујете да ћете му се вратити касније, тако да нема потребе да бринете о томе сада.
Прављење листе обавеза са праћењем заосталих задатака у Гоогле табелама
Можете направите једноставну листу обавеза у Гоогле табелама пратећи ове кораке:
- Додајте наслов ћелији Б: 1 вашег листа и дајте боју горњем реду.
- Истакните 1-10 ћелија у првој колони вашег листа тако што ћете кликнути на његово заглавље – без обзира на број задатака на којима обично радите дневно.
- Иди на Уметните у горњем менију.
- Изаберите Поље за потврду.
Сада ћете имати једноставну контролну листу.
Затим кликните на знак плус (+) у доњем левом углу да бисте креирали нову картицу и дали јој име Бацклог—и онај са вашом тренутном листом Урадити ако још нисте. На картици Заостатак додајте наслов и боју у горњи ред.
Ако нисте љубитељ држања свих задатака на једном општем месту, можете задржати ставке специфичне за пројекат или чак одвојене додавањем наслова у више колона. Неки примери би били заостатак код куће, заостатак на послу, заостатак реновирања, креативни заостатак итд.
Друга опција је да држите одвојене картице или документе за посао, школу или кућу. Заиста, то је оно што вам најбоље одговара, али желите да осигурате да су ваше листе доступне и да их користите свакодневно. За неке, задржавање једног може бити идеалан приступ.
Када поставите горњи ред, време је да направите инвентар свега што треба да урадите. Избегавајте претерано размишљање о овоме. Додајте га на листу ако је смислено, а не нешто што долази природно, попут свакодневне навике. Одвојите тренутак након тога да прегледате ставке на вашој листи.
Проверите да ли има задатака које можете да отпустите. На пример, желите да научите да сликате, али вам се процес сада чини као напоран. Избришите ту лекцију из свог заостатка, или ако заиста желите да то урадите некада, направите трећу Ревисит картицу и преместите их тамо за сада. Ето, не може да вам смета док радите на другим стварима.
Како да преместите задатке из заостатка у Гоогле табелама
Када пишете своју листу дневних обавеза, почните тако што ћете пренети све недовршене задатке. Затим проверите заостатак за ставке којима желите да дате приоритет тог дана.
Да бисте их преместили са једног листа на други, исеците ћелију и налепите је на своју дневну листу. Ако га исечете уместо да га копирате, избрисаћете га из вашег заостатка. Видећете да је ћелија сада празна, тако да можете или да кликнете десним тастером миша да је избришете или да је попуните нечим новим.
Да бисте помогли у одређивању приоритета ставкама у заостатку, можете креирати систем рангирања да бисте оценили тежину, дужину или важност вашег задатка. На пример, можете да користите бројеве 1-3 у другој колони поред задатка да бисте себи дали процену колико је опорезујућа ставка у вашем заостатку. На тај начин избегавате да себи доделите превише изазовних задатака одједном.
Да додате неко кодирање боја у свој систем рангирања, можете користити Могуће форматирање, пронађен испод Формат мени. Са изабраном колоном за рангирање, изаберите Текст садржи испод Форматирајте ћелије ако..., додајте број у поље и изаберите одговарајућу боју позадине.
Савети за одржавање заосталих предмета у Гоогле табелама
- Избегавајте додавање свакодневних навика на листу обавеза и заостатка. То ће их само затрпати и додати додатне кораке процесу.
- Додајте задатке чим се сетите или научите о њима.
- Поделите веће задатке или пројекте на мање акције како бисте их учинили мање оптерећујућим.
- Често проверавајте да ли постоје нерелевантне или застареле ставке како бисте спречили да се ваши заостали радови затрпају.
- Уверите се да уравнотежите своје радно оптерећење док пребацујете ставке. Избегавајте да свој дан испуните изазовним и дугим задацима. Узмите и неке брзе да бисте наставили замах.
- Ако треба да промените приоритете на дневној листи, вратите непотпуне задатке у заостале задатке.
- Ако нека ставка остане укључена или се стално враћа у ваш заостатак, то може бити знак да није приоритет или морате да је ставите на врх листе и једноставно је склоните са пута.
- Да бисте архивирали задатке које сте завршили, направите нови Архива картицу, додајте недељни период на врх своје колоне и исеците и налепите обележене задатке овде пре него што направите нову листу. У супротном, избришите их.
- Поделите оптерећење са неким другим тако што ћете направити тимски заостатак. На тај начин можете заједно да се носите са задацима, избегавајући преклапање. Такође нећете морати да им кажете шта треба да раде и обрнуто.
Спречите да задаци падају између пукотина са заостатком у Гоогле табелама
Ако су вам често потребни подсетници за задатке или их потпуно заборавите, заостатак ће вам помоћи да останете у току са њима. Такође ће вам помоћи да одредите приоритете на својој листи дневних обавеза и одлучите када ћете пренети мање значајне задатке. Захваљујући Гоогле табелама, почетак је лак и можете му приступити на више уређаја.
